Ured, službenik i funkcije koje oni obavljaju jedna su od organizacijskih struktura koje su postale raširene po cijelom svijetu. Operativni prostor s ljudskim resursima i definiranim funkcijama čini usluživanje određene publike izvodljivijim.
Danas postoje službenici i uredi za sve vrste potreba, institucije s više ureda, uključujući porodične, pa čak i virtualne. Prije nego što se danas pozabavimo našom temom o uredskim funkcijama, razbijemo koncept i obiđimo ured i njegovog predstavnika, odnosno službenika.
Šta je zapravo kancelarija?
Etimološki dotična riječ dolazi od latinskog "office". Pod uredom se podrazumijeva prostor, soba, soba, depandansa, gdje se pruža određena funkcija ili usluga.
Ured se pak može distribuirati između ostalih. Na primjer, ako odemo u Ministarstvo obrazovanja kako bismo dobili informacije o nečem određenom, dobit ćemo stotine ureda u istoj jedinici. Oni se nazivaju ured i variraju u zavisnosti od aktivnosti svakog radnikaSvaki od njih imat će svoje radno mjesto i dobro definirane funkcije.
Jesu li svi u kancelarijskim službenicima?
Ured može raditi od jedne osobe do onoliko koliko prostor dopušta. Nemaju sve iste funkcije i istu hijerarhiju. U njima mogu biti šef ili menadžer, sekretar ili pomoćnik, glasnik. I sam vlasnik ili poduzetnik ima svoj ured zajedno sa uredom njegovih članova porodice.
Postoje vrlo mali uredi i neki vrlo veliki, u kojima komunicira nekoliko ljudi, svaki sa svojim prostorom i definiranim funkcijama. Ovakva raspodjela ureda predstavlja organizacijsku prednost, jer kad svaki radnik ima svoj prostor, to poboljšava kvalitet, motivaciju i produktivnost. Na isti način izbjegavaju se nepotrebni razgovori između radnika i to sprečava gubitak vremena.
Mali ured, prenatrpanost vs interakcija
U slučaju manjih ureda, moglo bi se stvoriti sukobe, ali i puno srdačnosti usred bučnog okruženja koje prisiljava svoje članove da dijele prostor i namještaj. U tim slučajevima upravitelj ili direktor ima mogućnost lakšeg nadzora ili nadzora bez potrebe da putuje u veća područja.
Gdje rade uredi?
Uredi se mogu naći bilo gdje: Postoje komercijalni kompleksi koji iznajmljuju uredski prostor, postoje uredi u javnim i privatnim institucijama. Ured može raditi u depandansi kuće, u fabrici i na stotinama mesta gde stvarnost to zahteva.
Ali šta je zapravo kancelarijski radnik?
Svaka kompanija ili agencija ima neku vrstu funkcionalne strukture ili organizacione šeme, koja nije ništa više od onoga što je poznato kao planiranje rada. U teoriji službenici su svi oni koji rade u uredu, čak i kada imaju određene pozicije, funkcije i imenovanja, svi oni rade u uredu.
Uspjeh ove grupe je u ispunjavanju kancelarijskih radnika čak i kada zauzimaju različite uloge u firmi. Kao što je slučaj sa onima koji imaju administrativne funkcije, zbog čega su i pozvani "Administrativni zaposlenici" i imaju veći kontakt sa korisnicima ove usluge.
Funkcije uredskog radnika
Uredski radnik može imati više funkcija, njegove uloge mogu biti vrlo različite u zavisnosti od vrste ureda u kojem obavljaju svoje funkcije. Kancelarijski radnik evidentira datoteku, bilo u virtualnim mapama ili u takozvanim "fizičkim" datotekama ili policama na kojima se dokumenti od interesa naručuju, klasificiraju i štite i kojima će ovlaštene osobe u bilo kojem trenutku pristupiti.
Kancelarijski radnik traži profil, odnosno mora znati i nositi se sa određenim vještinama potrebnim za obavljanje svoje funkcije. Iz korisničke službe do rješavanja sukoba, uključujući upravljanje pouzdanošću.
Kancelarijski radnik mora naučiti brzo bilježiti ili slijediti upute. Bilo usmeno ili pismeno. Važno je da imate dnevni red i bilješke zadataka i detalje koje trebate zapamtiti.
Isto tako, mora doprinijeti organizaciji prostora, ured je također sinonim za "red", zbog čega je ovaj nalog zadatak službenika i ostalih članova spomenutog tima.
Službenici ponekad moraju podnijeti zahtjeve ili zahtjeve, za što je potrebno da to nauče strukturirati tekstove ovog tipa. Pisanje prepiske je ključno u ovoj ulozi.
Na isti način je važno rukovanje prepiskom.: Primite, registrujte, dostavite, klasificirajte i odgovorite na njih. Za kasnije podnošenje dokumenata.
U prošlosti je služenje službenika zahtijevalo upotrebu određene ručne tehnologije poput pisaćih mašina i faks mašina, danas zamijenjenih računalima i e-poštom. Službenik vodi računovodstvene evidencije ili, u suprotnom, napomene o prihodima i troškovima.
Ured je prostor za rast
Osim funkcije koju ured ispunjava i uloge koju ispunjavaju oni koji čine život u njemu, ovaj prostor predstavlja teritoriju ili područje učenja i obuke. Biti u uredu za pojedinca predstavlja mogućnost da se može ostvariti kao pojedinac koji ima sposobnost da razvije vještine, znanja, sposobnosti, stavove i radne navike koje im omogućavaju da postignu zadovoljavajuće pozicije u životu.
Kada mnogi uspješni menadžeri i preduzetnici ispričaju svoju priču i svoj uspjeh na čelu kompanije, priznaju da su započeli kao službenik u tom ili drugom odjelu.
Uredski radnik je takođe službenik, pa čak i izvršni direktor
Važnost ureda nije samo zaposlenje koje stvara za one koji tamo rade. Zamislimo na trenutak da uslužna kompanija treba otvoriti ured i unajmiti mjesto u jednoj od mnogih ulica ili zajednica u gradu.
Nesumnjivo prva korist i najvažnije je stvaranje novih radnih mjesta na mjestu na kojem je uspostavljen, s kojim bi se mogli poboljšati životni uslovi onih koji ulaze, jer omogućavaju povećanje prihoda, a time i sposobnost zadovoljenja njihovih potreba.
Međutim, postoje i druge beneficije, generiranje prometa u tom sektoru, privlačenje posjetitelja, investitora ili potencijalnih klijenata koji, kao rezultat svog boravka u tom mjestu, trebaju i druge usluge kao što su: hrana, prijevoz, dopisnice, između ostalih.
Koliko zarađuje uredski radnik?
Što se tiče plaće koju zarađuju oni koji rade kao uredski radnik, ona će uvijek biti vrlo raznolika. Ovisit će o vrsti kompanije i o kvaliteti referenta koji će biti angažiran.
U nekim prilikama ured zahtijeva damu koja zna kako se rukuje računarom i datotekama, ali bit će prigoda u kojima tvrtka traži dvojezičnog službenika, koji nikada ne mogu zaraditi istu platu. Naknade se takođe razlikuju ovisno o poslu ko izvršava, odgovornost. Međutim, ovi ljudi će zauzvrat imati druge uredske radnike pod njihovom odgovornošću.
Ured XNUMX. vijeka
Stvari su se toliko promijenile da neke kompanije koriste virtualne urede i pohranjuju sve svoje datoteke u ono što je poznato kao digitalni oblak, što doprinosi uštedi prostora i troškova osoblja. Isto tako, današnji uredi ukazuju na upečatljivije ukrase i efikasnije upravljanje resursima, odnosno potražnja se povećava.