Uma carta de reclamação é uma forma eficaz de apresentar uma determinada reclamação ou resolver um problema. Em nosso país existem diferentes tipos de cartas de reclamação. De qualquer forma, é importante seguir uma série de etapas na hora de fazer uma carta de reclamação bem-sucedida e cumprir sua missão.
No artigo a seguir, vamos ajudá-lo para que você possa escrever ou redigir uma carta de reivindicação da maneira mais eficaz possível.
O que você deve ter em mente ao escrever uma carta de reclamação
- A primeira coisa é tornar a escrita clara e concisa. Além disso, você deve ser direto e não medir palavras ao explicar o problema. O que é realmente importante é que o destinatário da carta entenda tudo de forma clara e simples.
- Outra das dicas ao escrever a carta é ser respeitoso e amigável. A linguagem utilizada não deve ser ofensiva e você tem que evitar palavrões em todos os momentos. Dessa forma, o destinatário levará a carta a sério e diretamente.
- Outro elemento importante ao escrever uma carta de reclamação é fornecer uma série de evidências que ajudam a sustentar a afirmação em questão. Exemplos desses testes podem ser faturas, tickets ou notas de entrega. Essas evidências permitirão que a reclamação seja aceita.
- Um último conselho seria exigir uma solução em relação à reclamação estabelecida. É bom definir um prazo para que o destinatário possa responder à carta de reclamação.
Como você viu, é importante seguir uma série de etapas e orientações ao escrever uma carta de reclamação. O que realmente importa é escrever o problema ou reclamação de forma clara e concisa para obter a melhor resposta possível.
Como escrever uma carta de reclamação eficaz
Por meio de uma carta de reclamação, uma pessoa expressará formalmente determinada reclamação ou denúncia. Normalmente, essa carta é dirigida a uma determinada empresa ou entidade oficial. Se você deseja escrever uma carta de reclamação eficaz, não perca os detalhes das diretrizes e conselhos a seguir:
- A primeira coisa a fazer é identificar o motivo da reclamação ou problema. É bom que faça uma lista dos diferentes problemas que tem e das consequências que esses problemas têm no dia-a-dia. Este tipo de informação é fundamental ao escrever a carta de reclamação.
- O segundo ponto vai consistir em escrever a carta em questão. A redação deve ser o mais clara possível, embora relevante, no que diz respeito à informação. Não se esqueça de colocar seu nome ao lado de seu endereço e número de telefone. Além disso, é importante que você coloque os diferentes problemas e o motivo pelo qual você escreve a carta de reclamação.
- Depois de redigir a carta e terminar, você deve enviá-lo para a empresa em questão. De acordo com as regras da referida empresa, poderá fazê-lo por correio normal ou e-mail. Em alguns casos também é viável fazê-lo pessoalmente.
Se você seguir essas diretrizes ou etapas, poderá escrever uma carta de reivindicação totalmente eficaz que irá ajudá-lo a resolver o problema que você tem. Lembre-se que o texto em questão deve ser o mais claro possível para obter a melhor resposta possível.
Que estrutura deve ter uma carta de reclamação?
- As informações da empresa ou entidade para a qual a carta é endereçada devem ser escritas em Papel Timbrado, especificamente o nome e endereço. Você também deve colocar a data em que a carta foi escrita.
- Logo em seguida, deve-se colocar uma saudação do tipo: "Prezado Senhor", seguido de dois pontos. Depois vem o que é conhecido como Corpo da carta, no qual você deve escrever o que aconteceu e o descontentamento que há com isso. No corpo você tem que ser claro e ir direto ao ponto.
- A última parte da carta é conhecida como Despedida. Nele, é colocada uma frase do tipo: "Digo adeus" seguido de assinatura. Você pode colocar a palavra sinceramente antes de assinar.
Exemplo de carta de reclamação
É bom que você lembre que uma carta de reclamação nada mais é do que um documento, pelo qual uma pessoa mostra sua insatisfação com o serviço que recebeu por uma empresa ou entidade. É uma forma que as pessoas têm de expressar sua insatisfação com a má qualidade de um produto ou serviço ruim. O objetivo da carta de reclamação é sempre uma solução que satisfaça a pessoa que a escreve.
Um exemplo de carta de reclamação pode ser aquela em que a situação em questão é perfeitamente descrita, juntamente com uma série de detalhes dos fatos que motivaram tal reclamação ou denúncia. A carta de reclamação deve ser assinada por quem redigiu o documento e conter uma série de dados para que a empresa ou entidade possa entrar em contato. A redação deve ser a mais completa possível, por isso é bom anexar boletos de compra, notas de entrega, recibos.
Como dissemos antes, É essencial que a redação seja clara e concisa. O que se pretende é que a empresa leia a reclamação sem problemas e entenda todo o problema. Outro aspecto a ser analisado é que a carta deve ser enviada por correio registrado para que o destinatário possa recebê-la sem problemas. Um último conselho seria a leitura de toda a legislação vigente sobre o problema levantado. Desta forma, será muito mais fácil escrever a carta e obter uma solução satisfatória.