Pismo pritužbe učinkovit je način iznošenja određene pritužbe ili rješavanja problema. U našoj zemlji postoje različite vrste tužbenih pisama. U svakom slučaju, važno je slijediti niz koraka kada se radi o uspješnosti pisma zahtjeva i ispunjavanju njegove misije.
U sljedećem članku ćemo vam pomoći kako biste mogli napisati ili sastaviti pismo zahtjeva na najučinkovitiji mogući način.
Što trebate imati na umu kada pišete pismo zahtjeva
- Prva stvar je da pisanje bude jasno i sažeto. Također, morate biti izravni i ne vrijeđati riječi kada objašnjavate problem. Ono što je zaista važno je da primatelj pisma sve razumije na jasan i jednostavan način.
- Još jedan od savjeta kada pišete pismo je da budete puni poštovanja, ali i prijateljski raspoloženi. Jezik koji se koristi ne smije biti uvredljiv i uvijek morate izbjegavati psovke. Na taj će način primatelj pismo shvatiti ozbiljno i izravno.
- Još jedan važan element pri pisanju žalbenog pisma je navođenje niz dokaza koji potkrepljuju predmetnu tvrdnju. Primjeri ovih testova mogu biti fakture, karte ili otpremnice. Takvi dokazi omogućit će prihvaćanje pritužbe.
- Posljednji savjet bio bi tražiti rješenje u vezi s utvrđenom pritužbom. Dobro je odrediti rok kako bi adresat mogao odgovoriti na tužbeno pismo.
Kao što ste vidjeli, važno je slijediti niz koraka i smjernica prilikom pisanja žalbenog pisma. Ono što je doista važno je napisati problem ili pritužbu na jasan i koncizan način kako bi se dobio najbolji mogući odgovor.
Kako napisati učinkovito pismo zahtjeva
Kroz pismo zahtjeva, osoba će formalno izraziti određenu pritužbu ili denunciranje. Obično je navedeno pismo naslovljeno na određenu tvrtku ili službenu osobu. Ako želite napisati učinkovito pismo zahtjeva, nemojte izgubiti pojedinosti o smjernicama i savjetima kojih se trebate pridržavati:
- Prvo što treba učiniti je identificirati razlog pritužbe ili problema. Dobro je da napravite popis različitih problema koje imate i posljedica koje ti problemi imaju na svakodnevnoj bazi. Ova vrsta informacija ključna je pri pisanju pisma zahtjeva.
- Druga točka će se sastojati od pisanja dotičnog pisma. Pisanje treba biti što je moguće jasnije, ali i relevantno, što se informacija tiče. Ne zaboravite staviti svoje ime pored adrese i broja telefona. Osim toga, važno je da navedete različite probleme i razloge zbog kojih pišete pismo zahtjeva.
- Nakon što sastavim pismo i kada ste gotovi, morate ga poslati dotičnoj tvrtki. Prema pravilima navedene tvrtke, to možete učiniti običnom poštom ili e-poštom. U nekim slučajevima to je također moguće učiniti osobno.
Ako slijedite ove smjernice ili korake, moći ćete pisati potpuno efektivno pismo zahtjeva koji će vam pomoći da riješite problem koji imate. Ne zaboravite da dotični tekst treba biti što je moguće jasniji kako biste dobili najbolji mogući odgovor.
Kakvu strukturu treba imati pismo zahtjeva?
- Podaci o tvrtki ili subjektu na koji je pismo naslovljeno moraju biti napisani na memorandumu, konkretno ime i adresu. Također morate staviti datum kada je pismo napisano.
- Odmah zatim treba staviti pozdrav tipa: "Poštovani gospodine", a zatim dvotačku. Zatim dolazi ono što je poznato kao tijelo pisma, u kojem morate napisati što se dogodilo i nezadovoljstvo koje postoji zbog toga. U tijelu morate biti jasni i prijeći na stvar.
- Posljednji dio pisma je ono što je poznato kao zbogom. U njemu se stavlja fraza tipa: "Oprostim se" nakon čega slijedi potpis. Prije potpisa možete staviti riječ zaista vaše.
Primjer pisma zahtjeva
Dobro je da upamtite da pismo zahtjeva nije ništa više od dokumenta, kojim osoba pokazuje svoje nezadovoljstvo uslugom koju je dobila od strane tvrtke ili entiteta. To je način na koji ljudi moraju izraziti svoje nezadovoljstvo lošom kvalitetom proizvoda ili lošom uslugom. Svrha reklamacije uvijek je rješenje koje će zadovoljiti osobu koja je piše.
Primjer pisma zahtjeva može biti onaj u kojem je dotična situacija savršeno opisana, zajedno s nizom pojedinosti o činjenicama koje motiviraju tužbu ili prijavu. Pismo tužbe mora potpisati osoba koja piše dokument i sadržavati niz podataka kako bi tvrtka ili subjekt mogli stupiti u kontakt. Pismo mora biti što potpunije, stoga je dobro priložiti kupovne karte, otpremnice, račune.
Kao što smo već rekli, Bitno je da pisanje bude jasno i sažeto. Namjera je da tvrtka bez problema pročita zahtjev i razumije cijeli problem. Još jedan aspekt koji treba pregledati je taj da pismo mora biti poslano preporučenom poštom kako bi ga primatelj mogao primiti bez problema. Posljednji savjet bio bi da pročitate sve zakone koji su na snazi u vezi s navedenim problemom. Na taj način će biti mnogo lakše napisati pismo i dobiti zadovoljavajuće rješenje.