Ang isang liham ng reklamo ay isang epektibong paraan upang magharap ng isang partikular na reklamo o upang malutas ang isang problema. Sa ating bansa mayroong iba't ibang uri ng mga liham ng paghahabol. Sa anumang kaso, mahalagang sundin ang isang serye ng mga hakbang pagdating sa paggawa ng isang claim letter na matagumpay at pagtupad sa misyon nito.
Sa susunod na artikulo ay tutulungan ka namin upang magagawa mo sumulat o gumawa ng isang liham ng paghahabol sa pinakamabisang paraan na posible.
Ano ang dapat mong tandaan kapag sumusulat ng liham ng paghahabol
- Ang unang bagay ay gawing malinaw at maigsi ang pagsulat. Gayundin, kailangan mong maging direkta at huwag umiwas ng mga salita kapag nagpapaliwanag ng problema. Ang talagang mahalaga ay naiintindihan ng tatanggap ng liham ang lahat sa malinaw at simpleng paraan.
- Isa pa sa mga tip sa pagsulat ng liham ay ang pagiging magalang at maging mabait. Ang wikang ginagamit ay hindi dapat nakakasakit at kailangan mong iwasan ang kabastusan sa lahat ng oras. Sa ganitong paraan, sineseryoso at direkta ng tatanggap ang sulat.
- Ang isa pang mahalagang elemento kapag nagsusulat ng liham ng reklamo ay ang magbigay isang serye ng ebidensya na tumutulong sa pagsuporta sa sinasabing claim. Ang mga halimbawa ng mga pagsubok na ito ay maaaring mga invoice, tiket o tala sa paghahatid. Ang gayong ebidensya ay magbibigay-daan sa pagtanggap ng reklamo.
- Ang isang huling payo ay ang humingi ng solusyon kaugnay ng naitatag na reklamo. Magandang magtakda ng deadline para makatugon ang addressee sa claim letter.
Gaya ng nakita mo, mahalagang sundin ang isang serye ng mga hakbang at alituntunin kapag sumusulat ng liham ng paghahabol. Ang talagang mahalaga ay isulat ang problema o reklamo sa isang malinaw at maigsi na paraan upang makuha ang pinakamahusay na posibleng tugon.
Paano magsulat ng isang epektibong liham ng paghahabol
Sa pamamagitan ng isang claim letter, ang isang tao ay pormal na magpapahayag isang tiyak na reklamo o pagtuligsa. Karaniwan, ang nasabing liham ay naka-address sa isang partikular na kumpanya o isang opisyal na entity. Kung nais mong magsulat ng isang epektibong liham ng paghahabol, huwag mawalan ng detalye ng mga alituntunin at payo na dapat sundin:
- Ang unang bagay na dapat gawin ay tukuyin ang dahilan ng reklamo o problema. Mabuti na gumawa ka ng isang listahan ng iba't ibang mga problema na mayroon ka at ang mga kahihinatnan ng mga naturang problema sa pang-araw-araw na batayan. Ang ganitong uri ng impormasyon ay susi sa pagsulat ng liham ng paghahabol.
- Ang pangalawang punto ay bubuo ng pagsulat ng liham na pinag-uusapan. Ang pagsulat ay dapat na malinaw hangga't maaari habang may kaugnayan, sa abot ng impormasyon. Huwag kalimutang ilagay ang iyong pangalan sa tabi ng iyong address at numero ng telepono. Bukod dito, mahalagang ilagay mo ang iba't ibang problema at ang dahilan kung bakit mo isinulat ang liham ng paghahabol.
- Kapag nagawa ko na ang sulat at tapos ka na, dapat mong ipadala ito sa pinag-uusapang kumpanya. Ayon sa mga patakaran ng nasabing kumpanya, magagawa mo ito sa pamamagitan ng regular na koreo o email. Sa ilang mga kaso, posible ring gawin ito nang personal.
Kung susundin mo ang mga alituntunin o hakbang na ito, makakasulat ka isang ganap na epektibong liham ng paghahabol na makakatulong sa iyo na malutas ang problemang mayroon ka. Tandaan na ang tekstong pinag-uusapan ay dapat na malinaw hangga't maaari upang makuha ang pinakamahusay na posibleng sagot.
Anong istraktura ang dapat magkaroon ng isang claim letter?
- Ang impormasyon ng kumpanya o entity kung saan naka-address ang liham ay dapat na nakasulat sa Letterhead, partikular ang pangalan at tirahan. Dapat mo ring ilagay ang petsa kung kailan isinulat ang liham.
- Kaagad pagkatapos, isang pagbati ng uri: "Mahal na ginoo" ay dapat ilagay, na sinusundan ng isang tutuldok. Pagkatapos ay kung ano ang kilala bilang ang Katawan ng sulat, kung saan kailangan mong isulat kung ano ang nangyari at ang kawalang-kasiyahan doon ay tungkol dito. Sa katawan kailangan mong maging malinaw at makarating sa punto.
- Ang huling bahagi ng liham ay tinatawag na Paalam. Sa loob nito, inilalagay ang isang parirala ng uri: "Nagpaalam ako" sinundan ng lagda. Maaari mong ilagay ang salitang iyong tunay bago pumirma.
Halimbawa ng liham ng paghahabol
Mabuting tandaan mo na ang isang liham ng paghahabol ay hindi hihigit sa isang dokumento, kung saan ipinapakita ng isang tao ang kanilang kawalang-kasiyahan sa serbisyong natanggap nila ng isang kumpanya o entity. Ito ay isang paraan na kailangang ipahayag ng mga tao ang kanilang kawalang-kasiyahan sa hindi magandang kalidad ng isang produkto o hindi magandang serbisyo. Ang layunin ng liham ng paghahabol ay palaging isang solusyon na nagbibigay-kasiyahan sa taong sumulat nito.
Ang isang halimbawa ng isang liham ng paghahabol ay maaaring isa kung saan ang sitwasyong pinag-uusapan ay perpektong inilarawan, kasama ang isang serye ng mga detalye ng mga katotohanan na nag-uudyok sa nasabing reklamo o pagtuligsa. Ang sulat ng paghahabol ay dapat pirmahan ng taong sumulat ng dokumento at naglalaman ng isang serye ng data upang ang kumpanya o entity ay maaaring makipag-ugnayan. Ang pagsulat ay dapat na kumpleto hangga't maaari, kaya magandang ilakip ang mga ticket sa pagbili, mga tala sa paghahatid, mga resibo.
Gaya ng sinabi natin kanina, Mahalaga na ang pagsulat ay malinaw at maigsi. Ang nilalayon ay binabasa ng kumpanya ang claim nang walang problema at naiintindihan ang buong problema. Ang isa pang aspeto upang suriin ay ang sulat ay dapat ipadala sa pamamagitan ng sertipikadong koreo upang matanggap ito ng tatanggap nang walang anumang problema. Ang isang huling payo ay basahin ang lahat ng batas na ipinapatupad tungkol sa problemang ibinangon. Sa ganitong paraan, magiging mas madali ang pagsulat ng liham at makakuha ng kasiya-siyang solusyon.