L'ufficio, l'impiegato e le funzioni che svolgono è una delle strutture organizzative che si sono diffuse nel mondo. Uno spazio operativo con una risorsa umana e funzioni definite rende più fattibile servire un pubblico specifico.
Oggi ci sono impiegati e uffici per ogni tipo di esigenza, istituzioni con più uffici, inclusi family office e anche virtuali. Prima di affrontare oggi il nostro argomento sulle funzioni d'ufficio, analizziamo il concetto e facciamo un giro dell'ufficio e del suo rappresentante, cioè l'impiegato.
Cos'è esattamente un ufficio?
Etimologicamente la parola in questione deriva dal latino "ufficio". Per ufficio si intende uno spazio, una stanza, una stanza, un annesso, in cui viene fornita una funzione o un servizio specifico.
Un ufficio a sua volta può essere distribuito tra gli altri. Ad esempio, se andiamo al Ministero dell'Istruzione per ottenere informazioni su qualcosa in particolare, avremo centinaia di uffici all'interno della stessa unità. Questi sono chiamati un ufficio e variano a seconda dell'attività di ogni lavoratore, ognuno di loro avrà il proprio posto di lavoro e funzioni ben definite.
Sono tutti in un impiegato d'ufficio?
In un ufficio puoi lavorare da una persona a quante lo spazio lo consente. Non tutti hanno le stesse funzioni e la stessa gerarchia. In questi può esserci un capo o un manager, una segretaria o un assistente, un messaggero. Il proprietario o l'imprenditore stesso ha il suo ufficio insieme a quelli dei suoi dipendenti.
Ci sono uffici molto piccoli e alcuni molto grandi dove interagiscono più persone, ognuna con il suo spazio e le sue funzioni definite. Questa distribuzione dell'ufficio è un vantaggio organizzativo, perché quando ogni lavoratore ha il proprio spazio, migliora la qualità, la motivazione e la produttività. Nello stesso modo si evitano conversazioni inutili tra i lavoratori e che previene la perdita di tempo.
Piccolo ufficio, sovraffollamento vs interazione
Nel caso di uffici più piccoli si potrebbero generare confronti, ma anche tanta cordialità in mezzo a un ambiente rumoroso che costringe i suoi membri a condividere spazi e arredi. In questi casi, il manager o il direttore ha la possibilità di controllarli o supervisionarli più facilmente senza doversi recare in aree più grandi.
Dove lavorano gli uffici?
Gli uffici possono essere trovati ovunque: ci sono complessi commerciali che affittano spazi per uffici, ci sono uffici in istituzioni pubbliche e private. Un ufficio può lavorare nella dependance di una casa, in una fabbrica e in centinaia di luoghi dove la realtà lo richiede.
Ma cos'è esattamente un impiegato?
Ogni azienda o agenzia ha una sorta di struttura funzionale o organigramma, che non è altro che quella che viene definita pianificazione del lavoro. In teoria gli impiegati sono tutti coloro che lavorano in un ufficio, anche quando hanno determinati incarichi, funzioni e incarichi, lavorano tutti in un ufficio.
Il successo di questo gruppo sta nell'adempimento degli impiegati anche quando ricoprono ruoli diversi all'interno dell'azienda. Come nel caso di coloro che hanno funzioni amministrative, ecco perché sono chiamati "Impiegati amministrativi" e avere un maggiore contatto con i beneficiari di questo servizio.
Funzioni di impiegato
Un impiegato può avere molteplici funzioni, i loro ruoli possono essere molto vari a seconda del tipo di ufficio in cui svolgono le proprie funzioni. Un impiegato tiene traccia della pratica, sia in cartelle virtuali che nelle cosiddette cartelle "fisiche" o scaffali dove i documenti di interesse vengono ordinati, classificati e protetti e che saranno consultati in qualsiasi momento da persone autorizzate.
Un impiegato richiede un profilo, cioè deve conoscere e gestire determinate abilità richieste per lo svolgimento della sua posizione. Dal servizio clienti fino alla risoluzione del conflitto, inclusa la gestione dell'affidabilità.
Un impiegato deve imparare a prendere appunti o seguire rapidamente le indicazioni. Oralmente o per iscritto. È importante che tu porti con te un'agenda e note di attività e dettagli da ricordare.
Allo stesso modo, deve contribuire all'organizzazione dello spazio, ufficio è anche sinonimo di "ordine", motivo per cui questo ordine è compito dell'impiegato e del resto dei membri di detta squadra.
A volte gli impiegati devono fare richieste o richieste, per le quali è necessario che imparino a farlo testi di struttura di questo tipo. La scrittura della corrispondenza è fondamentale in questo ruolo.
Allo stesso modo, la gestione della corrispondenza è importante.: Ricevi, registra, consegna, classifica e rispondi a questi. Per archiviare documenti in un secondo momento.
In passato, essere un impiegato richiedeva l'uso di alcune tecnologie manuali come macchine da scrivere e fax, oggi sostituite da computer ed e-mail. L'impiegato tiene registrazioni contabili o, in mancanza, annotazioni di entrate e uscite.
L'ufficio uno spazio per crescere
Al di là della funzione che svolge un ufficio e dei ruoli che ricopre chi vi fa vivere, questo spazio costituisce un territorio o un'area di apprendimento e formazione. Per un individuo, essere in un ufficio rappresenta la possibilità di potersi realizzare come un individuo che ha la capacità di sviluppare capacità, conoscenze, abilità, attitudini e abitudini lavorative che gli consentono di raggiungere posizioni soddisfacenti nella vita.
Quando molti manager e imprenditori di successo raccontano la loro storia e il loro successo alla guida di un'azienda, confessano di aver iniziato come impiegato in quello o in un altro dipartimento.
Un impiegato è anche un funzionario e persino un dirigente
L'importanza di un ufficio non è solo l'occupazione che genera per chi ci lavora. Immaginiamo per un momento che un'azienda di servizi abbia bisogno di aprire un ufficio e affittare un posto in una delle tante strade o comunità della città.
Indubbiamente il primo vantaggio e la più importante è la creazione di nuovi posti di lavoro nel luogo in cui è stabilito, con il quale le condizioni di vita di chi entra potrebbero essere migliorate poiché consentono di aumentare il proprio reddito e con esso la capacità di soddisfare i propri bisogni.
Tuttavia, ci sono altri vantaggi, generando traffico in quel settore, attirando visitatori, investitori o potenziali clienti che, a seguito della loro permanenza in quel luogo, richiedono altri servizi come: cibo, trasporti, cancelleria, tra gli altri.
Quanto guadagna un impiegato?
Per quanto riguarda lo stipendio guadagnato da chi serve come impiegato, questi sarà sempre molto vario. Dipenderanno dal tipo di azienda, dalla qualità dell'impiegato da assumere.
In alcune occasioni, l'ufficio richiede una signora che sappia maneggiare un computer e un file, ma ci saranno occasioni in cui l'azienda richiede un impiegato bilingue, entrambi non potranno mai guadagnare lo stesso stipendio. La retribuzione varia anche in base al lavoro chi esegue, responsabilità. Tuttavia, queste persone a loro volta avranno altri impiegati sotto la loro responsabilità.
L'ufficio del XNUMX ° secolo
Le cose sono cambiate così tanto che alcune aziende utilizzano uffici virtuali e archiviano tutti i loro file in quello che è noto come cloud digitale, questo contribuisce a risparmiare spazio e spese per il personale. Allo stesso modo, gli uffici di oggi puntano a decorazioni più sorprendenti e una gestione più efficiente delle risorse, ovvero la domanda è in aumento.