A panaszlevél hatékony módja egy bizonyos panasz előterjesztésének vagy egy probléma megoldásának. Hazánkban különféle igénylevelek léteznek. Mindenesetre fontos egy sor lépést betartani, amikor a keresetlevél sikeressé válik és küldetését teljesíti.
A következő cikkben segíteni fogunk Önnek, hogy meg tudja tenni írjon vagy állítson össze igénylevelet a lehető leghatékonyabb módon.
Mit kell szem előtt tartani, amikor igénylő levél ír
- Az első dolog, hogy az írás világos és tömör legyen. Ezenkívül közvetlennek kell lennie, és nem finomkodnia kell a probléma elmagyarázásakor. Az igazán fontos, hogy a levél címzettje mindent érthetően és egyszerűen értsen.
- Egy másik tipp a levél megírásakor, hogy legyen tisztelettudó és kedves. A használt nyelvezet nem lehet sértő és mindenkor kerülnie kell a trágárságot. Ily módon a címzett komolyan és közvetlenül veszi a levelet.
- Egy másik fontos elem a panaszlevél írásakor az, hogy biztosítsa bizonyítékok sorozata, amelyek segítenek alátámasztani a kérdéses állítást. Ilyen tesztek lehetnek például számlák, jegyek vagy szállítólevelek. Az ilyen bizonyítékok lehetővé teszik a panasz elfogadását.
- Az utolsó tanács az lenne, hogy követeljenek megoldást a felmerült panaszra. Érdemes határidőt kitűzni hogy a címzett válaszolhasson a követeléslevélre.
Amint láthatta, fontos, hogy kövessen egy sor lépést és irányelvet igénylevél írásakor. Ami igazán számít, az az, hogy a problémát vagy panaszt világosan és tömören írja le, hogy a lehető legjobb választ kapja.
Hogyan írjunk hatékony követeléslevelet
Egy követeléslevél útján egy személy hivatalosan kifejezi egy bizonyos panasz vagy feljelentés. Általában az említett levél egy bizonyos cégnek vagy hivatalos személynek szól. Ha hatékony panaszlevelet szeretne írni, ne veszítse el a követendő irányelvek és tanácsok részleteit:
- Első lépésként azonosítani kell a panasz vagy probléma okát. Jó, ha listát készít a különböző problémáiról, és az ilyen problémák napi szintű következményeiről. Ez a fajta információ kulcsfontosságú a keresetlevél megírásakor.
- A második pont a kérdéses levél megírásából áll. Az írásnak a lehető legvilágosabbnak kell lennie, ugyanakkor relevánsnak kell lennie, ami az információkat illeti. Ne felejtse el feltüntetni a nevét és a telefonszámát. Ezen kívül fontos, hogy a különböző problémákat és a keresetlevél megírásának okát írja le.
- Miután megírtam a levelet, és kész, el kell küldenie az adott cégnek. Az említett társaság szabályai szerint ezt hagyományos levélben vagy e-mailben teheti meg. Egyes esetekben ez személyesen is megoldható.
Ha követi ezeket az irányelveket vagy lépéseket, akkor képes lesz írni egy teljesen hatályos keresetlevél ami segít megoldani a problémádat. Ne feledje, hogy a szóban forgó szövegnek a lehető legvilágosabbnak kell lennie, hogy a lehető legjobb választ kapja.
Milyen felépítésű legyen a keresetlevél?
- A levélcímzett cég vagy szervezet adatait a levélpapírra kell írni, konkrétan a név és a cím. A levél megírásának dátumát is meg kell adni.
- Közvetlenül utána egy "Tisztelt Uram" típusú köszöntőt kell tenni, amelyet kettőspont követ. Aztán jön az úgynevezett levéltörzs, amibe le kell írni, hogy mi történt, és az ezzel kapcsolatos elégedetlenség. A testben tisztának kell lenni, és a lényegre kell térni.
- A levél utolsó része az úgynevezett Búcsú. Ebben egy ilyen típusú mondat található: "Búcsút mondok" aláírás követi. Az aláírás előtt valóban a magáénak mondhatja a szót.
Példa a keresetlevélre
Jó, ha emlékszel arra, hogy a keresetlevél nem más, mint egy dokumentum, amellyel egy személy a kapott szolgáltatással kapcsolatos elégedetlenségét fejezi ki egy cég vagy szervezet által. Ez egy módja annak, hogy az embereknek ki kell fejezniük elégedetlenségüket egy termék vagy rossz szolgáltatás rossz minőségével kapcsolatban. A keresetlevél célja mindig az azt írót kielégítő megoldás.
A keresetlevélre példa lehet az, amelyben a kérdéses helyzet tökéletesen le van írva, az említett panaszt vagy feljelentést megalapozó tények egy sor részletével együtt. A keresetlevelet az okiratot író személynek alá kell írnia, és tartalmaznia kell egy sor adatot, hogy a cég vagy szervezet felvehesse a kapcsolatot. Az írásnak a lehető legteljesebbnek kell lennie, ezért jó csatolni a vásárlási jegyeket, szállítóleveleket, nyugtákat.
Ahogy korábban mondtuk, Fontos, hogy az írás világos és tömör legyen. A cél az, hogy a vállalat gond nélkül elolvassa az állítást, és megértse az egész problémát. További szempont, hogy a levelet hitelesített levélben kell feladni, hogy a címzett gond nélkül megkaphassa. Egy utolsó tanács az lenne, hogy olvassa el az összes hatályos jogszabályt a felvetett problémával kapcsolatban. Így sokkal könnyebb lesz megírni a levelet, és kielégítő megoldást kapni.