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¿Qué son los sistemas técnicos? Características, desarrollo, evaluación e importancia

¿Alguna vez te has preguntado cuál es la manera más eficiente de efectuar un proceso? Aunque tal vez tu respuesta ronda los ámbitos empíricos, es importante acotar que existe una corriente que se ha encargado de evaluar la manera en que se ejecutan, con el propósito de su optimización, desarrollando patrones de acción que abarcan múltiples ámbitos, en los que se ven involucrados tanto factores técnicos, como humanos. Y es que en nuestra época, la ejecución de actividades se ve muy marcada por el factor tiempo, por lo que la eficiencia de los procesos es determinante en el éxito del emprendimiento.

Los sistemas técnicos, se corresponden al término empleado para definir ese conjunto de asociaciones que buscan la mejora conjunta de los sistemas físicos y sociales, y sus principios se encuentran difundidos entre las empresas como parte del paradigma de organización del trabajo. Su desarrollo ha ofrecido aportes importantes para la dirección de organizaciones, ya que en la medida que se efectúe la identificación de elementos que favorezcan la generación, la transferencia y la integración del conocimiento, las gestiones en diversos ámbitos, especialmente en el empresarial, puede verse favorecida; y como consecuencia de ello su competitividad.

El factor humano en un sistema técnico

Aunque en primera instancia, al oír hablar de sistemas técnicos, no establezcamos una asociación inmediata con el factor humano, para los investigadores Badham, Clegg y Wall en su libro Socio-technical theory, las tareas técnicas se combinan con el trabajo de las personas, y las responsabilidades asignadas a grupos, y es por eso que en este campo prefieren el uso del término “sistema socio-técnico”. Y es que en el diseño de una metodología de trabajo, o proceso, la consideración simple de los elementos técnicos nos ofrece la ejecución de un modelo incompleto y no ajustado a la realidad, ya que el factor humano tiene gran peso en el alcance de los objetivos organizacionales. Cualquier análisis o rediseño de un sistema implica la revisión de los trabajos y sus correspondientes roles sociales, ya que los cambios tendrán gran impacto en la parte técnica y a su vez, importantes repercusiones en el resultado final.

Características 

  • Se caracterizan por abarcar una amplia variedad de tareas.
  • El desarrollo de actividades se fundamenta en un esquema organizado.
  • Cada elemento (técnico o humano) tiene una función definida.
  • Usualmente se incluye en el trabajo algunas tareas auxiliares y preparatorias.
  • Existe una renovación constante de sus métodos para incluir características de provecho para el consumidor.

Desarrollo de sistemas técnicos

 

¡Una idea!

Todo proyecto se inicia con el surgimiento de una idea, y esta constituye el corazón del proyecto, en torno a ellas se construye el resto.

¿De dónde surgen las ideas? Ciertamente, nuestro cerebro es el responsable de su generación, sin embargo hasta los momentos no existe una metodología bien definida para propiciar el surgimiento de ellas. Cuando las ideas son fuertes nos permiten desarrollar con facilidad un tema, es por eso que una vez que la tenemos bien definida debemos proceder al análisis.

Análisis

Una vez se ha generado una idea, sobre el bosquejo de la misma debemos empezar a plantearnos la forma de ejecutarla, en esta parte nos planteamos las alternativas de ejecución, establecemos una metodología de trabajo, planteándonos objetivos y actividades concretas que nos guíen al alcance de la meta.

Los siguientes son los análisis fundamentales que deben considerarse en el desarrollo de un sistema técnico:

  • Análisis técnico-organizacional: consiste en la determinación de los factores técnicos, tecnológicos y/o físicos, requeridos para la ejecución de una tarea; en este se considera paso a paso los estados del proceso, revisando en cada nivel los requerimientos necesarios.
  • Análisis sistemas- redes: En este se consideran los factores técnicos integrados a la parte social, esto quiere decir, que en este segundo estadio tomamos los esquemas resultantes del primer análisis y le adicionamos el factor humano. Consiste en la creación, difusión, utilización de las tecnologías y la red de agentes.
  • Análisis económico: Consiste en la evaluación de los recursos económicos requeridos. Elaboración de presupuestos que determinen el capital requerido para poner en marcha el proyecto.

Desarrollo

En este punto se engranan todos los elementos, y se pone en funcionamiento el plan desarrollado. Es aquí donde se integran la parte técnica con el factor humano, estableciendo roles que a través de la división adecuada del trabajo permitirán el buen funcionamiento de los sistemas técnicos. En una forma general podemos decir que podemos dividirlo en los siguientes estadios:

  • Ámbito gerencial, en este ámbito se engloba la parte cuyo objetivo primordial es la administración organizacional y es responsable del desarrollo y la toma de decisiones. Es la parte responsable de  mejorar las relaciones entre los sistemas social y técnico, orientándolos al cumplimiento de objetivos y metas.
  • Ámbito social, debe desarrollar el soporte para el flujo de información requerido por el sistema técnico. Es la parte que opera la parte física de la organización, cumpliendo actividades bien definidas que forman parte de un “todo organizacional”.
  • Ámbito técnico, compone la estructura física y tecnológica, donde se debe garantizar el flujo de información a las necesidades del desarrollo de las tareas, vinculando tareas y relaciones de tareas, teniendo como criterio la capacidad de los miembros individuales de la organización.

Optimización y renovación

Acá se engloban actividades de continua revisión y análisis, orientadas a la ejecución de planes y modificaciones del proceso en su concepción inicial, con el propósito de sortear inconvenientes causados por imprevistos. También se incluye el desarrollo de nuevas propuestas para la optimización.

Evaluación 

Para mantener la organización y efectividad que son características de estos sistemas, es necesario una constante revisión y reorganización, la metodología puede ser definida en los siguientes pasos:

  • Descripción: Realizar una revisión previa de los principales aspectos técnicos y sociales del sistema a ser evaluado.
  • Procesos: Observar cómo se desarrollan los procesos en forma habitual, observando y tomando nota de todos los detalles, a fin de identificar la existencia de problemas y fallas. En este se incluyen todas las operaciones de la unidad hombre – máquina (transformaciones).
  • Indicadores: Analizar las diferencias claves y sus interrelaciones, la pregunta clave a la que buscamos dar repuesta es cómo afecta a la cantidad y a la calidad de la producción.
  • Sistema Social: Determinar hasta qué punto las diferencias clave son controladas por el sistema social (trabajadores, supervisores y gerentes). Evaluar la incidencia del desempeño del factor humano en las deviaciones encontradas.
  • Percepción de los trabajadores: Investigar la percepción social de los miembros de sus papeles y las posibilidades de rol. Este paso es muy importante, ya que usualmente la persona que opera un proceso tiene una visión más amplia de los problemas y las posibles soluciones.
  • Límite: Analizar los sistemas vecinos. Evaluar el desempeño de otros sistemas similares, a fin de canalizar mejoras que nos permitan alcanzar un máximo rendimiento.
  • Input y Output: Analizar los sistemas de cruce en la entrada y salida, es decir, sistemas de proveedores y usuarios.
  • Análisis y Diagnóstico del Sistema: Elaborar propuestas de diseño para el objetivo, proponer soluciones y alternativas para mejorar el sistema evaluado.

Importancia de los sistemas técnicos

El desarrollo sistemático y organizado de proyectos y actividades ha demostrado ser la forma más eficaz de alcanzar metas en todos los ámbitos. Los estudios realizados para el desarrollo de los sistemas técnicos han permitido la optimización de procesos, y básicamente la importancia de estos se define en términos de efectividad y productividad.

Hoy en día las organizaciones deben diseñarse en base a los cambios que van presentándose en la sociedad, mediante la consideración de las características individuales que rodean el desarrollo del proyecto, ya que al final estos vienen a crear vínculos con su entorno inmediato. El enfoque de estos sistemas abre amplias perspectivas metodológicas para la resolución eficaz y eficiente de los problemas.

Por otro lado,  su aplicación busca llegar a los trabajadores a través del tiempo, implementando nuevos paradigmas orientados a propiciar cambio en su mentalidad, y enfocados a la mejora continua en todos los aspectos, a la reducción de costos y al incremento de la productividad del área, la calidad y a mejorar el servicio al cliente tanto interno como externo.

Entre las grandes ventajas ofrecidas, se encuentra el hecho de que al ampliarse las perspectivas metodológicas (mediante procesos de observación y evaluación continua) se abren las posibilidades de ejercitar la creatividad en el desarrollo constate de nuevas técnicas y alternativas con el objetivo de evolucionar en el tiempo, adaptándose a los cambios suscitados.

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