يعد خطاب الشكوى وسيلة فعالة لتقديم شكوى معينة أو لحل مشكلة ما. يوجد في بلدنا أنواع مختلفة من خطابات المطالبة. على أي حال ، من المهم اتباع سلسلة من الخطوات عندما يتعلق الأمر بإنجاح خطاب المطالبة وتحقيق مهمته.
في المقالة التالية سنساعدك حتى تتمكن من ذلك كتابة أو كتابة خطاب مطالبة بأكثر الطرق فعالية ممكنة.
ما يجب أن تضعه في اعتبارك عند كتابة خطاب مطالبة
- أول شيء هو جعل الكتابة واضحة وموجزة. أيضًا ، يجب أن تكون مباشرًا ولا تلطخ بالكلمات عند شرح المشكلة. المهم حقًا هو أن يفهم متلقي الرسالة كل شيء بطريقة واضحة وبسيطة.
- من النصائح الأخرى عند كتابة الرسالة أن تكون محترمًا وودودًا. يجب ألا تكون اللغة المستخدمة مسيئة وعليك تجنب الألفاظ النابية في جميع الأوقات. بهذه الطريقة ، سيأخذ المستلم الرسالة على محمل الجد وبشكل مباشر.
- عنصر آخر مهم عند كتابة خطاب شكوى هو تقديم سلسلة من الأدلة التي تساعد في دعم الادعاء المعني. يمكن أن تكون الفواتير أو التذاكر أو مذكرات التسليم من أمثلة هذه الاختبارات. سيسمح مثل هذا الدليل بقبول الشكوى.
- قد تكون نصيحة أخيرة هي المطالبة بحل فيما يتعلق بالشكوى الثابتة. من الجيد تحديد موعد نهائي حتى يتمكن المرسل إليه من الرد على خطاب المطالبة.
كما رأيت ، من المهم اتباع سلسلة من الخطوات والإرشادات عند كتابة خطاب مطالبة. ما يهم حقًا هو كتابة المشكلة أو الشكوى بطريقة واضحة وموجزة من أجل الحصول على أفضل استجابة ممكنة.
كيفية كتابة خطاب مطالبة فعال
من خلال خطاب مطالبة ، سوف يعبر الشخص رسميًا شكوى معينة أو استنكار. عادة ، يتم توجيه الرسالة المذكورة إلى شركة معينة أو كيان رسمي. إذا كنت ترغب في كتابة خطاب مطالبة فعال ، فلا تفقد تفاصيل الإرشادات والنصائح التي يجب اتباعها:
- أول شيء يجب فعله هو تحديد سبب الشكوى أو المشكلة. من الجيد أن تضع قائمة بالمشكلات المختلفة التي تواجهك والعواقب التي تترتب على مثل هذه المشكلات على أساس يومي. هذا النوع من المعلومات هو المفتاح عند كتابة خطاب المطالبة.
- النقطة الثانية ستتألف من كتابة الرسالة المعنية. يجب أن تكون الكتابة واضحة قدر الإمكان بينما تكون ذات صلة ، بقدر ما يتعلق الأمر بالمعلومات. لا تنس كتابة اسمك بجانب عنوانك ورقم هاتفك. بصرف النظر عن هذا ، من المهم أن تضع المشاكل المختلفة وسبب كتابة خطاب المطالبة.
- بمجرد صياغة الرسالة والانتهاء من ذلك ، يجب عليك إرسالها إلى الشركة المعنية. وفقًا لقواعد الشركة المذكورة ، يمكنك القيام بذلك عن طريق البريد العادي أو البريد الإلكتروني. في بعض الحالات ، من الممكن أيضًا القيام بذلك شخصيًا.
إذا اتبعت هذه الإرشادات أو الخطوات ، فستتمكن من الكتابة خطاب مطالبة فعال بالكامل سيساعدك ذلك في حل المشكلة التي لديك. تذكر أن النص المعني يجب أن يكون واضحًا قدر الإمكان من أجل الحصول على أفضل إجابة ممكنة.
ما الهيكل الذي يجب أن يحتوي عليه خطاب المطالبة؟
- يجب كتابة معلومات الشركة أو الكيان الذي يتم توجيه الخطاب إليه على الورق ذي الرأسية ، على وجه التحديد الاسم والعنوان. يجب عليك أيضًا تحديد التاريخ الذي كُتبت فيه الرسالة.
- وبعد ذلك مباشرة توضع تحية من النوع "سيدي العزيز" متبوعة بنقطتين. ثم يأتي ما يُعرف بجسد الرسالة ، حيث يتعين عليك كتابة ما حدث والاستياء السائد بشأنه. يجب أن تكون واضحًا في الجسد وأن تصل إلى صلب الموضوع.
- الجزء الأخير من الرسالة هو ما يعرف بالوداع. وفيها توضع عبارة من النوع: "أقول وداعا". متبوعًا بالتوقيع. يمكنك وضع الكلمة الخاصة بك حقًا قبل التوقيع.
مثال على خطاب مطالبة
من الجيد أن تتذكر أن خطاب المطالبة ليس أكثر من مستند ، من خلالها يُظهر الشخص عدم رضاه عن الخدمة التي تلقاها بواسطة شركة أو كيان. إنها طريقة يجب على الناس أن يعبروا بها عن عدم رضاهم عن الجودة الرديئة للمنتج أو الخدمة السيئة. الغرض من خطاب المطالبة هو دائمًا الحل الذي يرضي الشخص الذي يكتبه.
مثال على خطاب المطالبة يمكن أن يكون أحد الأمثلة التي يتم فيها وصف الموقف المعني تمامًا ، جنبًا إلى جنب مع سلسلة من تفاصيل الحقائق التي تحفز الشكوى أو التنديد المذكور. يجب أن يتم توقيع خطاب المطالبة من قبل الشخص الذي يكتب المستند ويحتوي على سلسلة من البيانات حتى تتمكن الشركة أو الكيان من الاتصال. يجب أن تكون الكتابة كاملة قدر الإمكان ، لذلك من الجيد إرفاق تذاكر الشراء وإشعارات التسليم والإيصالات.
كما قلنا من قبل ، من الضروري أن تكون الكتابة واضحة ومختصرة. والمقصود أن تقرأ الشركة الادعاء دون مشكلة وتفهم المشكلة برمتها. جانب آخر للمراجعة هو أنه يجب إرسال الرسالة بالبريد المعتمد حتى يتمكن المستلم من استلامها دون أي مشكلة. نصيحة أخيرة هي قراءة جميع التشريعات السارية فيما يتعلق بالمشكلة المثارة. بهذه الطريقة ، سيكون من الأسهل بكثير كتابة الرسالة والحصول على حل مرضٍ.