În ordinea definiției, putem vedea planificarea ca fiind grupul de strategii care trebuie implementate pentru a atinge un obiectiv stabilit. Este important ca aceste strategii să fie dezvoltate urmând un stil larg de lucru în care coexistă mai multe elemente. Mai întâi trebuie să analizați o situație specifică pentru a continua apoi să căutați obiectivele pe care doriți să le atingeți pentru a atinge acest obiectiv.
Dacă luăm ca exemplu o persoană care dorește cap undevaMai întâi trebuie să decideți pe ce site doriți să mergeți; Odată ce ați decis, trebuie să luați măsurile necesare pentru a ajunge acolo.
Datorită planificării, oamenii sunt capabili să atingă obiectivele stabilite. Timpul necesar pentru a atinge aceste obiective poate varia în funcție de persoană, abilitățile și cunoștințele lor specifice care îi pot îndrepta către acel obiectiv caracteristic. De asemenea, intră în joc și trebuie luate în considerare resursele disponibile fiecărei persoane pentru a realiza ceea ce își dorește.
Planificarea este împărțită în două aspecte esențiale. Poate fi clasificat în diferite moduri, dar cele mai importante se dovedesc a fi tactice și strategice. Planificarea tactică este una care se realizează într-un timp scurt, și apare în general atunci când trebuie să depășești un eveniment neașteptat cât mai curând posibil.
Planificarea strategică este una care necesită mai mult timp și apare atunci când doriți să efectuați o analiză mult mai mare a lucrurilor care sunt necesare și despre care se știe că necesită timp. Pentru oricare dintre cele două aceste principii sunt necesare, dar este cel strategic care vă permite să le acoperiți cu mai mult timp disponibil și într-un mod mai elaborat.
De ce planificăm?
Mulți oameni de-a lungul timpului au pus aceeași întrebare. În multe ocazii am putea ajunge să ne gândim că lucrurile pe care le realizăm, fie pe termen mediu și lung, ne sunt date doar de bunătatea universului sau de acțiuni pe care le desfășurăm fără planificare prealabilă. Cu toate acestea, acest lucru nu este în totalitate adevărat, deoarece Chiar și cel mai mic detaliu necesită planificare.
Exemplu: Dacă pregătiți o ceașcă simplă de cereale dimineața, s-ar putea să credeți că nu ați planificat nimic, ci simplul fapt de a vă ridica și de a ști ce vei lua micul dejun, este deja un plan în sine, iar luarea instrumentelor și utilizarea acestora face parte din planificare. Ființele umane planifică tot timpul pentru a evita asumarea riscurilor inutile și pentru a realiza lucrurile pe care le facem în cel mai eficient mod în cel mai scurt timp posibil.
Când vorbim despre planificarea administrativă, lucrurile iau o întorsătură puțin mai complexă și trebuie să ne referim la anumite principii cunoscute ca principii de planificare pentru a face lucrurile nu numai mai suportabile, ci și mai eficiente. Aici vom analiza care sunt aceste principii, pentru a le folosi la realizarea companiilor și proiectelor noastre.
Principii de planificare
Fiecare etapă a procesului administrativ trebuie să fie guvernată de o serie de principii care devin indispensabile dacă ceea ce se dorește este realizarea unei administrații raționale.
Pentru o planificare eficientă, este important să urmați următoarele principii.
- Fezabilitate
- Obiectivitate și cuantificare
- flexibilitate
- Unitate
- De schimbarea strategiilor
- angajament
- Factor de limitare
- inerenta
Fezabilitate
În această etapă este important să se definească faptul că planul este realizabil. Poate suna ca ceva pe care oamenii îl știu deja, dar sunt mulți oameni care își stabilesc obiective practic imposibile și pe termen lung irealizabile.
Planul pe care îl facem trebuie să fie viabil; Nu ar trebui să aveți viziunea prea mare sau prea optimistă, deoarece procesul de planificare este, de asemenea, legat de faptele, informațiile și resursele pe care le aveți. Planificarea trebuie să se conformeze condițiilor obiective care acționează în mediul nostru.
Obiectivitate și cuantificare
Acesta stabilește necesitatea utilizării datelor obiective, cum ar fi statistici, tabele de probabilitate, cuantificări numerice ale datelor și calcule matematice, astfel încât să nu existe niciun risc atunci când se fac planuri.
Când planificați ceva, este esențial ca lucrurile pe care le planificați să se bazeze pe date reale și nu pe speculații, date slabe, care nu vor permite proiectelor dvs. să avanseze, deoarece planificarea este supusă informațiilor gestionate. Dacă informațiile sunt proaste, restul planificării va fi pus în pericol.
flexibilitate
Acesta este unul dintre cele mai importante principii de planificare. Când se realizează planificarea, este foarte important să mențineți sau să aveți anumite niveluri de slăbire pentru a face față situațiilor neprevăzute. Una dintre părțile importante ale planificării a ceva este întotdeauna să ne gândim că lucrurile ar putea fi răsturnate și să avem întotdeauna un „Plan B” în mâinile noastre, care va evita să pierdem timpul atunci când continuăm dacă avem un eveniment neprevăzut.
Eșecul de a stabili o pernă de siguranță în planul nostru care nu ne permite să fim complet inactivi dacă se întâmplă ceva ar putea fi fatal pentru proiectele noastre, deoarece am pierde resurse și vom deteriora planurile de până acum.
Unitate
În această parte se explică faptul că toate planurile specifice pe care le administrează compania trebuie să adere și la un plan general. Ele trebuie să fie dirijate și să lucreze împreună, astfel încât să fie legate în aceeași abordare și că, lucrând la una dintre ele, companiei i se permite să îmbunătățească sistemul pentru a îndeplini obiectivul general.
Deci unitatea în principiul planificării ne spune că nu puteți atinge un obiectiv general fără a îndeplini mai întâi obiectivele specifice care ne conduc spre aceasta.
Pentru a cita un exemplu, nu puteți avea o mașină fără roți. Dacă obiectivul dvs. general este să construiți sau să reconstruiți un autovehicul, nu îl puteți îndeplini dacă nu îndepliniți obiectivul specific de a obține mai întâi anvelope.
De schimbarea strategiilor
Când un plan este prelungit în raport cu timpul, adică atunci când un plan devine pe termen mediu spre lung, fie din cauza unor retrageri, fie pentru că a existat pur și simplu un eșec de calcul în ceea ce privește durata, parametrii trebuie modificați și strategiile modificate care au fost folosite anterior, pentru a îmbunătăți performanța a ceea ce se face.
Acest lucru nu înseamnă că proiectul sau planificarea acestuia sunt abandonate, ci că compania trebuie să schimbe datele, parametrii utilizați, bugetele și resursele pentru a îmbunătăți ceea ce trebuie îmbunătățit.
angajament
Principiul angajamentului ne spune că redevențele companiei trebuie să fie direcționate către termen mediu, deoarece planificarea pe termen mediu este cea mai convenabilă. Acest Este așa, deoarece acest tip de planificare este ceea ce permite angajamentelor companiei să se încadreze în viitor, și le lasă timp să se gândească la cum să schimbe politicile și tendințele în așteptarea neașteptatului.
De asemenea, membrii respectivei companii trebuie să se angajeze sută la sută să îndeplinească obiectivele și obiectivele stabilite de companie și să se angajeze sută la sută cu principiile planificării, astfel încât să fie utili în realizarea lor.
Factor de limitare
Acest principiu ne spune că compania în cauză trebuie să aibă mijloace competente care să îi permită să detecteze acei factori care pot limita sau încetini realizările organizației sale. Dacă există vreun eșec în plan de urmat, acest departament trebuie să îl poți localiza cu eficiență și viteză, și, de asemenea, să lucreze în consecință pentru a amesteca sau sotat dacă este necesar.
Acest principiu este cel care ridică și subliniază importanța obiectivitate în selectarea unui curs de acțiune între diferite alternative pentru atingerea obiectivelor propuse. Cu alte cuvinte, acest principiu ne va permite să alegem care este cea mai bună opțiune de urmat pentru a atinge obiectivul mai rapid și mai eficient.
Inerenta
Acest principiu ne dezvăluie că planificarea este integrată în condiția umană și că, indiferent dacă este în cadrul unei organizații sau singură, numai prin planificare proiectele pe care le desfășurăm pot avea succes, deoarece în acest fel putem determina un răspuns țintă timp și ajunge să-i întâlnești în spațiul prevăzut.
Unele greșeli obișnuite de planificare
Conform cercetărilor efectuate în mediul de afaceri, există unele greșeli pe care le fac mulți oameni sau organizații atunci când planifică proiectele companiilor lor.
- Fără a lua în considerare mediul macroeconomic
- Nu efectuați analiza SWOT corespondent; să înțeleagă analiza punctelor forte, a oportunităților, a punctelor slabe și a amenințărilor pe care fiecare companie trebuie să le efectueze conștiincios.
- Ignorați factorul uman și importanța acestuia atunci când lucrați la proiect.
- Minimizați importanța comunicării pentru pentru a face pe toți conștienți de proiectul la care lucrează
- Nu valorifica puterea alianțelor de afaceri.
- Nu clarifică corect obiectivele, făcându-le difuze și nu foarte ușor de înțeles.
Deși planificarea este ceva ce putem face chiar și fără a fi conștienți că o facem, este ceva care se naște cu abilitatea de a gândi, trebuie totuși să putem folosi principiile de planificare pentru a ne face planurile mult mai organizate și obiectivele noastre mult mai ușor de atins. Trebuie să folosim această schemă și să fim conștienți de faptul că nu greșim, pentru că astfel vom putea duce proiectele noastre la nivelul următor.