Una carta de reclamació és una manera eficaç de presentar una queixa determinada o de solucionar un problema. Al nostre país hi ha diferents classes de cartes de reclamació. En qualsevol cas és important seguir una sèrie de passos a l'hora que una carta de reclamació tingui èxit i compleixi amb la seva comesa.
En el següent article t'ajudarem perquè puguis escriure o redactar una carta de reclamació de la manera més eficaç possible.
Què heu de tenir en compte a l'hora d'escriure una carta de reclamació
- Primer de tot és aconseguir que l'escrit sigui clar alhora que concís. A més, cal ser directe i no anar amb embuts en explicar el problema. El que és realment important és que el destinatari de la carta ho entengui tot d'una manera clara i senzilla.
- Un altre dels consells en escriure la carta és mostrar-se respectuós alhora que amable. El llenguatge emprat no ha de ser ofensiu i cal evitar en tot moment paraules malsonants. D'aquesta manera el destinatari prendrà l'escrit de manera seriosa i directa.
- Un altre element important a l'hora d'escriure una carta de reclamació és proporcionar una sèrie de proves que ajudin a donar suport a la reclamació en qüestió. Exemples d'aquestes proves podeu ser factures, tiquets o albarans. Aquestes proves permetran que la queixa es pugui acceptar.
- Un últim consell seria exigir una solució respecte a la queixa establerta. És bo establir un termini perquè el destinatari pugui respondre a la carta de reclamació.
Com has pogut veure, és important seguir una sèrie de passos i de pautes a l'hora de redactar una carta de reclamació. El que realment importa és redactar el problema o la queixa d'una manera clara i concisa per tal d'obtenir la millor resposta possible.
Com cal escriure una carta de reclamació que sigui eficaç
Mitjançant una carta de reclamació una persona expressarà formalment una determinada queixa o una denúncia. El més normal és que aquest escrit vagi dirigit a una determinada empresa oa una entitat oficial. Si vols escriure una carta de reclamació eficaç, no perdis detall de les pautes i consells a seguir:
- El primer que cal fer és identificar el motiu de la denúncia o el problema. És bo que facis una llista dels diferents problemes que tens i de les conseqüències que tenen aquests problemes en el dia a dia. Aquest tipus dinformació és clau a lhora de redactar la carta de reclamació.
- El segon punt ja consistirà a redactar la carta en qüestió. L'escrit ha de ser el més clar possible i alhora rellevant, pel que fa a la informació. No oblidis posar el teu nom al costat de la teva adreça i telèfon. A part d'això, és important que posis els diferents problemes i el motiu pel qual escrius la carta de reclamació.
- Un cop hagi redactat la carta i hagis acabat, l'heu d'enviar a l'empresa en qüestió. Segons les normes de la dita empresa podràs fer-ho mitjançant correu ordinari o correu electrònic. En alguns casos és també factible fer-ho en persona.
Si segueixes aquestes pautes o passos aconseguiràs redactar una carta de reclamació totalment eficaç que us ajudarà a resoldre el problema que tens. Recorda que el text en qüestió ha de ser tan clar com sigui possible per poder obtenir la millor resposta possible.
Quina estructura ha de tenir una carta de reclamació
- Al Membrete s'han d'escriure les dades de l'empresa o entitat a què va dirigida aquesta carta, en concret el nom i l'adreça. Cal posar també la data en què es redacta la carta.
- Tot seguit s'ha de posar una salutació del tipus: “Estimat senyor” seguit de dos punts. Després ve el que es coneix com a Cos de la carta, en què cal escriure el que ha passat i el descontentament que hi ha per això. Al cos cal ser clar i anar al gra.
- L'última part de la carta és el que es coneix com a Comiat. S'hi posa una frase forma del tipus: “M'acomiado” seguit de la signatura. Podeu posar la paraula atentament abans de signar.
Exemple d'una carta de reclamació
És bo que recordis que una carta de reclamació no és res més que un document, pel qual una persona mostra el seu descontentament pel servei que ha rebut per part duna empresa o entitat. Es tracta d‟una manera que tenen les persones per poder expressar la insatisfacció davant la poca qualitat d‟un producte o d‟un mal servei. La fi de la carta de reclamació és sempre una solució que satisfaci la persona que la redacta.
Un exemple de carta de reclamació podria ser aquella en què es descrigui perfectament la situació en qüestió, juntament amb una sèrie de detalls dels fets que motiven tal queixa o denúncia. La carta de reclamació ha d'estar signada per la persona que redacta l'escrit i ha de contenir una sèrie de dades perquè l'empresa o l'entitat es pugui posar en contacte. L'escrit ha de ser el més complet possible de manera que és bo adjuntar tiquets de compra, albarans rebuts.
Com ja hem dit anteriorment, és essencial que l'escrit sigui clar i alhora concís. El que es pretén és que l'empresa llegeixi sense cap problema la reclamació i entengui tot el problema. Un altre aspecte a ressenyar és que la carta d'enviar-se per correu certificat per tal que el destinatari la pugui rebre sense cap problema. Un últim consell seria llegir tota la legislació que està vigent pel que fa al problema plantejat. D'aquesta manera, serà molt més fàcil redactar l'escrit i aconseguir una solució satisfactòria.