Pisarna, referent in funkcije, ki jih opravljajo, so ena od organizacijskih struktur, ki so se razširile po vsem svetu. Operativni prostor s človeškimi viri in določenimi funkcijami omogoča boljše izvajanje določenega občinstva.
Danes so tam uradniki in pisarne za vse vrste potreb, institucije z več pisarnami, vključno z družinskimi pisarnami in celo virtualnimi. Preden se danes lotimo naše teme o pisarniških funkcijah, razčlenimo koncept in si oglejmo pisarno in njenega predstavnika, torej referenta.
Kaj pravzaprav je pisarna?
Etimološko zadevna beseda izhaja iz latinskega "office". Pod pisarno se razume prostor, soba, soba, depandansa, kjer je zagotovljena določena funkcija ali storitev.
Pisarno pa lahko razdelite med druge. Če se na primer obrnemo na ministrstvo za izobraževanje, da bi dobili informacije o nečem posebej, bomo v isti enoti dobili na stotine pisarn. Ti se imenujejo pisarna in se razlikujejo glede na aktivnost vsakega delavca, vsak od njih bo imel svoje delovno mesto in natančno opredeljene funkcije.
Ali so vsi v pisarni?
Pisarna lahko dela od ene osebe do toliko, kolikor prostor dopušča. Vsi nimajo enakih funkcij in iste hierarhije. V njih je lahko šef ali vodja, tajnik ali pomočnik, sel. Lastnik ali podjetnik ima svojo pisarno skupaj s svojimi vzdrževanimi družinami.
Obstajajo zelo majhne pisarne in nekatere zelo velike, kjer sodeluje več ljudi, vsak s svojim prostorom in določenimi funkcijami. Ta razporeditev pisarne je organizacijska prednost, saj kadar ima vsak delavec svoj prostor, izboljša kakovost, motivacijo in produktivnost. Na enak način izognemo se nepotrebnim pogovorom med delavci in to preprečuje izgubo časa.
Majhna pisarna, prenatrpanost vs interakcija
V primeru manjših pisarn bi se lahko ustvarilo soočenje, pa tudi veliko prisrčnosti sredi hrupnega okolja, ki prisili svoje člane k skupni rabi prostora in pohištva. V teh primerih ima vodja ali direktor možnost, da jih lažje nadzoruje ali nadzira, ne da bi mu bilo treba potovati na večja območja.
Kje delujejo pisarne?
Pisarne najdete kjer koli: obstajajo komercialni kompleksi, ki najemajo pisarniške prostore, obstajajo pisarne v javnih in zasebnih ustanovah. Pisarna lahko deluje v prizidku hiše, v tovarni in na stotinah krajev, kjer to zahteva resničnost.
Kaj pa je pravzaprav pisarniški delavec?
Vsako podjetje ali agencija ima nekakšno funkcionalno strukturo ali organizacijsko shemo, ki ni nič drugega kot tisto, kar imenujemo načrtovanje dela. V teoriji so uradniki vsi, ki delajo v pisarni, tudi če imajo določena delovna mesta, funkcije in sestanke, vsi delajo v pisarni.
Uspeh te skupine je v izpolnjevanju pisarniških delavcev, tudi če imajo v podjetju različne vloge. Tako kot pri tistih, ki imajo upravne funkcije, zato jih tudi imenujejo "Administrativni uslužbenci" in boljši stik z upravičenci te storitve.
Funkcije pisarniških uslužbencev
Pisarniški delavec ima lahko več funkcij, njegove vloge so lahko zelo različne glede na vrsto pisarne, v kateri opravljajo svoje funkcije. Pisarniški delavec beleži datoteko bodisi v navideznih mapah bodisi v tako imenovanih "fizičnih" datotekah ali policah, kjer so dokumenti, ki jih zanimajo, naročeni, razvrščeni in zaščiteni in do katerih bodo kadar koli vpogledale pooblaščene osebe.
Pisarniški delavec zahteva profil, to pomeni, da mora poznati in obvladati določene veščine, potrebne za opravljanje svojega položaja. Od službe za stranke do reševanja konfliktov, vključno z upravljanjem zanesljivosti.
Pisarniški delavec se mora hitro naučiti zapisovati ali slediti navodilom. Ustno ali pisno. Pomembno je, da imate pri sebi dnevni red in zapiske nalog in podrobnosti, ki si jih zapomnite.
Prav tako mora prispevati k organizaciji prostora, pisarna je tudi sinonim za "red", zato je ta vrstni red naloga referenta in ostalih članov omenjene ekipe.
Včasih morajo uradniki vložiti prošnje ali zahteve, za katere se je treba naučiti strukturo besedil te vrste. Pisanje dopisov je ključno pri tej vlogi.
Na enak način je pomembno ravnanje s korespondenco.: Prejemajte, registrirajte, dostavljajte, razvrščajte in odgovarjajte nanje. Za kasnejšo vložitev dokumentov.
V preteklosti je bil referent potreben za uporabo določene ročne tehnologije, kot so pisalni stroji in telefaksi, danes pa nadomeščeni z računalniki in elektronsko pošto. Uradnik vodi računovodske evidence ali, če tega ni, pripise prihodkov in odhodkov.
Pisarna prostor za rast
Poleg funkcije, ki jo opravlja pisarna, in vlog, ki jih izpolnjujejo tisti, ki v njej živijo, ta prostor predstavlja ozemlje ali področje učenja in usposabljanja. Bivanje v pisarni za posameznika predstavlja možnost, da se lahko uresniči kot posameznik, ki ima sposobnost razvijati veščine, znanje, sposobnosti, držo in delovne navade, ki mu omogočajo, da doseže zadovoljive položaje v življenju.
Ko mnogi uspešni menedžerji in podjetniki povedo svojo zgodbo in svoj uspeh na čelu podjetja, priznajo, da so začeli kot referent v tem ali drugem oddelku.
Pisarniški delavec je tudi uradnik in celo izvršni direktor
Pomen pisarne ni le zaposlitev, ki jo ustvarja za tiste, ki tam delajo. Za trenutek si predstavljajmo, da mora servisno podjetje odpreti pisarno in najeti prostor v eni izmed številnih ulic ali skupnosti v mestu.
Nedvomno prva korist in najpomembnejše je ustvarjanje novih delovnih mest v kraju, kjer je ustanovljen, s katerim bi se lahko izboljšali življenjski pogoji vstopajočih, saj jim omogočajo povečanje dohodka in s tem tudi zmožnost zadovoljevanja njihovih potreb.
Vendar pa obstajajo tudi druge koristi, ki ustvarjajo promet v tem sektorju, privabljajo obiskovalce, vlagatelje ali potencialne stranke, ki zaradi bivanja v tem kraju med drugim potrebujejo tudi druge storitve, kot so: hrana, prevoz, pisarniški material.
Koliko zasluži pisarniški delavec?
Kar zadeva plačo tistih, ki delajo kot pisarniški uslužbenec, bodo te vedno zelo raznolike. Odvisni bodo od vrste podjetja in kakovosti referenta, ki ga bodo zaposlili.
V nekaterih primerih pisarna zahteva gospo, ki ve, kako ravnati z računalnikom in datotekami, bodo pa priložnosti, ko bo podjetje zahtevalo dvojezičnega referenta, oba ne moreta nikoli zaslužiti enake plače. Prejemki se razlikujejo tudi glede na službo kdo opravlja, odgovornost. Vendar bodo ti ljudje po drugi strani odgovorni za druge pisarniške delavce.
Pisarna XNUMX. stoletja
Stvari so se tako spremenile, da nekatera podjetja uporabljajo virtualne pisarne in vse svoje datoteke shranjujejo v tako imenovanem digitalnem oblaku, kar prispeva k prihranku prostora in stroškov osebja. Današnje pisarne prav tako opozarjajo na bolj presenetljive okraske in učinkovitejše upravljanje virov, to pomeni, da se povpraševanje povečuje.