Kantor, juru tulis dan fungsi yang mereka lakukan merupakan salah satu struktur organisasi yang telah tersebar luas di seluruh dunia. Ruang operasional dengan sumber daya manusia dan fungsi yang ditentukan membuat melayani audiens tertentu lebih mungkin dilakukan.
Saat ini ada pegawai dan kantor untuk semua jenis kebutuhan, institusi dengan banyak kantor, termasuk kantor keluarga dan bahkan kantor virtual. Sebelum kita membahas topik kita hari ini tentang fungsi kantor, mari kita uraikan konsepnya dan melihat-lihat kantor dan perwakilannya, yaitu juru tulis.
Apa sebenarnya kantor itu?
Secara etimologis kata yang dimaksud berasal dari bahasa Latin "kantor". Kantor dipahami sebagai ruang, ruangan, ruangan, lampiran, di mana fungsi atau layanan tertentu disediakan.
Sebuah kantor pada gilirannya dapat didistribusikan antara lain. Misalnya, jika kita pergi ke Kementerian Pendidikan untuk mendapatkan informasi tentang sesuatu secara khusus, kita akan mendapatkan ratusan kantor dalam satu unit. Ini disebut kantor, dan bervariasi sesuai dengan aktivitas masing-masing pekerja, masing-masing akan memiliki tempat kerja dan fungsi yang terdefinisi dengan baik.
Apakah setiap orang di pegawai kantor?
Di kantor, Anda dapat bekerja dari satu orang ke sebanyak mungkin ruang. Tidak semua memiliki fungsi dan hierarki yang sama. Di dalamnya mungkin ada bos atau manajer, sekretaris atau asisten, pembawa pesan. Pemilik atau pengusaha sendiri memiliki kantornya bersama dengan orang-orang yang menjadi tanggungannya.
Ada kantor yang sangat kecil dan beberapa sangat besar di mana beberapa orang berinteraksi, masing-masing dengan ruang dan fungsi yang ditentukan. Pembagian kantor ini merupakan keuntungan organisasi, karena ketika setiap pekerja memiliki ruangnya sendiri, kualitas, motivasi dan produktivitas akan meningkat. Di jalan yang sama percakapan yang tidak perlu dihindari antara pekerja dan itu mencegah hilangnya waktu.
Kantor kecil, kepadatan vs. interaksi
Dalam kasus kantor yang lebih kecil, konfrontasi dapat dilakukan, tetapi juga banyak keramahan di tengah lingkungan yang bising yang memaksa anggotanya untuk berbagi ruang dan furnitur. Dalam kasus ini, manajer atau direktur memiliki kemungkinan untuk mengendalikan atau mengawasi mereka dengan lebih mudah tanpa harus melakukan perjalanan ke area yang lebih luas.
Dimana kantornya bekerja?
Kantor bisa ditemukan dimana saja: Ada komplek komersial yang menyewakan ruang kantor, ada juga kantor di instansi pemerintah maupun swasta. Sebuah kantor bisa bekerja di paviliun sebuah rumah, di pabrik dan di ratusan tempat di mana kenyataan membutuhkannya.
Tapi apa sebenarnya pekerja kantoran itu?
Setiap perusahaan atau instansi memiliki semacam struktur fungsional atau bagan organisasi, yang tidak lebih dari yang disebut dengan perencanaan kerja. Secara teori, juru tulis adalah semua orang yang bekerja di kantor, bahkan ketika mereka memiliki posisi, fungsi, dan janji tertentu, mereka semua bekerja di kantor.
Keberhasilan kelompok ini adalah pada pemenuhan kebutuhan pekerja kantoran meskipun mereka menempati peran yang berbeda di dalam perusahaan. Seperti halnya mereka yang memiliki fungsi Administratif, itulah sebabnya mereka dipanggil "Karyawan administrasi" dan memiliki kontak yang lebih besar dengan penerima layanan ini.
Fungsi pekerja kantoran
Seorang pekerja kantoran bisa memiliki banyak fungsi, perannya bisa sangat bervariasi sesuai dengan jenis kantor tempat mereka menjalankan fungsinya. Seorang pekerja kantor melacak file tersebut, baik dalam folder virtual atau dalam apa yang disebut file atau rak "fisik" tempat dokumen yang menarik dipesan, diklasifikasikan dan dilindungi dan yang akan dikonsultasikan setiap saat oleh orang yang berwenang.
Seorang pekerja kantoran membutuhkan profil, yaitu ia harus mengetahui dan menangani keterampilan tertentu yang diperlukan untuk kinerja posisinya. Dari layanan pelanggan sampai resolusi konflik, termasuk manajemen keandalan.
Seorang pekerja kantoran harus belajar membuat catatan atau mengikuti arahan dengan cepat. Baik secara lisan maupun tertulis. Penting bagi Anda untuk membawa agenda dan catatan tugas dan detail untuk diingat.
Begitu pula harus berkontribusi pada penataan ruang, kantor juga identik dengan "ketertiban", oleh karena itu tatanan ini menjadi tugas juru tulis dan anggota tim lainnya.
Terkadang juru tulis harus membuat permintaan atau permintaan, yang perlu mereka pelajari teks struktur jenis ini. Penulisan korespondensi adalah kunci dalam peran ini.
Dengan cara yang sama, penanganan korespondensi juga penting.: Menerima, mendaftar, mengirimkan, mengklasifikasikan, dan menanggapi ini. Untuk mengarsipkan dokumen nanti.
Dulu, menjadi juru tulis dibutuhkan penggunaan teknologi manual tertentu seperti mesin ketik dan mesin fax, sekarang digantikan oleh komputer dan email. Panitera membuat catatan akuntansi atau, jika tidak, penjelasan pendapatan dan pengeluaran.
Kantor adalah ruang untuk berkembang
Di luar fungsi yang dipenuhi oleh sebuah kantor dan peran yang dilakukan oleh mereka yang membuat kehidupan di dalamnya, ruang ini merupakan sebuah wilayah atau area pembelajaran dan pelatihan. Bagi seorang individu, berada di kantor merupakan kemungkinan untuk dapat memenuhi dirinya sendiri sebagai individu yang memiliki kemampuan untuk mengembangkan keterampilan, pengetahuan, kemampuan, sikap dan kebiasaan kerja yang memungkinkan mereka mencapai posisi yang memuaskan dalam hidup.
Ketika banyak manajer dan pengusaha sukses menceritakan kisah mereka dan kesuksesan mereka dalam memimpin sebuah perusahaan, mereka mengaku bahwa mereka memulai sebagai juru tulis di departemen itu atau di departemen lain.
Seorang pekerja kantoran juga seorang pejabat dan bahkan seorang eksekutif
Pentingnya sebuah kantor bukan hanya pekerjaan yang dihasilkannya bagi mereka yang bekerja di sana. Bayangkan sejenak bahwa sebuah perusahaan jasa perlu membuka kantor dan menyewa tempat di salah satu dari banyak jalan atau komunitas di kota.
Tidak diragukan lagi manfaat pertama dan yang paling penting adalah penciptaan lapangan kerja baru di tempat didirikan, yang dengannya kondisi kehidupan mereka yang masuk dapat ditingkatkan karena mereka memungkinkan untuk meningkatkan pendapatan mereka dan dengan itu kemampuan untuk memenuhi kebutuhan mereka.
Namun, ada manfaat lain, menghasilkan lalu lintas di sektor itu, menarik pengunjung, investor, atau klien potensial yang, karena mereka tinggal di tempat itu, membutuhkan layanan lain seperti: makanan, transportasi, alat tulis, dan lain-lain.
Berapa penghasilan seorang pekerja kantoran?
Adapun gaji yang didapat oleh mereka yang bekerja sebagai pekerja kantoran akan selalu sangat bervariasi. Mereka akan tergantung pada jenis perusahaan, kualitas juru tulis yang akan dipekerjakan.
Dalam beberapa kesempatan, kantor membutuhkan seorang wanita yang tahu bagaimana menangani komputer dan file, tetapi ada kalanya perusahaan membutuhkan juru tulis dwibahasa, keduanya tidak pernah bisa mendapatkan gaji yang sama. Remunerasi juga bervariasi menurut pekerjaan siapa yang melakukan, tanggung jawab. Namun, orang-orang ini pada gilirannya akan memiliki pekerja kantoran lain di bawah tanggung jawab mereka.
Kantor abad ke-XNUMX
Banyak hal telah berubah begitu banyak sehingga beberapa perusahaan menggunakan kantor virtual dan menyimpan semua file mereka dalam apa yang dikenal sebagai awan digital, ini berkontribusi pada penghematan ruang dan biaya personel. Demikian pula, kantor saat ini menunjukkan dekorasi yang lebih mencolok dan pengelolaan sumber daya yang lebih efisien, yaitu permintaan yang meningkat.