Het kantoor, de griffier en de functies die zij uitoefenen, is een van de organisatiestructuren die over de hele wereld wijdverspreid zijn geraakt. Een operationele ruimte met een human resource en gedefinieerde functies maakt het bedienen van een specifiek publiek beter mogelijk.
Tegenwoordig zijn er griffiers en kantoren voor allerlei behoeften, instellingen met meerdere kantoren, waaronder family offices en zelfs virtuele kantoren. Voordat we ons onderwerp vandaag over kantoorfuncties behandelen, laten we het concept afbreken en een rondleiding krijgen door het kantoor en zijn vertegenwoordiger, dat wil zeggen, de griffier.
Wat is precies een kantoor?
Etymologisch komt het woord in kwestie van het Latijnse "kantoor". Onder kantoor wordt verstaan een ruimte, kamer, kamer, bijgebouw, waar een bepaalde functie of dienst wordt vervuld.
Een kantoor kan op zijn beurt onder andere worden verdeeld. Als we bijvoorbeeld naar het ministerie van Onderwijs gaan om informatie over iets in het bijzonder te verkrijgen, krijgen we honderden kantoren binnen dezelfde eenheid. Dit worden een kantoor genoemd, en variëren afhankelijk van de activiteit van elke werknemer, elk van hen zal zijn eigen werkplek en welomschreven functies hebben.
Is iedereen in een kantoor klerken?
Een kantoor kan van één persoon werken tot zoveel als de ruimte toelaat. Ze hebben niet allemaal dezelfde functies en dezelfde hiërarchie. Hierin kan een baas of manager zijn, een secretaris of assistent, een boodschapper. De eigenaar of ondernemer heeft zelf zijn kantoor samen met die van zijn gezinsleden.
Er zijn heel kleine kantoren en sommige heel groot waar meerdere mensen met elkaar omgaan, elk met zijn ruimte en gedefinieerde functies. Deze verdeling van het kantoor is een organisatorisch voordeel, want als elke werknemer zijn ruimte heeft, verbetert dit de kwaliteit, motivatie en productiviteit. Op dezelfde manier onnodige gesprekken worden vermeden tussen arbeiders en dat voorkomt tijdverlies.
Klein kantoor, overbevolking versus interactie
In het geval van kleinere kantoren kunnen confrontaties worden gegenereerd, maar ook veel hartelijkheid te midden van een lawaaierige omgeving die de leden dwingt om ruimte en meubilair te delen. In deze gevallen heeft de manager of directeur de mogelijkheid om hen gemakkelijker te besturen of te begeleiden zonder naar grotere gebieden te moeten reizen.
Waar werken de kantoren?
Kantoren zijn overal te vinden: er zijn commerciële complexen die kantoorruimte verhuren, er zijn kantoren in openbare en particuliere instellingen. Een kantoor kan werken in het bijgebouw van een huis, in een fabriek en op honderden plaatsen waar de realiteit het vereist.
Maar wat is een kantoormedewerker precies?
Elk bedrijf of bureau heeft een soort functionele structuur of organigram, dat is niets meer dan wat bekend staat als werkplanning. In theorie zijn griffiers al degenen die op kantoor werken, ook al hebben ze bepaalde functies, functies en benoemingen, ze werken allemaal op een kantoor.
Het succes van deze groep zit in de vervulling van de kantoormedewerkers, zelfs wanneer ze verschillende rollen binnen het bedrijf vervullen. Net als degenen met administratieve functies, daarom worden ze geroepen "Administratieve medewerkers" en meer contact hebben met de begunstigden van deze service.
Kantoormedewerker functies
Een kantoormedewerker kan meerdere functies hebben, hun rollen kunnen zeer gevarieerd zijn naargelang het type kantoor waar ze hun functies uitoefenen. Een kantoormedewerker houdt het dossier bij, hetzij in virtuele mappen, hetzij in de zogenaamde "fysieke" dossiers of rekken waar interessante documenten worden besteld, geclassificeerd en beschermd en die op elk moment door bevoegde personen kunnen worden geraadpleegd.
Een kantoormedewerker heeft een profiel nodig, dat wil zeggen dat hij bepaalde vaardigheden moet kennen en hanteren die nodig zijn voor de uitvoering van zijn functie. Van klantenservice totdat het conflict is opgelost, inclusief betrouwbaarheidsbeheer.
Een kantoormedewerker moet leren om snel aantekeningen te maken of aanwijzingen op te volgen. Mondeling of schriftelijk. Het is belangrijk dat u een agenda en notities van taken en details bij u heeft om te onthouden.
Evenzo moet het bijdragen aan de organisatie van de ruimte, kantoor is ook synoniem met "bestelling", daarom is deze bestelling de taak van de griffier en de rest van de leden van dat team.
Soms moeten griffiers verzoeken of verzoeken doen, waarvoor ze moeten leren structuurteksten van dit type. Correspondentie schrijven is de sleutel in deze rol.
Evenzo is de afhandeling van correspondentie belangrijk: Ontvang, registreer, bezorg, classificeer en reageer hierop. Om later documenten in te dienen.
In het verleden vereiste het gebruik van bepaalde handmatige technologie, zoals typemachines en faxmachines, om een bediende te zijn, tegenwoordig vervangen door computers en e-mails. De griffier houdt een boekhoudkundige administratie bij of, bij gebreke daarvan, aantekeningen van inkomsten en uitgaven.
Het kantoor een ruimte om te groeien
Naast de functie die een kantoor vervult en de rollen die degenen die erin leven, vervullen, vormt deze ruimte een territorium of gebied van leren en trainen. Voor een persoon betekent het op kantoor zijn de mogelijkheid om zichzelf te ontplooien als een persoon die het vermogen heeft om vaardigheden, kennis, capaciteiten, attitudes en werkgewoonten te ontwikkelen die hen in staat stellen om bevredigende posities in het leven te bereiken.
Wanneer veel succesvolle managers en ondernemers hun verhaal en hun succes aan het roer van een bedrijf vertellen, geven ze toe dat ze als bediende zijn begonnen op die of een andere afdeling.
Een kantoormedewerker is ook een ambtenaar en zelfs een leidinggevende
Het belang van een kantoor is niet alleen de werkgelegenheid die het genereert voor degenen die er werken. Laten we ons even voorstellen dat een servicebedrijf een kantoor moet openen en een plek moet huren in een van de vele straten of wijken in de stad.
Ongetwijfeld het eerste voordeel en het belangrijkste is het scheppen van nieuwe banen op de plaats waar het is gevestigd, waarmee de levensomstandigheden van degenen die binnenkomen kunnen worden verbeterd, aangezien ze het mogelijk maken hun inkomen te vergroten en daarmee het vermogen om in hun behoeften te voorzien.
Er zijn echter nog andere voordelen: het genereren van verkeer in die sector, het aantrekken van bezoekers, investeerders of potentiële klanten die, als gevolg van hun verblijf op die plek, andere diensten nodig hebben, zoals: eten, vervoer, briefpapier, onder anderen.
Hoeveel verdient een kantoormedewerker?
Wat betreft het salaris dat wordt verdiend door degenen die als kantoormedewerker dienen, deze zullen altijd zeer gevarieerd zijn. Ze zullen afhangen van het type bedrijf, van de kwaliteit van de in te huren bediende.
Soms heeft het kantoor een dame nodig die weet hoe ze met een computer en een bestand moet omgaan, maar er zullen situaties zijn waarin het bedrijf een tweetalige bediende nodig heeft, die beiden nooit hetzelfde salaris kunnen verdienen. De beloning verschilt ook per functie wie presteert, verantwoordelijkheid. Deze mensen zullen echter op hun beurt andere kantoormedewerkers onder hun verantwoordelijkheid hebben.
Het kantoor van de XNUMXe eeuw
Er is zoveel veranderd dat sommige bedrijven virtuele kantoren gebruiken en al hun bestanden opslaan in een zogenaamde digitale cloud, dit draagt bij aan ruimtebesparing en personeelskosten. Evenzo wijzen de huidige kantoren op meer opvallende decoraties en een efficiënter beheer van middelen, dat wil zeggen dat de vraag toeneemt.