Ofis, katip ve gerçekleştirdikleri işlevler, dünya çapında yaygınlaşan organizasyon yapılarından biridir. Bir insan kaynağına ve tanımlanmış işlevlere sahip bir operasyonel alan, belirli bir hedef kitleye hizmet etmeyi daha uygun hale getirir.
Bugün memurlar ve bürolar var her türlü ihtiyaç için, aile ofisleri ve hatta sanal olanlar dahil olmak üzere birden çok ofisi olan kurumlar. Bugün ofis işlevleriyle ilgili konumuza geçmeden önce, konsepti parçalayalım ve ofis ve temsilcisi, yani katip turuna çıkalım.
Ofis tam olarak nedir?
Etimolojik olarak söz konusu kelime Latince "ofis" kelimesinden gelmektedir. Bir ofis, belirli bir işlev veya hizmetin sağlandığı bir alan, oda, oda, ek bina olarak anlaşılır.
Sırayla bir ofis diğerleri arasında dağıtılabilir. Örneğin özellikle bir konuda bilgi almak için Milli Eğitim Bakanlığı'na gidersek, aynı birim içerisinde yüzlerce ofis alacağız. Bunlara ofis denir ve her işçinin faaliyetine göre değişirher birinin kendi çalışma yeri ve iyi tanımlanmış işlevleri olacaktır.
Herkes bir ofis memurunda mı?
Bir ofis, bir kişiden alanın izin verdiği kadar çok çalışabilir. Hepsi aynı işlevlere ve aynı hiyerarşiye sahip değildir. Bunlarda bir patron veya yönetici, bir sekreter veya asistan, bir haberci olabilir. Sahibi veya girişimcinin ofisi bakmakla yükümlü olduğu kişilerle birlikte kendi ofisine sahiptir.
Çok küçük ofisler var ve bazıları çok büyük, her biri kendi alanı ve tanımlanmış işlevleriyle birkaç kişinin etkileşimde bulunduğu yerler. Ofisin bu dağılımı organizasyonel bir avantajdır, çünkü her çalışanın kendine ait bir alanı olduğunda kaliteyi, motivasyonu ve üretkenliği artırır. Aynı şekilde gereksiz konuşmalardan kaçınılır işçiler arasında ve bu da zaman kaybını önler.
Küçük ofis, aşırı kalabalık ve etkileşim
Daha küçük ofisler söz konusu olduğunda, çatışmalar ortaya çıkabilir, ancak aynı zamanda üyelerini alanı ve mobilyayı paylaşmaya zorlayan gürültülü bir ortamın ortasında çok fazla samimiyet ortaya çıkabilir. Bu durumlarda, yönetici veya direktör, daha geniş alanlara seyahat etmek zorunda kalmadan onları daha kolay kontrol etme veya denetleme olanağına sahiptir.
Ofisler nerede çalışıyor?
Ofisler her yerde bulunabilir: Ofis alanı kiralayan ticari kompleksler var, kamu ve özel kurumlarda ofisler var. Bir evin ekinde bir ofis çalışabilir, bir fabrikada ve gerçekliğin gerektirdiği yüzlerce yerde.
Ama bir ofis çalışanı tam olarak nedir?
Her şirket veya ajansın bir tür işlevsel yapı veya organizasyon şeması vardır, bu iş planlaması olarak bilinenden başka bir şey değildir. Teoride katipler, belirli pozisyonları, işlevleri ve atamaları olsa bile, bir ofiste çalışanların tümü, hepsi bir ofiste çalışıyor.
Bu grubun başarısı, ofis çalışanlarının firma içinde farklı roller üstlendiklerinde bile yerine getirilmesinde yatmaktadır. İdari işlevlere sahip olanlarda olduğu gibi, bu nedenle "İdari çalışanlar" ve bu hizmetin yararlanıcılarıyla daha fazla temas halinde olmak.
Ofis çalışanı işlevleri
Bir ofis çalışanı birden fazla işleve sahip olabilir, rolleri, işlevlerini yerine getirdikleri ofis türüne göre çok çeşitli olabilir. Bir ofis çalışanı, dosyayı sanal klasörlerde veya sözde "fiziksel" dosyalarda veya ilgilenilen belgelerin sipariş edildiği, sınıflandırıldığı ve korunduğu ve yetkili kişiler tarafından istendiği zaman danışılacağı raflarda tutar.
Bir ofis çalışanı bir profil gerektirir, yani pozisyonunun performansı için gerekli olan belirli becerileri bilmeli ve kullanmalıdır. Müşteri hizmetlerinden çatışma çözümüne kadargüvenilirlik yönetimi dahil.
Bir ofis çalışanı not almayı veya talimatları hızlı bir şekilde takip etmeyi öğrenmelidir. Sözlü veya yazılı olarak. Bir gündem ve hatırlamanız gereken görev ve ayrıntı notları taşımanız önemlidir.
Aynı şekilde, mekanın organizasyonuna katkıda bulunmalıdır, ofis aynı zamanda "düzen" ile eş anlamlıdır, bu nedenle bu emir, katip ve söz konusu ekibin geri kalan üyelerinin görevidir.
Bazen memurlar, öğrenmeleri gereken talepler veya isteklerde bulunmalıdır. bu tür yapı metinleri. Yazışma yazmak bu rolün anahtarıdır.
Aynı şekilde, yazışmaların ele alınması önemlidir.: Bunları alın, kaydedin, teslim edin, sınıflandırın ve yanıtlayın. Belgeleri daha sonra dosyalamak için.
Geçmişte bir memur olmak, daktilolar ve faks makineleri gibi bazı manuel teknolojilerin kullanılmasını gerektirdi, bugün yerini bilgisayar ve e-postalara bıraktı. Katip, muhasebe kayıtlarını veya aksi takdirde gelir ve giderlerin şerhlerini tutar.
Ofis büyümek için bir alan
Bir ofisin yerine getirdiği işlevin ve içinde yaşam kuranların yerine getirdiği rollerin ötesinde, bu alan bir öğrenme ve eğitim alanı veya alanı oluşturur. Bir birey için, bir ofiste olmak, yaşamda tatmin edici konumlara ulaşmalarını sağlayan beceri, bilgi, yetenek, tutum ve çalışma alışkanlıklarını geliştirme yeteneğine sahip bir birey olarak kendini gerçekleştirme olasılığını temsil eder.
Birçok başarılı yönetici ve girişimci, bir şirketin yönetiminde kendi hikayelerini ve başarılarını anlattıklarında, o veya başka bir departmanda memur olarak başladıklarını itiraf ederler.
Bir ofis çalışanı aynı zamanda bir resmi ve hatta bir yöneticidir
Bir ofisin önemi sadece orada çalışanlar için yarattığı istihdam değildir. Bir an için bir hizmet şirketinin bir ofis açması ve şehirdeki birçok caddeden veya topluluktan birinde bir yer kiralaması gerektiğini hayal edelim.
Kuşkusuz ilk fayda ve en önemlisi yeni işlerin yaratılmasıdır Gelirlerini artırmalarına ve bununla birlikte ihtiyaçlarını karşılama kabiliyetine sahip olmaları nedeniyle giriş yapanların yaşam koşullarının iyileştirilebileceği, kurulduğu yerde.
Bununla birlikte, o sektörde trafik yaratan, ziyaretçileri, yatırımcıları veya o yerde kalmalarının bir sonucu olarak yiyecek, ulaşım, kırtasiye ve diğerleri gibi başka hizmetlere ihtiyaç duyan potansiyel müşterileri çeken başka faydalar da vardır.
Bir ofis çalışanı ne kadar kazanıyor?
Ofis çalışanı olarak hizmet verenlerin kazandığı maaşa gelince, bunlar her zaman çok çeşitli olacaktır. Bunlar şirket türüne ve işe alınacak katibin kalitesine bağlı olacaktır.
Bazı durumlarda, ofis bir bilgisayarı ve dosyayı nasıl kullanacağını bilen bir bayana ihtiyaç duyar, ancak şirketin iki dilli bir memura ihtiyaç duyduğu durumlar olacaktır, her ikisi de asla aynı maaşı kazanamaz. Ücret de işe göre değişir kim yerine getirir, sorumluluk. Ancak, bu kişilerin de kendi sorumlulukları altında başka ofis çalışanları olacaktır.
XNUMX. yüzyıl ofisi
İşler o kadar değişti ki, bazı şirketler sanal ofisler kullanıyor ve tüm dosyalarını dijital bulut olarak bilinen yerde depoluyor, bu da yer ve personel giderlerinden tasarruf edilmesine katkıda bulunuyor. Aynı şekilde günümüz ofisleri daha çarpıcı dekorasyonlara ve kaynakların daha verimli yönetilmesine işaret ediyor, yani talep artıyor.