Una carta de reclamación es una manera eficaz de presentar una determinada queja o de solucionar un problema. En nuestro país existen diferentes clases de cartas de reclamación. En cualquier caso es importante el seguir una serie de pasos a la hora de que una carta de reclamación tenga éxito y cumpla con su cometido.
En el siguiente artículo vamos a ayudarte a que puedas escribir o redactar una carta de reclamación de la manera más eficaz posible.
Qué debes tener en cuenta a la hora de escribir una carta de reclamación
- Lo primero de todo es conseguir que el escrito sea claro a la vez que conciso. Además, hay que ser directo y no andarse con rodeos al explicar el problema. Lo que es realmente importante es que el destinatario de la carta entienda todo de una manera clara y sencilla.
- Otro de los consejos al escribir la carta es el mostrarse respetuoso a la vez que amable. El lenguaje empleado no debe ser ofensivo y hay que evitar en todo momento palabras malsonantes. De esta manera el destinatario tomará el escrito de una forma seria y directa.
- Otro elemento importante a la hora de escribir una carta de reclamación es el de proporcionar una serie de pruebas que ayuden a respaldar la reclamación en cuestión. Ejemplos de estas pruebas puedes ser facturas, tickets o albaranes. Tales pruebas permitirán que la queja puede ser aceptada.
- Un último consejo sería el de exigir una solución con respeto a la queja establecida. Es bueno el establecer un plazo para que el destinatario pueda responder a la carta de reclamación.
Como has podido ver, es importante el seguir una serie de pasos y de pautas a la hora de redactar una carta de reclamación. Lo que realmente importa es redactar el problema o la queja de una manera clara y concisa con el fin y objetivo de obtener la mejor respuesta posible.
Cómo se debe escribir una carta de reclamación que sea eficaz
Mediante una carta de reclamación una persona va a expresar de una manera formal una determinada queja o una denuncia. Lo normal es que dicho escrito vaya dirigido a una determinada empresa o a una entidad oficial. Si quieres escribir una carta de reclamación eficaz, no pierdas detalle de las pautas y consejos a seguir:
- Lo primero que hay que hacer es identificar el motivo de la denuncia o problema. Es bueno que hagas una lista de los diferentes problemas que tienes y de las consecuencias que tienen tales problemas en el día a día. Este tipo de información es clave a la hora de redactar la carta de reclamación.
- El segundo punto ya va a consistir en redactar la carta en cuestión. El escrito debe ser lo más claro posible a la vez que relevante, en lo que a la información se refiere. No olvides en poner tu nombre junto a tu dirección y teléfono. Aparte de ello es importante que pongas los diferentes problemas y el motivo por el que escribes la carta de reclamación.
- Una vez haya redactado la carta y hayas terminado, debes enviarla a la empresa en cuestión. Según las normas de dicha empresa podrás hacerlo mediante correo ordinario o correo electrónico. En algunos casos es también factible el hacerlo en persona.
Si sigues estas pautas o pasos conseguirás redactar una carta de reclamación totalmente eficaz que te ayudará a resolver el problema que tienes. Recuerda que el texto en cuestión debe ser lo más claro posible para poder obtener la mejor respuesta posible.
Qué estructura debe tener una carta de reclamación
- En el Membrete se deben escribir los datos de la empresa o entidad a la que va dirigida dicha carta, en concreto el nombre y la dirección. Hay que poner también la fecha en la que se redacta la carta.
- Acto seguido se debe poner un saludo del tipo: “Estimado señor” seguido de dos puntos. Luego viene lo que se conoce como Cuerpo de la carta, en el que hay que escribir lo que ha sucedido y el descontento que hay por ello. En el cuerpo hay que ser claro e ir al grano.
- La última parte de la carta es lo que se conoce como Despedida. En ella se pone una frase forma del tipo: “Me despido” seguido de la firma. Puedes poner la palabra atentamente antes de firmar.
Ejemplo de una carta de reclamación
Es bueno que recuerdes que una carta de reclamación no es otra cosa que un documento, por el que una persona muestra su descontento por el servicio que ha recibido por parte de una empresa o entidad. Se trata de una manera que tienen las personas para poder expresar la insatisfacción ante la poca calidad de un producto o de un mal servicio. El fin de la carta de reclamación es siempre una solución que satisfaga a la persona que la redacta.
Un ejemplo de carta de reclamación podría ser aquella en la que se describa de una manera perfecta la situación en cuestión, junto a una serie de detalles de los hechos que motivan tal queja o denuncia. La carta de reclamación debe estar firmada por la persona que redacta el escrito y contener una serie de datos para que la empresa o entidad pueda ponerse en contacto. El escrito debe ser lo más completo posible por lo que es bueno adjuntar tickets de compra, albaranes recibos.
Como ya hemos dicho anteriormente, es esencial que el escrito sea claro a la vez que conciso. Lo que se pretende es que la empresa lea sin problema la reclamación y entienda todo el problema. Otro aspecto a reseñar es que la carta de enviarse por correo certificado con el fin de que el destinatario la pueda recibir sin problema alguno. Un último consejo sería el de leerse toda la legislación que está vigente en lo que se refiere al problema planteado. De esta manera, será mucho más fácil el redactar el escrito y conseguir una solución satisfactoria.