En orden de definición, podemos ver la planeación como el grupo de estrategias que deben implementarse a fin de llegar a una meta establecida. Es importante que dichas estrategias sean desarrolladas siguiendo un amplio estilo de trabajo en el que coexisten varios elementos. Primero se debe de analizar una situación específica con el fin de pasar luego a buscar los objetivos que se quieren conseguir para llegar a dicha meta.
Si tomamos como ejemplo una persona que desea dirigirse hacia algún lugar, primero deberá de decidir cuál es el sitio al que desea ir; una vez decidido debe de dar los pasos necesarios para llegar ahí.
Gracias a la planeación las personas son capaces de lograr los objetivos que se planteen. El tiempo que les tome conseguir estos objetivos podría variar dependiendo de la persona, de sus habilidades y conocimientos específicos que pueden moverle en la consecución de ese objetivo característico. También entran en juego y deben tomarse en consideración los recursos de los que disponga cada persona para conseguir lo que desea.
La planeación se divide en dos vertientes esenciales. Puede clasificarse en diferentes formas, pero las más importantes resultan ser la táctica y la estratégica. La planeación táctica es aquella que se realiza en corto tiempo, y generalmente se da cuando hay que sobreponerse a un hecho inesperado lo más pronto posible.
La planeación estratégica es aquella que toma más tiempo y se da cuando se quieren realizar análisis mucho mayor de las cosas que se necesitan, y que se sabe que requerirán de tiempo. Para cualquiera de las dos se requieren estos principios, pero es la estratégica la que te permite abarcarlos con mayor tiempo disponible y de una forma más elaborada.
¿Por qué planificamos?
Muchas personas con el paso del tiempo se han hecho esta misma pregunta. En muchas ocasiones podríamos llegar a pensar que las cosas que conseguimos, bien sea a mediano y largo plazo, nos vienen entregadas únicamente por la bondad del universo o por acciones que llevamos a cabo sin planificación anterior. Sin embargo, esto no es del todo cierto, porque hasta el más mínimo detalle requiere de planificación.
Ejemplo: Si preparas una simple taza de cereal en la mañana, puede que pienses que no has planificado nada, pero el simple hecho de levantarte y saber qué es lo que vas a tomar para el desayuno ya es un plan en sí mismo, y el tomar los implementos y utilizarlos es parte de la planificación. Los seres humanos planificamos todo el tiempo para evitar correr riesgos innecesarios y para conseguir que las cosas que hagamos se hagan de la forma más eficiente en el menor tiempo posible.
Cuando se habla de planificación administrativa las cosas toman un cariz un poco más complejo y debemos remitirnos a ciertos principios conocidos como principios de la planeación para hacernos las cosas no sólo más llevaderas, sino también más eficientes. Aquí analizaremos cuales son estos principios, para utilizarlos a la hora de llevar adelante nuestras empresas y proyectos.
Principios de la planeación
Cada etapa del proceso administrativo debe regirse por una serie de principios que se vuelven indispensables si lo que se desea es conseguir una administración racional.
Si se desea realizar una planificación eficiente, es importante seguir los siguientes principios.
- Factibilidad
- Objetividad y cuantificación
- Flexibilidad
- Unidad
- Del cambio de estrategias
- Compromiso
- Factor limitante
- inherencia
Factibilidad
En esta etapa es importante definir que el plan sea realizable. Quizá suene como algo que las personas ya conocen, pero hay muchas personas que se plantean objetivos que resultan prácticamente imposibles y a la larga resultan inviables.
El plan que realicemos tiene que ser viable; no se deben tener miras demasiado altas o que sean demasiado optimistas, pues el proceso de planeación está ligado también a los hechos y a la información y recursos que se poseen. La planeación debe de amoldarse a las condiciones objetivas que actúan en nuestro medio ambiente.
Objetividad y cuantificación
Establece la necesidad de utilizar datos objetivos, como estadísticas, tablas de probabilidades, cuantificaciones datos numéricos y cálculos matemáticos a fin de que no exista ningún riesgo a la hora de realizar los planes.
Cuando estás planeando algo es imprescindible que las cosas que planeas se encuentren basadas en datos reales y no en especulaciones datos pobres, que no permitirán que sus proyectos avancen, pues la planificación se encuentra supeditada a la información que se maneje. Si la información es mala, el resto de la planeación estará peligrando.
Flexibilidad
Este es uno de los principios de la planeación más importantes. Cuando se lleva a cabo una planificación es muy importante mantener o contar con ciertos niveles de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas. Unas de las partes importantes de planear algo es siempre pensar que las cosas podrían trastocarse y tener siempre en nuestra mano un “Plan B” que nos evite perder tiempo a la hora de continuar si se nos ha presentado un imprevisto.
El no establecernos en nuestro plan un colchón de seguridad que no nos permita quedar del todo inactivos si algo llega a pasar podría ser fatal para nuestros proyectos, puesto que perderíamos recursos y dañaríamos los planes hasta el momento.
Unidad
En esta parte se explica que todos los planes específicos que maneje la empresa deben estar también adheridos a un plan general. Deben de dirigirse y trabajarse juntos a fin de que se encuentren relacionados en el mismo enfoque, y que al trabajar en uno de ellos se le permita a la empresa mejorar el sistema para el cumplimiento del objetivo general.
Así pues la unidad en el principio de planeación nos dice que no puedes llegar a cumplir un objetivo general sin cumplir antes los objetivos específicos que nos conllevan a este.
Por citar un ejemplo, no puedes tener un automóvil sin ruedas. Si lo que tienes por objetivo general es la construcción o reconstrucción de un vehículo motorizado, no puedes cumplir ese objetivo general si no cumples primero el objetivo específico de hacerte con unas llantas.
Del cambio de estrategias
Cuando se extiende un plan en relación al tiempo, es decir, cuando un plan pasa a ser de mediano a largo plazo, bien sea por contratiempos o porque simplemente hubo una falla de cálculo en cuanto a la duración, deben de modificarse los parámetros y cambiarse las estrategias que se utilizaban antes, a fin de mejorar el rendimiento de lo que se está haciendo.
Esto no quiere decir que se abandone el proyecto o la planeación del mismo, sino que la empresa deberá de cambiar los datos, los parámetros utilizados, los presupuestos y recursos para poder mejorar lo que haya que mejorar.
Compromiso
El principio de compromiso nos dice que los cánones de la empresa deben estar dirigidos en vistas al mediano plazo, pues la planeación a mediano plazo es la más conveniente. Esto es así porque este tipo de planeación es el que permite que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, y deja tiempo para que puedan pensar cómo hacer que las políticas y tendencias puedan cambiarse en previsión de un imprevisto.
También los miembros de dicha empresa deben encontrarse cien por ciento comprometidos con el cumplimiento de las metas y objetivos que la empresa se plantee, y cien por ciento comprometidos con los principios de la planeación, a fin de que sean útiles en la consecución de los mismos.
Factor limitante
Este principio nos dice que la empresa en cuestión debe disponer de medios competentes que le permitan detectar esos factores que pueden limitar o frenar los logros de su organización. Si hay alguna falla en el plan a seguir, este departamento debe ser capaz de ubicarla con eficiencia y velocidad, y también de trabajar en consecuencia para removerla o saltearla en caso necesario.
Este principio es el que nos plantea y enfatiza la importancia de la objetividad a la hora de seleccionar un curso de acción entre diferentes alternativas para alcanzar los objetivos propuestos. En otras palabras este principio nos permitirá elegir cual es la mejor opción a seguir para llegar a la meta más rápida y eficientemente.
Inherencia
Este principio nos revela que en la planeación está integrada a la condición humana, y que indiferentemente si es dentro de una organización, o en solitario, solo mediante la planeación se puede conducir al éxito los proyectos que llevemos a cabo, porque de esa forma podemos determinar un tiempo de respuesta objetivo y llegar a cumplirlas en el espacio estipulado.
Algunos errores comunes a la hora de planificar
De acuerdo con investigaciones realizadas en el entorno empresarial, existen algunos errores que muchas personas u organizaciones cometen a la hora de realizar la planificación de los proyectos de sus empresas.
- No tomar en consideración el entorno macro-económico
- No realizar el análisis FODA correspondiente; entiéndase análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que toda empresa debe realizar concienzudamente.
- Ignorar el factor humano y su importancia a la hora de trabajar en el proyecto.
- Minimizar la importancia de la comunicación a fin de conseguir que todos se encuentren conscientes del proyecto en que se trabaja
- No aprovechar el poder de las alianzas comerciales.
- No clarificar correctamente las metas, haciéndolas difusas y poco comprensibles.
Si bien planificar es algo que podemos hacer aún sin ser conscientes de que lo estamos haciendo, pues es algo que nace con la capacidad de pensar, aun así debemos de ser capaces de utilizar los principios de la planeación a fin de hacer que nuestros planes sean mucho más organizados y nuestras metas mucho más fáciles de lograr. Debemos de utilizar este esquema y estar al pendiente de no cometer los errores, pues de esa forma conseguiremos llevar nuestros proyectos al siguiente nivel.