จดหมายร้องเรียนเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการนำเสนอข้อร้องเรียนบางอย่างหรือเพื่อแก้ปัญหา ในประเทศของเรามีจดหมายเรียกร้องหลายประเภท ไม่ว่าในกรณีใด สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อให้จดหมายเรียกร้องประสบความสำเร็จและบรรลุภารกิจ
ในบทความต่อไปนี้ เราจะช่วยคุณเพื่อให้คุณสามารถทำได้ เขียนหรือเขียนจดหมายเรียกร้องอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
สิ่งที่คุณควรทราบเมื่อเขียนจดหมายเรียกร้อง
- สิ่งแรกคือการเขียนให้ชัดเจนและกระชับ นอกจากนี้ คุณต้องพูดตรงๆ และอย่าใช้คำหยาบเมื่ออธิบายปัญหา สิ่งที่สำคัญจริงๆ คือ ผู้รับจดหมายเข้าใจทุกอย่างอย่างชัดเจนและเรียบง่าย
- เคล็ดลับอีกข้อในการเขียนจดหมายคือการให้เกียรติและเป็นมิตร ภาษาที่ใช้ต้องไม่หยาบคาย และคุณต้องหลีกเลี่ยงการดูหมิ่นตลอดเวลา ด้วยวิธีนี้ผู้รับจะจริงจังและตรงไปตรงมา
- องค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งเมื่อเขียนจดหมายร้องเรียนคือการจัดเตรียม ชุดของหลักฐานที่ช่วยสนับสนุนการอ้างสิทธิ์ที่เป็นปัญหา ตัวอย่างของการทดสอบเหล่านี้อาจเป็นใบแจ้งหนี้ ตั๋ว หรือใบส่งของ หลักฐานดังกล่าวจะทำให้สามารถรับเรื่องร้องเรียนได้
- คำแนะนำสุดท้ายคือการเรียกร้องวิธีแก้ปัญหาเกี่ยวกับการร้องเรียนที่จัดตั้งขึ้น เป็นการดีที่จะกำหนดเส้นตาย เพื่อให้ผู้รับสามารถตอบกลับจดหมายเรียกร้องได้
ดังที่คุณได้เห็นแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องปฏิบัติตามขั้นตอนและแนวทางต่างๆ เมื่อเขียนจดหมายเรียกร้อง สิ่งที่สำคัญจริงๆ คือการเขียนปัญหาหรือข้อร้องเรียนให้ชัดเจนและรัดกุม เพื่อให้ได้รับการตอบสนองที่ดีที่สุด
วิธีเขียนจดหมายเรียกร้องที่มีประสิทธิภาพ
บุคคลจะแสดงอย่างเป็นทางการผ่านจดหมายเรียกร้อง การร้องเรียนหรือการบอกเลิกบางอย่าง โดยปกติแล้ว จดหมายดังกล่าวจะส่งถึงบริษัทบางแห่งหรือหน่วยงานที่เป็นทางการ หากคุณต้องการเขียนจดหมายเรียกร้องอย่างมีประสิทธิภาพ อย่าสูญเสียรายละเอียดของหลักเกณฑ์และคำแนะนำในการปฏิบัติตาม:
- สิ่งแรกที่ต้องทำคือระบุสาเหตุของการร้องเรียนหรือปัญหา เป็นการดีที่คุณจะเขียนรายการปัญหาต่างๆ ที่คุณมีและผลที่ตามมาจากปัญหาดังกล่าวในแต่ละวัน ข้อมูลประเภทนี้เป็นกุญแจสำคัญในการเขียนจดหมายเรียกร้อง
- ประเด็นที่สองจะประกอบด้วยการเขียนจดหมายที่เป็นปัญหา การเขียนควรมีความชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในขณะที่มีความเกี่ยวข้อง เท่าที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล อย่าลืมใส่ชื่อหน้าที่อยู่และเบอร์โทร นอกเหนือจากนี้ สิ่งสำคัญคือคุณต้องระบุปัญหาต่างๆ และเหตุผลที่คุณเขียนจดหมายเรียกร้อง
- เมื่อฉันร่างจดหมายและคุณเสร็จแล้ว คุณต้องส่งไปที่บริษัทที่มีปัญหา ตามกฎของบริษัทดังกล่าว คุณสามารถทำได้ทางไปรษณีย์หรืออีเมลธรรมดา ในบางกรณีสามารถทำได้ด้วยตนเอง
หากคุณปฏิบัติตามแนวทางหรือขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะสามารถเขียน จดหมายเรียกร้องที่มีผลสมบูรณ์ ที่จะช่วยแก้ปัญหาที่คุณมี โปรดจำไว้ว่าข้อความที่เป็นปัญหาควรชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้ได้คำตอบที่ดีที่สุด
จดหมายเรียกร้องควรมีโครงสร้างอย่างไร
- ข้อมูลของบริษัทหรือนิติบุคคลที่จ่าหน้าถึงจดหมายจะต้องเขียนบนหัวจดหมาย โดยเฉพาะชื่อและที่อยู่ คุณต้องใส่วันที่ที่เขียนจดหมายด้วย
- หลังจากนั้นทันที ควรใส่คำทักทายประเภท: "Dear Sir" ตามด้วยเครื่องหมายทวิภาค จากนั้นสิ่งที่เรียกว่าเนื้อความของจดหมายก็มาถึง ซึ่งคุณต้องเขียนสิ่งที่เกิดขึ้นและความไม่พอใจเกี่ยวกับเรื่องนี้ ในร่างกายคุณต้องชัดเจนและเข้าประเด็น
- ส่วนสุดท้ายของจดหมายคือสิ่งที่เรียกว่าอำลา ในนั้นมีการใส่วลีประเภท: "ฉันบอกลา" ตามด้วยลายเซ็น คุณสามารถใส่คำที่เป็นของคุณอย่างแท้จริงก่อนลงนาม
ตัวอย่างจดหมายเรียกร้อง
เป็นการดีที่คุณจำไว้ว่าจดหมายเรียกร้องเป็นเพียงเอกสาร โดยบุคคลแสดงความไม่พอใจต่อบริการที่ได้รับ โดยบริษัทหรือนิติบุคคล เป็นวิธีที่ผู้คนต้องแสดงความไม่พอใจต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ไม่ดี วัตถุประสงค์ของจดหมายเรียกร้องเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ตอบสนองความต้องการของบุคคลที่เขียน
ตัวอย่างของจดหมายเรียกร้องอาจเป็นสิ่งที่อธิบายสถานการณ์ที่เป็นปัญหาได้อย่างสมบูรณ์ พร้อมชุดรายละเอียดข้อเท็จจริงที่จูงใจให้ร้องเรียนหรือว่ากล่าว. จดหมายเรียกร้องจะต้องลงนามโดยบุคคลที่เขียนเอกสารและประกอบด้วยชุดข้อมูลเพื่อให้บริษัทหรือนิติบุคคลสามารถติดต่อได้ การเขียนจะต้องสมบูรณ์ที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่จะแนบตั๋วซื้อ ใบส่งของ ใบเสร็จรับเงิน
อย่างที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ สิ่งสำคัญคือต้องเขียนให้ชัดเจนและกระชับ สิ่งที่ตั้งใจไว้คือบริษัทอ่านข้อเรียกร้องโดยไม่มีปัญหาและเข้าใจปัญหาทั้งหมด อีกแง่มุมที่ต้องตรวจสอบคือจดหมายต้องส่งทางไปรษณีย์รับรองเพื่อให้ผู้รับสามารถรับได้โดยไม่มีปัญหา คำแนะนำสุดท้ายคือการอ่านกฎหมายทั้งหมดที่บังคับใช้เกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้น ด้วยวิธีนี้จะทำให้การเขียนจดหมายง่ายขึ้นและได้รับคำตอบที่น่าพอใจ