يعد المكتب والموظف والوظائف التي يؤدونها أحد الهياكل التنظيمية التي انتشرت في جميع أنحاء العالم. مساحة تشغيلية مع موارد بشرية ووظائف محددة تجعل خدمة جمهور معين أكثر جدوى.
اليوم هناك كتبة ومكاتب لجميع أنواع الاحتياجات، والمؤسسات ذات المكاتب المتعددة ، بما في ذلك المكاتب العائلية وحتى المكاتب الافتراضية. قبل أن نتناول موضوعنا اليوم حول وظائف المكتب ، دعنا نكسر المفهوم ونقوم بجولة في المكتب وممثله ، أي الموظف.
ما هو المكتب بالضبط؟
أصل الكلمة تأتي الكلمة المعنية من "المكتب" اللاتيني. يُفهم المكتب على أنه مساحة أو غرفة أو غرفة أو ملحق ، حيث يتم توفير وظيفة أو خدمة معينة.
يمكن توزيع المكتب بدوره بين آخرين. على سبيل المثال ، إذا ذهبنا إلى وزارة التربية والتعليم للحصول على معلومات حول شيء معين ، فسنحصل على مئات المكاتب داخل نفس الوحدة. هذه تسمى المكتب ، و تختلف حسب نشاط كل عامل، سيكون لكل منهم مكان عمل خاص به ووظائف محددة جيدًا.
هل الجميع في مكتب كتبة؟
يمكن أن يعمل المكتب من شخص واحد إلى أكبر عدد تسمح به المساحة. ليست جميعها لها نفس الوظائف ونفس التسلسل الهرمي. في هذه قد يكون هناك رئيس أو مدير ، سكرتير أو مساعد ، رسول. المالك أو صاحب المشروع لديه مكتبه مع من يعولهم.
توجد مكاتب صغيرة جدًا وبعضها كبير جدًا حيث يتفاعل العديد من الأشخاص ، ولكل منها مساحته ووظائفه المحددة. هذا التوزيع للمكتب هو ميزة تنظيمية ، لأنه عندما يكون لكل عامل مساحته ، فإنه يحسن الجودة والتحفيز والإنتاجية. بنفس الطريقة يتم تجنب المحادثات غير الضرورية بين العاملين وذلك يمنع ضياع الوقت.
مكتب صغير ، اكتظاظ مقابل تفاعل
في حالة المكاتب الصغيرة ، يمكن أن تنشأ المواجهات ولكن أيضًا الكثير من الود في وسط بيئة صاخبة تجبر أعضائها على مشاركة المساحة والأثاث. في هذه الحالات ، يتمتع المدير أو المدير بإمكانية التحكم أو الإشراف عليهم بسهولة أكبر دون الحاجة إلى السفر إلى مناطق أكبر.
اين تعمل المكاتب؟
يمكن العثور على المكاتب في أي مكان: هناك مجمعات تجارية تستأجر مساحات مكتبية ، وهناك مكاتب في المؤسسات العامة والخاصة. يمكن أن يعمل المكتب في ملحق المنزل ، في مصنع وفي مئات الأماكن التي يتطلبها الواقع.
ولكن ما هو بالضبط عامل المكتب؟
كل شركة أو وكالة لديها نوع من الهيكل الوظيفي أو المخطط التنظيمي ، وهذا ليس أكثر مما يعرف بتخطيط العمل. الكتبة من الناحية النظرية هم كل أولئك الذين يعملون في مكتب ، حتى عندما يكون لديهم مناصب ووظائف وتعيينات معينة ، فإنهم جميعًا يعملون في مكتب.
نجاح هذه المجموعة في تحقيق موظفي المكتب حتى عندما يشغلون أدوارًا مختلفة داخل الشركة. كما هو الحال بالنسبة لأولئك الذين لديهم وظائف إدارية ، ولهذا السبب يتم استدعاؤهم "الموظفون الإداريون" وزيادة التواصل مع المستفيدين من هذه الخدمة.
وظائف عامل المكتب
يمكن أن يكون لعامل المكتب وظائف متعددة ، ويمكن أن تتنوع أدوارهم وفقًا لنوع المكتب الذي يؤدون وظائفهم فيه. يتتبع موظف المكتب الملف ، إما في مجلدات افتراضية أو في ما يسمى بالملفات "المادية" أو الأرفف حيث يتم طلب المستندات ذات الأهمية وتصنيفها وحمايتها والتي سيتم الرجوع إليها في أي وقت من قبل الأشخاص المصرح لهم.
يحتاج عامل المكتب إلى ملف تعريف ، أي أنه يجب أن يعرف ويتعامل مع مهارات معينة مطلوبة لأداء منصبه. من خدمة العملاء حتى حل النزاع، بما في ذلك إدارة الموثوقية.
يجب أن يتعلم عامل المكتب تدوين الملاحظات أو اتباع التعليمات بسرعة. سواء شفويا أو كتابيا. من المهم أن تحمل جدول أعمال وملاحظات بالمهام والتفاصيل التي يجب تذكرها.
وبالمثل ، يجب أن يساهم في تنظيم المكان ، والمكتب مرادف أيضًا لـ "النظام" ، ولهذا السبب فإن هذا الترتيب هو مهمة الكاتب وبقية أعضاء الفريق المذكور.
في بعض الأحيان ، يجب على الكتبة تقديم طلبات أو طلبات ، من الضروري أن يتعلموا ذلك نصوص هيكلية من هذا النوع. كتابة المراسلات هي المفتاح في هذا الدور.
بنفس الطريقة ، فإن التعامل مع المراسلات مهم.: استلام وتسجيل وتسليم وتصنيف والرد عليها. لملف المستندات لاحقًا.
في الماضي ، يتطلب كونك كاتبًا استخدام تقنية يدوية معينة مثل الآلات الكاتبة وأجهزة الفاكس ، والتي تم استبدالها اليوم بأجهزة الكمبيوتر ورسائل البريد الإلكتروني. الكاتب يحتفظ بسجلات محاسبية أو ، في حالة فشل ذلك ، شروح الدخل والمصروفات.
المكتب مساحة للنمو
بالإضافة إلى الوظيفة التي يؤديها المكتب والأدوار التي يؤديها أولئك الذين يصنعون الحياة فيه ، فإن هذا الفضاء يشكل منطقة أو مجالًا للتعلم والتدريب. بالنسبة للفرد ، يمثل التواجد في المكتب إمكانية القدرة على تحقيق نفسه كفرد لديه القدرة على تطوير المهارات والمعرفة والقدرات والمواقف وعادات العمل التي تسمح له بتحقيق مواقف مرضية في الحياة.
عندما يروي العديد من المديرين ورواد الأعمال الناجحين قصتهم ونجاحهم على رأس شركة ما ، فإنهم يعترفون بأنهم بدأوا ككاتب في هذا القسم أو قسم آخر.
عامل المكتب هو أيضًا مسؤول وحتى تنفيذي
لا تقتصر أهمية المكتب على الوظيفة التي يوفرها لأولئك الذين يعملون هناك. دعنا نتخيل للحظة أن شركة الخدمات تحتاج إلى فتح مكتب واستئجار مكان في أحد الشوارع أو المجتمعات العديدة في المدينة.
مما لا شك فيه أن أول نفع و الأهم هو خلق فرص عمل جديدة في المكان الذي أقيم فيه ، والذي يمكن من خلاله تحسين الظروف المعيشية لأولئك الذين يدخلون لأنها تسمح بزيادة دخلهم ومعها القدرة على تلبية احتياجاتهم.
ومع ذلك ، هناك فوائد أخرى ، مثل توليد حركة المرور في هذا القطاع ، وجذب الزوار أو المستثمرين أو العملاء المحتملين الذين ، نتيجة إقامتهم في ذلك المكان ، يحتاجون إلى خدمات أخرى مثل: الطعام ، والنقل ، والقرطاسية ، من بين أمور أخرى.
كم يكسب عامل المكتب؟
أما بالنسبة للراتب الذي يتقاضاه أولئك الذين يعملون في المكتب ، فسيكون دائمًا متنوعًا للغاية. سيعتمدون على نوع الشركة وجودة الموظف الذي سيتم تعيينه.
في بعض المناسبات ، يتطلب المكتب سيدة تعرف كيفية التعامل مع جهاز كمبيوتر وملف ، ولكن ستكون هناك مناسبات تطلب فيها الشركة موظفًا ثنائي اللغة ، ولا يمكن لكليهما الحصول على نفس الراتب. الأجر يختلف أيضا حسب الوظيفة من ينفذ المسؤولية. ومع ذلك ، فإن هؤلاء الأشخاص بدورهم سيكون لديهم موظفين آخرين في المكاتب تحت مسؤوليتهم.
مكتب القرن الحادي والعشرين
لقد تغيرت الأمور كثيرًا لدرجة أن بعض الشركات تستخدم مكاتب افتراضية وتخزن جميع ملفاتها فيما يعرف باسم السحابة الرقمية ، وهذا يساهم في توفير المساحة ونفقات الموظفين. وبالمثل ، تشير مكاتب اليوم إلى المزيد من الزخارف المذهلة وإدارة أكثر كفاءة للموارد ، أي أن الطلب آخذ في الازدياد.