Thư khiếu nại là một cách hiệu quả để trình bày một khiếu nại nào đó hoặc để giải quyết một vấn đề. Ở nước ta có nhiều loại đơn kiện khác nhau. Trong bất kỳ trường hợp nào, điều quan trọng là phải tuân theo một loạt các bước khi viết thư yêu cầu bồi thường thành công và hoàn thành sứ mệnh của nó.
Trong bài viết sau đây chúng tôi sẽ giúp bạn để bạn có thể viết hoặc soạn thư khiếu nại theo cách hiệu quả nhất có thể.
Những điều cần lưu ý khi viết đơn yêu cầu bồi thường
- Điều đầu tiên là làm cho văn bản rõ ràng cũng như súc tích. Ngoài ra, bạn phải trực tiếp và không dùng từ ngữ khi giải thích vấn đề. Điều thực sự quan trọng là người nhận bức thư hiểu mọi thứ một cách rõ ràng và đơn giản.
- Một mẹo khác khi viết thư là phải tôn trọng cũng như tử tế. Ngôn ngữ được sử dụng không được xúc phạm và bạn phải tránh thô tục mọi lúc. Bằng cách này, người nhận sẽ xem xét bức thư một cách nghiêm túc và trực tiếp.
- Một yếu tố quan trọng khác khi viết thư khiếu nại là cung cấp một loạt các bằng chứng giúp hỗ trợ cho tuyên bố đang được đề cập. Ví dụ về các thử nghiệm này có thể là hóa đơn, vé hoặc phiếu giao hàng. Bằng chứng như vậy sẽ cho phép khiếu nại được chấp nhận.
- Một lời khuyên cuối cùng là yêu cầu một giải pháp đối với khiếu nại đã được thiết lập. Thật tốt khi đặt ra thời hạn để người nhận có thể trả lời thư yêu cầu.
Như bạn đã thấy, điều quan trọng là phải tuân theo một loạt các bước và hướng dẫn khi viết đơn yêu cầu bồi thường. Điều thực sự quan trọng là viết vấn đề hoặc khiếu nại một cách rõ ràng và ngắn gọn để nhận được phản hồi tốt nhất có thể.
Cách viết thư yêu cầu bồi thường hiệu quả
Thông qua thư yêu cầu, một người sẽ chính thức bày tỏ một khiếu nại, tố cáo nào đó. Thông thường, bức thư nói trên được gửi đến một công ty nhất định hoặc một tổ chức chính thức. Nếu bạn muốn viết một lá thư yêu cầu hiệu quả, đừng bỏ lỡ chi tiết của các hướng dẫn và lời khuyên để làm theo:
- Điều đầu tiên cần làm là xác định lý do khiếu nại hoặc vấn đề. Thật tốt khi bạn lập một danh sách các vấn đề khác nhau mà bạn gặp phải và hậu quả mà những vấn đề đó gây ra hàng ngày. Loại thông tin này là chìa khóa khi viết thư yêu cầu bồi thường.
- Điểm thứ hai sẽ bao gồm việc viết bức thư được đề cập. Bài viết phải rõ ràng nhất có thể trong khi có liên quan, theo như thông tin có liên quan. Đừng quên đặt tên của bạn bên cạnh địa chỉ và số điện thoại của bạn. Ngoài ra, điều quan trọng là bạn phải đặt các vấn đề khác nhau và lý do bạn viết thư yêu cầu bồi thường.
- Sau khi tôi soạn thảo bức thư và bạn đã hoàn thành, bạn phải gửi nó cho công ty trong câu hỏi. Theo các quy tắc của công ty nói trên, bạn có thể làm như vậy bằng thư hoặc email thông thường. Trong một số trường hợp, cũng có thể thực hiện trực tiếp.
Nếu bạn làm theo các hướng dẫn hoặc các bước này, bạn sẽ có thể viết một lá thư yêu cầu hoàn toàn có hiệu lực điều đó sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề mà bạn có. Hãy nhớ rằng văn bản trong câu hỏi phải rõ ràng nhất có thể để có được câu trả lời tốt nhất có thể.
Một lá thư khiếu nại nên có cấu trúc như thế nào?
- Thông tin của công ty hoặc tổ chức mà thư được gửi đến phải được viết trên Tiêu đề thư, cụ thể tên và địa chỉ. Bạn cũng phải đặt ngày mà bức thư được viết.
- Ngay sau đó, nên đặt một lời chào kiểu: "Dear Sir", tiếp theo là dấu hai chấm. Sau đó, đến phần được gọi là Nội dung của bức thư, trong đó bạn phải viết những gì đã xảy ra và sự bất mãn về nó. Trong phần thân bài, bạn phải rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề.
- Phần cuối cùng của bức thư được gọi là Chia tay. Trong đó, một cụm từ thuộc loại được đặt: "Tôi nói lời tạm biệt" theo sau là chữ ký. Bạn có thể đặt từ thực sự của bạn trước khi ký.
Ví dụ về thư khiếu nại
Thật tốt khi bạn nhớ rằng thư yêu cầu không là gì khác hơn là một tài liệu, qua đó một người thể hiện sự không hài lòng của họ với dịch vụ mà họ đã nhận được bởi một công ty hoặc tổ chức. Đó là một cách mà mọi người phải bày tỏ sự không hài lòng của họ với chất lượng kém của sản phẩm hoặc dịch vụ kém. Mục đích của thư yêu cầu luôn là một giải pháp làm hài lòng người viết nó.
Một ví dụ về thư khiếu nại có thể là một trong đó tình huống được đề cập được mô tả hoàn hảo, kèm theo hàng loạt tình tiết làm cơ sở cho việc khiếu nại, tố cáo nói trên.. Thư khiếu nại phải được ký bởi người viết tài liệu và chứa một loạt dữ liệu để công ty hoặc tổ chức có thể liên lạc. Bài viết phải càng đầy đủ càng tốt, nên đính kèm phiếu mua hàng, phiếu giao hàng, biên lai thì càng tốt.
Như chúng tôi đã nói trước đây, Điều cần thiết là văn bản rõ ràng cũng như súc tích. Mục đích là công ty đọc yêu cầu mà không có vấn đề gì và hiểu toàn bộ vấn đề. Một khía cạnh khác cần lưu ý là bức thư phải được gửi bằng thư bảo đảm để người nhận có thể nhận được nó mà không gặp vấn đề gì. Một lời khuyên cuối cùng là hãy đọc tất cả các luật hiện hành liên quan đến vấn đề nêu ra. Bằng cách này, việc viết thư và nhận được giải pháp thỏa đáng sẽ dễ dàng hơn nhiều.