Лист-претензія – ефективний спосіб подати певну скаргу або вирішити проблему. У нашій країні існують різні види претензійних листів. У будь-якому випадку, важливо виконати низку кроків, щоб зробити лист-претензію успішним і виконати його місію.
У наступній статті ми збираємося допомогти вам, щоб ви могли написати або скласти претензійний лист якомога ефективнішим способом.
Про що слід пам'ятати при написанні претензійного листа
- По-перше, це зробити текст чітким і лаконічним. Крім того, ви повинні бути прямими і не скупитися на слова, пояснюючи проблему. Насправді важливо, щоб одержувач листа розумів все зрозуміло і просто.
- Ще одна порада під час написання листа – бути поважним і добрим. Використовувана мова не повинна бути образливою і ви завжди повинні уникати ненормативної лексики. Таким чином адресат сприйме лист серйозно і прямо.
- Ще один важливий елемент під час написання листа-скарги – надати ряд доказів, які допомагають підтвердити спірне твердження. Прикладами таких тестів можуть бути рахунки-фактури, квитки або накладні. Такі докази дозволять прийняти скаргу.
- Останньою порадою було б вимагати рішення щодо встановленої скарги. Добре встановити крайній термін щоб адресат міг відповісти на лист-претензію.
Як ви бачили, важливо дотримуватися ряду кроків і вказівок при написанні претензійного листа. Що справді важливо, так це написати проблему чи скаргу чітко та лаконічно, щоб отримати найкращу відповідь.
Як написати ефективний претензійний лист
Через лист-претензію особа офіційно висловить певна скарга чи донос. Зазвичай цей лист адресується певній компанії або офіційній особі. Якщо ви хочете написати ефективний лист-претензію, не втрачайте докладні вказівки та поради, яких слід дотримуватися:
- Перше, що потрібно зробити, це визначити причину скарги або проблеми. Добре, якщо ви складаєте список різних проблем, які у вас є, і наслідків, які ці проблеми мають на щоденній основі. Ця інформація є ключовою під час написання претензійного листа.
- Другий пункт складатиметься з написання відповідного листа. Письмо має бути максимально зрозумілим, але актуальним, що стосується інформації. Не забудьте вказати своє ім'я поруч із адресою та номером телефону. Окрім цього, важливо, щоб ви вказали різні проблеми та причину, через яку ви пишете претензію.
- Коли я напишу листа, і ви закінчите, ви повинні надіслати його відповідній компанії. Згідно з правилами зазначеної компанії, це можна зробити звичайною поштою або електронною поштою. У деяких випадках це також можливо зробити особисто.
Якщо ви будете дотримуватися цих вказівок або кроків, ви зможете писати повністю дійсний претензійний лист що допоможе вирішити проблему, яка у вас є. Пам’ятайте, що текст, про який йдеться, має бути максимально зрозумілим, щоб отримати найкращу відповідь.
Яку структуру повинен мати претензійний лист?
- Інформація про компанію чи організацію, якій адресовано лист, має бути вказана на фірмовому бланку, зокрема назву та адресу. Також необхідно вказати дату написання листа.
- Відразу після цього слід поставити привітання типу: «Шановний пане», після якого ставиться двокрапка. Потім іде те, що називається основним текстом листа, у якому ви повинні написати, що сталося, і невдоволення, яке є з цього приводу. У тілі ви повинні бути ясними і переходити до суті.
- Остання частина листа називається «Прощання». У ньому ставиться фраза типу: «Я прощаюся» слідує підпис. Ви можете поставити слово щиро ваше перед підписом.
Приклад претензійного листа
Добре, що ви пам’ятаєте, що претензійний лист – це не більше ніж документ, за допомогою якого людина демонструє своє незадоволення отриманою послугою компанією чи організацією. Це спосіб, за допомогою якого люди мають висловити своє невдоволення низькою якістю продукту або поганим обслуговуванням. Метою листа-претензії завжди є рішення, яке задовольняє особу, яка його пише.
Прикладом претензійного листа може бути лист, у якому детально описана ситуація, про яку йдеться, разом із низкою подробиць фактів, які мотивують зазначену скаргу чи донос. Лист-претензія має бути підписаний особою, яка складає документ, і містити низку даних, щоб компанія чи організація могли зв’язатися. Написання повинно бути максимально повним, тому добре додавати квитки про покупку, накладні, квитанції.
Як ми вже говорили раніше, Важливо, щоб письмо було чітким і лаконічним. Передбачається, що компанія без проблем прочитає заяву та зрозуміє всю проблему. Інший аспект, який слід перевірити, полягає в тому, що лист має бути надіслано рекомендованою поштою, щоб одержувач міг отримати його без проблем. Останньою порадою було б прочитати все чинне законодавство щодо порушеної проблеми. Таким чином буде набагато легше написати листа та отримати задовільне рішення.