La oficina, el oficinista y las funciones que ésta presta es una de las estructuras organizacionales que se han generalizado en todo el mundo. Un espacio operativo con un recurso humano y unas funciones definidas hacen más factible la atención a un público determinado.
Hoy existen oficinistas y oficinas para todo tipo de necesidades, instituciones con múltiples oficinas, incluso oficinas familiares y hasta virtuales. Antes de abordar nuestro tema de hoy referido a las funciones de oficina, desglosemos el concepto y demos un paseo por la oficina y su representante, es decir el oficinista.
¿Qué es exactamente una oficina?
Etimológicamente el vocablo en cuestión viene del latín “oficina”. Se entiende por oficina un espacio, salón, cuarto, anexo, en donde se presta una función o servicio determinado.
Una oficina a su vez puede estar distribuida entre otras más. Por ejemplo si acudimos al ministerio de Educación para obtener información sobre algo en particular, nos conseguiremos con cientos de oficina dentro de la misma dependencia. Estas se les denominan oficina, y varían según la actividad de cada trabajador, cada uno de ellos tendrá su propio sitio de trabajo y sus funciones bien definidas.
¿En una oficina todos son oficinistas?
En una oficina puede laborar desde una persona hasta tantos el espacio lo permita. No todos tienen las mismas funciones y la misma jerarquía. En estas puede haber un jefe o gerente, una secretaria o asistente, un mensajero. El propio dueño o empresario tiene su oficina junto a los de sus dependientes.
Hay oficinas muy pequeñas y algunas muy grandes en donde interactúan varias personas, cada una con su espacio y funciones definidas. Esta distribución de la oficina es una ventaja organizativa, pues cuando cada trabajador tiene su espacio, mejora la calidad, la motivación y la productividad. De la misma manera se evitan conversaciones innecesarias entre los trabajadores y eso impide la pérdida de tiempo.
Oficina pequeña, hacinamiento vs interacción
En el caso de las oficinas que son más pequeñas pudieran generarse confrontaciones pero también mucha cordialidad en medio de un ambiente ruidoso que obliga a sus miembros a compartir espacio y mobiliario. En estos casos el gerente o directivo tiene la posibilidad de controlar o supervisar de manera más sencilla a estos sin tener que desplazarse por áreas más grandes.
¿Donde funcionan las oficinas?
Las oficinas pueden encontrarse en cualquier parte: Existen complejos comerciales que alquilan espacios para oficinas, hay oficinas en instituciones públicas y privadas. Una oficina puede funcionar en el anexo de una vivienda, en una fábrica y en cientos de lugares que la realidad así lo exija.
¿Pero qué es exactamente un oficinista?
Cada empresa o dependencia posee una especie de estructura funcional u organigrama, eso no es más que lo que se conoce como planificación laboral. En teoría oficinistas son todos los que trabajan en una oficina, aun cuando estos tengan ciertos cargos, funciones y nombramientos, todos trabajan en una oficina.
El éxito de este colectivo está en el cumplimiento de los oficinistas aun cuando ocupen distintos roles dentro de la firma. Como es el caso de quienes tienen funciones Administrativas, razón por la cual son denominados “empleados administrativos” y teniendo un mayor contacto con los beneficiarios de este servicio.
Funciones del oficinista
Un oficinista puede tener múltiples funciones, sus roles pueden ser muy variados de acuerdo al tipo de oficina donde preste sus funciones. Un oficinista lleva un control del archivo, ya sea en carpetas virtuales o en el denominado “físico” en archivos o estantes donde se ordenan, clasifican y resguardan documentos de interés y que serán consultados en cualquier momento por personas autorizadas.
Un oficinista requiere un perfil, es decir, debe conocer y manejar ciertas aptitudes exigidas para el desenvolvimiento de su cargo. Desde la atención al público hasta la resolución de conflictos, incluyendo el manejo de la confiabilidad.
Un oficinista debe aprender a tomar notas o seguir instrucciones de manera rápida. Ya sea de forma oral o escrita. Es importante que lleve agenda y anotaciones de tareas y detalles a recordar.
Así mismo debe contribuir con la organización del espacio, oficina también es sinónimo de “orden”, por lo cual este orden es tarea del oficinista y del resto de los integrantes de dicho equipo.
En ocasiones los oficinistas deben hacer peticiones o solicitudes, por lo cual es necesario que aprendan a estructurar textos de este tipo. La redacción de correspondencia es clave en este rol.
De la misma manera el manejo de correspondencia es importante: Recibir, registrar, entregar, clasificar y dar respuesta a estas. Para luego archivo documentos.
En el pasado ser oficinista requería el uso de cierta tecnología manual como maquinas de escribir, y fax, hoy sustituidas por computadoras y correos electrónicos. El oficinista lleva registros contables o en su defecto, anotaciones de ingresos y egresos.
La oficina un espacio para crecer
Más allá de la función que cumple una oficina y de los roles que cumple los que en ella hacen vida, este espacio constituye un territorio o área de aprendizaje y formación. Para un individuo estar en una oficina representa la posibilidad de poder realizarse como individuo que tenga la capacidad de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades, actitudes y hábitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactorias en la vida.
Cuando muchos gerentes y emprendedores éxitos cuentan su historia y su éxito al frente de una empresa, estos confiesan que empezaron como oficinista en esa u otra dependencia.
Un oficinista también es un funcionario y hasta ejecutivo
La importancia de una oficina no es solo el empleo que esta genera para los que en ella laboran. Imaginemos por un momento que una empresa de servicios requiere abrir unas oficinas y alquila un local en una de las tantas calles o comunidades de la ciudad.
Indudablemente que el primer beneficio y el más importante es la creación de nuevos empleos en el lugar donde se establece, con lo cual se podrían mejorar las condiciones de vida de quienes ingresen ya que permiten elevar sus ingresos y con ello la capacidad de satisfacer sus necesidades.
Sin embargo existen otros beneficios, generando tráfico en ese sector, atrayendo visitantes, inversionistas o posibles clientes que producto de su estadia en ese lugar requieran otros servicios como: alimentos, transporte, papelería, entre otros.
¿Cuánto gana un oficinista?
En cuanto al sueldo que devenga quien preste servicio como oficinista, estos siempre van a ser muy variados. Van a depender del tipo de empresa, de la calidad del oficinista a contratar.
En algunas ocasiones, la oficina requiere a una dama que sepa manejar una computadora y archivar, pero habrá ocasiones donde la empresa requiera una oficinista bilingüe, ambas no podrán ganar nunca el mismo salario. La remuneración varía también por el trabajo que realiza, la responsabilidad. Sin embargo estas personas a su vez tendrán bajo su responsabilidad a otros oficinistas.
La oficina del siglo XXI
Tanto han cambiado las cosas que algunas empresas usan oficinas virtuales y guardan todos sus archivos en lo que se conoce como una nube digital, esto contribuye a ahorra espacio y gastos de personal. Así mismo, las oficinas de hoy apuntan hacia decoraciones más llamativas y manejo más eficiente de los recursos, es decir, la exigencia cada vez es mayor.