Le bureau, le greffier et les fonctions qu'ils exercent font partie des structures organisationnelles qui se sont répandues dans le monde. Un espace opérationnel doté de ressources humaines et de fonctions définies permet de mieux servir un public spécifique.
Aujourd'hui, il y a des commis et des bureaux pour tous types de besoins, des institutions avec plusieurs bureaux, y compris des family offices et même des bureaux virtuels. Avant d'aborder notre sujet aujourd'hui sur les fonctions de bureau, décomposons le concept et faisons le tour du bureau et de son représentant, c'est-à-dire le greffier.
Qu'est-ce qu'un bureau exactement?
Etymologiquement, le mot en question vient du latin «office». On entend par bureau un espace, une pièce, une pièce, une annexe, où une fonction ou un service spécifique est fourni.
Un bureau à son tour peut être réparti entre autres. Par exemple, si nous nous adressons au ministère de l'Éducation pour obtenir des informations sur quelque chose en particulier, nous aurons des centaines de bureaux dans la même unité. Celles-ci sont appelées un bureau, et varient selon l'activité de chaque travailleur, chacun d'entre eux aura son propre lieu de travail et des fonctions bien définies.
Est-ce que tout le monde est dans un commis de bureau?
Un bureau peut fonctionner d'une personne à autant que l'espace le permet. Tous n'ont pas les mêmes fonctions et la même hiérarchie. Dans ceux-ci, il peut y avoir un patron ou un directeur, une secrétaire ou un assistant, un messager. Le propriétaire ou l'entrepreneur lui-même a son bureau avec ceux de ses personnes à charge.
Il y a de très petits bureaux et certains très grands où plusieurs personnes interagissent, chacune avec son espace et ses fonctions définies. Cette répartition du bureau est un avantage organisationnel, car lorsque chaque travailleur a son espace, cela améliore la qualité, la motivation et la productivité. De la même manière les conversations inutiles sont évitées entre les travailleurs et cela évite la perte de temps.
Petit bureau, surpeuplement vs interaction
Dans le cas des petits bureaux, des confrontations pourraient être générées, mais aussi beaucoup de cordialité au milieu d'un environnement bruyant qui oblige ses membres à partager espace et mobilier. Dans ces cas, le gestionnaire ou le directeur a la possibilité de les contrôler ou de les superviser plus facilement sans avoir à se déplacer dans des zones plus vastes.
Où travaillent les bureaux?
Les bureaux peuvent être trouvés n'importe où: il y a des complexes commerciaux qui louent des bureaux, il y a des bureaux dans des institutions publiques et privées. Un bureau peut travailler dans l'annexe d'une maison, dans une usine et dans des centaines d'endroits où la réalité l'exige.
Mais qu'est-ce qu'un employé de bureau exactement?
Chaque entreprise ou agence a une sorte de structure fonctionnelle ou d'organigramme, qui n'est rien de plus que ce que l'on appelle la planification du travail. En théorie, les commis sont tous ceux qui travaillent dans un bureau, même lorsqu'ils occupent certains postes, fonctions et nominations, ils travaillent tous dans un bureau.
Le succès de ce groupe réside dans l'épanouissement des employés de bureau même lorsqu'ils occupent des rôles différents au sein de l'entreprise. Comme c'est le cas de ceux qui ont des fonctions administratives, c'est pourquoi ils sont appelés "Employés administratifs" et avoir un plus grand contact avec les bénéficiaires de ce service.
Fonctions des employés de bureau
Un employé de bureau peut avoir plusieurs fonctions, ses rôles peuvent être très variés selon le type de bureau où il exerce ses fonctions. Un employé de bureau garde la trace du dossier, soit dans des dossiers virtuels, soit dans des fichiers ou étagères dits «physiques» où les documents d'intérêt sont commandés, classés et protégés et qui seront consultés à tout moment par des personnes autorisées.
Un employé de bureau a besoin d'un profil, c'est-à-dire qu'il doit connaître et gérer certaines compétences nécessaires au développement de son poste. Du service client jusqu'à la résolution du conflit, y compris la gestion de la fiabilité.
Un employé de bureau doit apprendre à prendre des notes ou à suivre les instructions rapidement. Soit oralement, soit par écrit. Il est important que vous ayez un ordre du jour et des notes de tâches et de détails à retenir.
De même, il doit contribuer à l'organisation de l'espace, bureau est aussi synonyme de «commande», c'est pourquoi cette commande est du ressort du greffier et du reste des membres de ladite équipe.
Parfois, les employés doivent faire des demandes ou des demandes, pour lesquelles il est nécessaire qu'ils apprennent à textes de structure de ce type. La rédaction de la correspondance est essentielle dans ce rôle.
De la même manière, le traitement de la correspondance est important.: Recevoir, enregistrer, livrer, classer et répondre à ces. Pour déposer des documents ultérieurement.
Dans le passé, être commis exigeait l'utilisation de certaines technologies manuelles telles que les machines à écrire et les télécopieurs, aujourd'hui remplacées par des ordinateurs et des courriels. Le greffier tient des registres comptables ou, à défaut, des annotations des revenus et dépenses.
Le bureau un espace pour grandir
Au-delà de la fonction que remplit un bureau et des rôles que remplissent ceux qui y font la vie, cet espace constitue un territoire ou un espace d'apprentissage et de formation. Pour un individu, être dans un bureau représente la possibilité de pouvoir se réaliser en tant qu'individu qui a la capacité de développer des compétences, des connaissances, des capacités, des attitudes et des habitudes de travail qui lui permettent d'accéder à des postes satisfaisants dans la vie.
Lorsque de nombreux gestionnaires et entrepreneurs qui réussissent racontent leur histoire et leur succès à la tête d'une entreprise, ils avouent avoir commencé comme commis dans tel ou tel service.
Un employé de bureau est aussi un fonctionnaire et même un cadre
L'importance d'un bureau n'est pas seulement l'emploi qu'il génère pour ceux qui y travaillent. Imaginons un instant qu'une entreprise de services ait besoin d'ouvrir un bureau et de louer une place dans l'une des nombreuses rues ou communautés de la ville.
Sans aucun doute le premier avantage et le plus important est la création de nouveaux emplois dans le lieu où il est établi, avec lequel les conditions de vie de ceux qui entrent pourraient être améliorées puisqu'elles permettent d'augmenter leurs revenus et avec elle la capacité de satisfaire leurs besoins.
Cependant, il y a d'autres avantages, générer du trafic dans ce secteur, attirer des visiteurs, des investisseurs ou des clients potentiels qui, du fait de leur séjour dans cet endroit, ont besoin d'autres services tels que: la nourriture, le transport, la papeterie, entre autres.
Combien gagne un employé de bureau?
Quant aux salaires gagnés par ceux qui exercent les fonctions d'employé de bureau, ils seront toujours très variés. Ils dépendront du type d'entreprise, de la qualité du commis à embaucher.
À certaines occasions, le bureau a besoin d'une dame qui sait gérer un ordinateur et des fichiers, mais il y aura des occasions où l'entreprise aura besoin d'un commis bilingue, les deux ne pouvant jamais gagner le même salaire. La rémunération varie également selon l'emploi qui exécute, responsabilité. Cependant, ces personnes auront à leur tour d'autres employés de bureau sous leur responsabilité.
Le bureau du XNUMXe siècle
Les choses ont tellement changé que certaines entreprises utilisent des bureaux virtuels et stockent tous leurs fichiers dans ce qu'on appelle un cloud numérique, ce qui contribue à économiser de l'espace et des dépenses de personnel. De même, les bureaux d'aujourd'hui indiquent des décorations plus frappantes et une gestion plus efficace des ressources, c'est-à-dire que la demande augmente.