Pritožbeno pismo je učinkovit način za predstavitev določene pritožbe ali reševanje problema. V naši državi obstajajo različne vrste tožb. V vsakem primeru je pomembno, da sledite nizu korakov, ko gre za uspeh pisma z zahtevkom in izpolnjevanje njegovega poslanstva.
V naslednjem članku vam bomo pomagali, da boste lahko napisati ali sestaviti zahtevek na najbolj učinkovit način.
Na kaj morate biti pozorni, ko pišete zahtevek
- Prva stvar je, da je pisanje jasno in jedrnato. Prav tako morate biti neposredni in pri razlagi težave ne smete izgubljati besed. Zelo pomembno je, da prejemnik pisma vse razume na jasen in preprost način.
- Še en nasvet pri pisanju pisma je, da bodite spoštljivi in prijazni. Uporabljeni jezik ne sme biti žaljiv in vedno se morate izogibati kletvicam. Na ta način bo prejemnik pismo vzel resno in neposredno.
- Drug pomemben element pri pisanju pritožbenega pisma je predložitev vrsto dokazov, ki pomagajo podpreti zadevno trditev. Primeri teh testov so lahko računi, vstopnice ali dobavnice. Takšni dokazi bodo omogočili sprejem pritožbe.
- Še zadnji nasvet bi bil, da zahtevate rešitev glede na ugotovljeno pritožbo. Dobro je določiti rok tako da lahko naslovnik odgovori na reklamni dopis.
Kot ste videli, je pomembno slediti vrsti korakov in smernic pri pisanju zahtevka. Zares pomembno je, da težavo ali pritožbo napišete jasno in jedrnato, da dobite najboljši možni odgovor.
Kako napisati učinkovito pritožbeno pismo
Oseba bo uradno izrazila zahtevek določeno pritožbo ali obtožbo. Običajno je omenjeno pismo naslovljeno na določeno podjetje ali uradno osebo. Če želite napisati učinkovito pritožbeno pismo, ne pozabite podrobnosti o smernicah in nasvetih, ki jih morate upoštevati:
- Najprej je treba ugotoviti razlog za pritožbo ali težavo. Dobro je, da naredite seznam različnih težav, ki jih imate, in posledic, ki jih imajo te težave vsakodnevno. Tovrstni podatki so ključni pri pisanju zahtevka.
- Druga točka bo sestavljena iz pisanja zadevnega pisma. Pisava mora biti čim bolj jasna, hkrati pa ustrezna, kar zadeva informacije. Ne pozabite pripisati svojega imena poleg naslova in telefonske številke. Poleg tega je pomembno, da navedete različne težave in razloge, zaradi katerih pišete zahtevek.
- Ko pripravim pismo in končate, poslati ga morate zadevnemu podjetju. Po pravilih omenjenega podjetja lahko to storite po navadni ali elektronski pošti. V nekaterih primerih je to izvedljivo tudi osebno.
Če boste sledili tem smernicam ali korakom, boste lahko pisali popolnoma veljaven zahtevek ki vam bo pomagal rešiti težavo, ki jo imate. Ne pozabite, da mora biti zadevno besedilo čim bolj jasno, da bi dobili najboljši možni odgovor.
Kakšno strukturo mora imeti zahtevek?
- Podatki o podjetju ali subjektu, na katerega je pismo naslovljeno, morajo biti napisani na glavi pisma, posebej ime in naslov. Navesti morate tudi datum, ko je bilo pismo napisano.
- Takoj zatem je treba postaviti pozdrav tipa: »Spoštovani«, ki mu sledi dvopičje. Nato pride tisto, kar je znano kot telo pisma, v katerem morate napisati, kaj se je zgodilo, in nezadovoljstvo, ki je v zvezi s tem. V telesu moraš biti jasen in preiti k bistvu.
- Zadnji del pisma je znan kot slovo. V njej je vstavljen stavek tipa: "Poslovim se" sledi podpis. Pred podpisom lahko napišete, da je res vaše.
Primer tožbenega pisma
Dobro je, da se spomnite, da zahtevek ni nič drugega kot dokument, s katerimi oseba pokaže svoje nezadovoljstvo s storitvijo, ki jo je prejela s strani podjetja ali subjekta. Je način, s katerim morajo ljudje izraziti svoje nezadovoljstvo zaradi slabe kakovosti izdelka ali slabe storitve. Namen reklamacije je vedno rešitev, ki bo zadovoljila tistega, ki jo piše.
Primer zahtevka je lahko tisti, v katerem je zadevna situacija popolnoma opisana, skupaj z nizom podrobnosti o dejstvih, ki motivirajo navedeno pritožbo ali odpoved. Zahtevek mora podpisati oseba, ki piše dokument, in mora vsebovati vrsto podatkov, da lahko podjetje ali subjekt stopi v stik. Pisava mora biti čim bolj popolna, zato je dobro priložiti kupnine, dobavnice, račune.
Kot smo že povedali, Bistveno je, da je pisanje jasno in jedrnato. Namen je, da podjetje brez težav prebere trditev in razume celotno težavo. Drugi vidik, ki ga je treba pregledati, je, da mora biti pismo poslano s priporočeno pošto, tako da ga lahko prejemnik brez težav prejme. Še zadnji nasvet bi bil, da preberete vso zakonodajo, ki je v veljavi glede obravnavanega problema. Na ta način bo veliko lažje napisati pismo in dobiti zadovoljivo rešitev.