Kontoret, ekspeditøren og funksjonene de utfører er en av organisasjonsstrukturene som har blitt utbredt over hele verden. Et operativt rom med menneskelig ressurs og definerte funksjoner gjør det mulig å betjene et bestemt publikum.
I dag er det ekspeditører og kontorer for alle slags behov, institusjoner med flere kontorer, inkludert familiekontorer og til og med virtuelle. Før vi tar opp temaet vårt i dag om kontorfunksjoner, la oss bryte ned konseptet og ta en tur på kontoret og dets representant, det vil si ekspeditøren.
Hva er egentlig et kontor?
Etymologisk kommer det aktuelle ordet fra det latinske "kontoret". Et kontor forstås som et rom, rom, rom, anneks, hvor en bestemt funksjon eller tjeneste blir gitt.
Et kontor kan i sin tur distribueres blant andre. For eksempel, hvis vi går til Kunnskapsdepartementet for å innhente informasjon om noe spesielt, vil vi få hundrevis av kontorer innenfor samme enhet. Disse kalles et kontor, og varierer i henhold til aktiviteten til hver arbeiderHver av dem vil ha sin egen arbeidsplass og veldefinerte funksjoner.
Er alle på kontorist?
På et kontor kan du jobbe fra en person til så mange som plassen tillater. Ikke alle har de samme funksjonene og det samme hierarkiet. I disse kan det være en sjef eller leder, en sekretær eller assistent, en budbringer. Eieren eller gründeren har selv sitt kontor sammen med de av hans pårørende.
Det er veldig små kontorer og noen veldig store der flere mennesker samhandler, hver med sin plass og definerte funksjoner. Denne fordelingen av kontoret er en organisatorisk fordel, for når hver arbeider har sin plass, forbedrer det kvalitet, motivasjon og produktivitet. På samme måten unødvendige samtaler unngås mellom arbeidstakere og som forhindrer tap av tid.
Lite kontor, overbefolkning vs interaksjon
Når det gjelder mindre kontorer, kan det oppstå konfrontasjoner, men også mye hjertelighet midt i et støyende miljø som tvinger medlemmene til å dele rom og møbler. I disse tilfellene har lederen eller direktøren muligheten til å kontrollere eller overvåke dem lettere uten å måtte reise til større områder.
Hvor jobber kontorene?
Kontorer finnes hvor som helst: Det er kommersielle komplekser som leier kontorlokaler, det er kontorer i offentlige og private institusjoner. Et kontor kan jobbe i sidebygningen til et hus, på en fabrikk og hundrevis av steder som virkeligheten krever.
Men hva er egentlig en kontorarbeider?
Hvert selskap eller byrå har en slags funksjonell struktur eller organisasjonskart, det er ikke noe mer enn det som kalles arbeidsplanlegging. I teorien er kontoristene alle de som jobber på et kontor, selv når de har visse stillinger, funksjoner og avtaler, jobber de alle på et kontor.
Suksessen til denne gruppen er i oppfyllelsen av kontorarbeiderne, selv når de har forskjellige roller i firmaet. Som det er tilfelle for de som har administrative funksjoner, blir de kalt "Administrativt ansatte" og ha større kontakt med mottakerne av denne tjenesten.
Kontormedarbeiderfunksjoner
En kontorarbeider kan ha flere funksjoner, deres roller kan være veldig varierte i henhold til hvilken type kontor de utfører sine funksjoner. En kontorarbeider holder styr på filen, enten i virtuelle mapper eller i de såkalte "fysiske" filene eller hyllene der dokumenter av interesse er bestilt, klassifisert og beskyttet, og som når som helst blir konsultert av autoriserte personer.
En kontorarbeider krever en profil, det vil si at han må kjenne og håndtere visse ferdigheter som kreves for å utføre stillingen sin. Fra kundeservice inntil konfliktløsning, inkludert pålitelighetsstyring.
En kontorarbeider må lære å ta notater eller følge instruksjonene raskt. Enten muntlig eller skriftlig. Det er viktig at du har en agenda og notater om oppgaver og detaljer å huske.
Likeledes må det bidra til organisering av rommet, kontor er også synonymt med "orden", og det er derfor denne ordren er oppgaven til ekspeditøren og resten av medlemmene i nevnte team.
Noen ganger må ekspeditører komme med forespørsler eller forespørsler som det er nødvendig at de lærer seg strukturere tekster av denne typen. Korrespondanseskriving er nøkkelen i denne rollen.
På samme måte er håndtering av korrespondanse viktig.: Motta, registrer, lever, klassifiser og svar på disse. Å senere arkivere dokumenter.
Tidligere krevde det å være kontorist bruk av visse manuelle teknologier som skrivemaskiner og faksmaskiner, i dag erstattet av datamaskiner og e-post. Kontorist fører regnskapsoppføringer eller, hvis ikke, merknader om inntekt og utgifter.
Kontoret et sted å vokse
Utover funksjonen som et kontor oppfyller og rollene som de som lever liv i det, utgjør dette rommet et territorium eller område for læring og opplæring. For et individ representerer det å være på et kontor muligheten for å kunne oppfylle seg selv som et individ som har evnen til å utvikle ferdigheter, kunnskap, evner, holdninger og arbeidsvaner som gjør at de kan oppnå tilfredsstillende stillinger i livet.
Når mange vellykkede ledere og gründere forteller historien sin og suksessen ved roret i et selskap, innrømmer de at de startet som kontorist i den eller en annen avdeling.
En kontorarbeider er også en tjenestemann og til og med en utøvende
Viktigheten av et kontor er ikke bare den sysselsettingen det genererer for de som jobber der. La oss forestille oss et øyeblikk at et serviceselskap trenger å åpne et kontor og leie et sted i en av de mange gatene eller samfunnene i byen.
Utvilsomt den første fordelen og det viktigste er å skape nye arbeidsplasser på stedet der det er etablert, som levekårene til de som kommer inn i kan forbedres, siden de tillater å øke inntekten og dermed evnen til å tilfredsstille deres behov.
Imidlertid er det andre fordeler ved å generere trafikk i den sektoren, tiltrekke besøkende, investorer eller potensielle kunder som, som et resultat av oppholdet der, trenger andre tjenester som mat, transport, papirvarer, blant andre.
Hvor mye tjener en kontorarbeider?
Når det gjelder lønnen de tjener som kontorarbeider, vil disse alltid være veldig varierte. De vil avhenge av typen selskap, kvaliteten på ekspeditøren som skal ansettes.
Ved noen anledninger krever kontoret en dame som vet hvordan de skal håndtere en datamaskin og filer, men det vil være anledninger der selskapet krever en tospråklig kontorist, begge kan aldri tjene samme lønn. Godtgjørelse varierer også etter jobb som utfører, ansvar. Imidlertid vil disse menneskene igjen ha andre kontorarbeidere under sitt ansvar.
Det XNUMX. århundre kontor
Ting har endret seg så mye at noen selskaper bruker virtuelle kontorer og lagrer alle filene sine i det som er kjent som en digital sky, dette bidrar til å spare plass og personalkostnader. Likeledes peker dagens kontorer på mer slående dekorasjoner og mer effektiv forvaltning av ressurser, det vil si at etterspørselen øker.