Surat aduan adalah cara yang berkesan untuk menyampaikan aduan tertentu atau untuk menyelesaikan masalah. Di negara kita terdapat pelbagai jenis surat tuntutan. Walau apa pun, adalah penting untuk mengikuti satu siri langkah untuk menjayakan surat tuntutan dan memenuhi misinya.
Dalam artikel berikut kami akan membantu anda supaya anda boleh menulis atau mengarang surat tuntutan dengan cara yang paling berkesan.
Perkara yang perlu anda ingat semasa menulis surat tuntutan
- Perkara pertama ialah membuat tulisan itu jelas dan ringkas. Selain itu, anda perlu berterus terang dan tidak mengecilkan kata-kata semasa menjelaskan masalah. Apa yang penting ialah penerima surat memahami segala-galanya dengan cara yang jelas dan mudah.
- Satu lagi petua semasa menulis surat adalah menghormati serta baik. Bahasa yang digunakan mestilah tidak menyinggung perasaan dan anda perlu mengelakkan kata-kata kotor pada setiap masa. Dengan cara ini, penerima akan mengambil serius dan langsung surat tersebut.
- Satu lagi elemen penting semasa menulis surat aduan ialah menyediakan satu siri bukti yang membantu menyokong tuntutan yang dipersoalkan. Contoh ujian ini boleh berupa invois, tiket atau nota penghantaran. Bukti sedemikian akan membolehkan aduan diterima.
- Satu nasihat terakhir ialah menuntut penyelesaian berkenaan dengan aduan yang telah ditetapkan. Adalah baik untuk menetapkan tarikh akhir supaya penerima boleh menjawab surat tuntutan.
Seperti yang anda lihat, adalah penting untuk mengikuti satu siri langkah dan garis panduan semasa menulis surat tuntutan. Apa yang penting ialah menulis masalah atau aduan dengan cara yang jelas dan ringkas untuk mendapatkan respons yang terbaik.
Cara menulis surat tuntutan yang berkesan
Melalui surat tuntutan, seseorang itu akan menyatakan secara rasmi aduan atau kecaman tertentu. Biasanya, surat tersebut ditujukan kepada syarikat tertentu atau entiti rasmi. Jika anda ingin menulis surat tuntutan yang berkesan, jangan kehilangan perincian garis panduan dan nasihat untuk diikuti:
- Perkara pertama yang perlu dilakukan ialah mengenal pasti punca aduan atau masalah. Adalah baik anda membuat senarai masalah yang berbeza yang anda hadapi dan akibat daripada masalah tersebut setiap hari. Maklumat jenis ini adalah kunci semasa menulis surat tuntutan.
- Perkara kedua akan terdiri daripada menulis surat berkenaan. Penulisan hendaklah sejelas mungkin semasa relevan, setakat maklumat. Jangan lupa letak nama anda di sebelah alamat dan nombor telefon anda. Selain itu, adalah penting untuk anda meletakkan masalah yang berbeza dan sebab anda menulis surat tuntutan.
- Setelah saya merangka surat itu dan anda selesai, anda mesti menghantarnya kepada syarikat berkenaan. Mengikut peraturan syarikat tersebut, anda boleh berbuat demikian melalui surat biasa atau e-mel. Dalam sesetengah kes, ia juga boleh dilakukan secara peribadi.
Jika anda mengikuti garis panduan atau langkah ini, anda akan dapat menulis surat tuntutan yang berkesan sepenuhnya yang akan membantu anda menyelesaikan masalah yang anda hadapi. Ingat bahawa teks yang dipersoalkan hendaklah sejelas mungkin untuk mendapatkan jawapan yang terbaik.
Apakah struktur yang perlu ada pada surat tuntutan?
- Maklumat syarikat atau entiti di mana surat itu dialamatkan mesti ditulis pada Kepala Surat, khususnya nama dan alamat. Anda juga mesti meletakkan tarikh surat itu ditulis.
- Sejurus selepas itu, ucapan jenis: "Tuan yang dihormati" hendaklah diletakkan, diikuti dengan tanda titik bertindih. Kemudian datang apa yang dikenali sebagai Badan surat, di mana anda perlu menulis apa yang telah berlaku dan rasa tidak puas hati mengenainya. Dalam badan anda perlu jelas dan sampai ke titik.
- Bahagian terakhir surat itu ialah apa yang dikenali sebagai Perpisahan. Di dalamnya, frasa jenis diletakkan: "Saya ucapkan selamat tinggal" diikuti dengan tandatangan. Anda boleh meletakkan perkataan benar-benar milik anda sebelum menandatangani.
Contoh surat tuntutan
Adalah baik untuk anda ingat bahawa surat tuntutan tidak lebih daripada dokumen, yang mana seseorang itu menunjukkan rasa tidak puas hati mereka terhadap perkhidmatan yang telah mereka terima oleh syarikat atau entiti. Ia adalah satu cara orang ramai perlu meluahkan rasa tidak puas hati mereka terhadap kualiti produk atau perkhidmatan yang kurang baik. Tujuan surat tuntutan sentiasa merupakan penyelesaian yang memuaskan hati orang yang menulisnya.
Contoh surat tuntutan boleh jadi yang situasi yang dipersoalkan diterangkan dengan sempurna, bersama-sama dengan satu siri butiran fakta yang mendorong aduan atau penolakan tersebut. Surat tuntutan mesti ditandatangani oleh orang yang menulis dokumen dan mengandungi beberapa siri data supaya syarikat atau entiti boleh berhubung. Tulisan mestilah selengkap mungkin, jadi elok lampirkan tiket pembelian, nota penghantaran, resit.
Seperti yang telah kami katakan sebelum ini, Adalah penting bahawa penulisan itu jelas dan ringkas. Apa yang dimaksudkan ialah syarikat membaca tuntutan tanpa masalah dan memahami keseluruhan masalah. Satu lagi aspek yang perlu disemak ialah surat itu mesti dihantar melalui surat yang disahkan supaya penerima boleh menerimanya tanpa sebarang masalah. Satu nasihat terakhir ialah membaca semua undang-undang yang berkuat kuasa mengenai masalah yang dibangkitkan. Dengan cara ini, lebih mudah untuk menulis surat dan mendapatkan penyelesaian yang memuaskan.