Kontoret, ekspeditøren og de funktioner, de udfører, er en af de organisatoriske strukturer, der er blevet udbredt over hele verden. Et operationelt rum med en menneskelig ressource og definerede funktioner gør det lettere at betjene et bestemt publikum.
I dag er der kontorister og kontorer til alle slags behov, institutioner med flere kontorer, herunder familiekontorer og endda virtuelle. Før vi behandler vores emne i dag om kontorfunktioner, lad os nedbryde konceptet og tage en rundtur i kontoret og dets repræsentant, det vil sige ekspeditøren.
Hvad er et kontor?
Etymologisk kommer det pågældende ord fra det latinske "kontor". Et kontor forstås som et rum, rum, rum, anneks, hvor en bestemt funktion eller tjeneste leveres.
Et kontor kan igen distribueres blandt andre. For eksempel, hvis vi går til Undervisningsministeriet for at få oplysninger om noget specielt, får vi hundreder af kontorer inden for samme enhed. Disse kaldes et kontor, og varierer alt efter hver arbejdstagers aktivitet, hver af dem vil have sin egen arbejdsplads og veldefinerede funktioner.
Er alle i kontorfunktionærer?
Et kontor kan arbejde fra en person til så mange som pladsen tillader. Ikke alle har de samme funktioner og det samme hierarki. I disse kan der være en chef eller manager, en sekretær eller assistent, en messenger. Ejeren eller iværksætteren selv har sit kontor sammen med hans pårørende.
Der er meget små kontorer og nogle meget store, hvor flere mennesker interagerer, hver med sin plads og definerede funktioner. Denne fordeling af kontoret er en organisatorisk fordel, for når hver medarbejder har deres plads, forbedrer det kvalitet, motivation og produktivitet. På samme måde unødvendige samtaler undgås mellem arbejdere, og det forhindrer tab af tid.
Lille kontor, overbelægning vs interaktion
I tilfælde af mindre kontorer kunne der genereres konfrontationer, men også meget hjertelighed midt i et støjende miljø, der tvinger sine medlemmer til at dele plads og møbler. I disse tilfælde har lederen eller direktøren mulighed for lettere at kontrollere eller overvåge dem uden at skulle rejse til større områder.
Hvor arbejder kontorerne?
Kontorer findes overalt: Der er kommercielle komplekser, der lejer kontorlokaler, der er kontorer i offentlige og private institutioner. Et kontor kan arbejde i annekset til et hus, på en fabrik og hundreder af steder, hvor virkeligheden kræver det.
Men hvad er egentlig en kontorarbejder?
Hver virksomhed eller agentur har en form for funktionel struktur eller organisationsoversigt, det er intet andet end det, der kaldes arbejdsplanlægning. I teorien er kontorister alle dem, der arbejder på et kontor, selv når de har visse stillinger, funktioner og udnævnelser, arbejder de alle på et kontor.
Denne gruppes succes ligger i opfyldelsen af kontorarbejderne, selv når de indtager forskellige roller inden for virksomheden. Som det er tilfældet med dem, der har administrative funktioner, kaldes de derfor "Administrative medarbejdere" og have større kontakt med modtagerne af denne service.
Kontormedarbejderfunktioner
En kontormedarbejder kan have flere funktioner, deres roller kan være meget varierede alt efter den type kontor, hvor de udfører deres funktioner. En kontormedarbejder holder styr på filen, enten i virtuelle mapper eller i de såkaldte "fysiske" filer eller hylder, hvor dokumenter af interesse bestilles, klassificeres og beskyttes, og som til enhver tid vil blive konsulteret af autoriserede personer.
En kontormedarbejder kræver en profil, det vil sige, han skal kende og håndtere visse færdigheder, der kræves for udførelsen af hans stilling. Fra kundeservice indtil konfliktløsning, inklusive styring af pålidelighed.
En kontormedarbejder skal lære at tage noter eller følge anvisningerne hurtigt. Enten mundtligt eller skriftligt. Det er vigtigt, at du har en dagsorden og noter om opgaver og detaljer, du skal huske.
Ligeledes skal det bidrage til organisering af rummet, kontor er også synonymt med "orden", hvorfor denne ordre er kontoristens og resten af medlemmerne af teamet.
Nogle gange skal ekspeditører fremsætte anmodninger eller anmodninger, som det er nødvendigt, at de lærer at gøre strukturere tekster af denne type. Korrespondanceskrivning er nøglen i denne rolle.
På samme måde er håndteringen af korrespondance vigtig.: Modtag, registrer, lever, klassificer og svar på disse. Til senere arkivering af dokumenter.
Tidligere krævede det at være kontorist brugen af visse manuelle teknologier såsom skrivemaskiner og faxmaskiner, i dag erstattet af computere og e-mails. Ekspeditøren fører regnskabsoptegnelser eller, hvis ikke, kommenteringer af indtægter og udgifter.
Kontoret et sted at vokse
Ud over den funktion, som et kontor udfører, og de roller, som de, der skaber liv i det, udgør dette rum et område eller område for læring og træning. For et individ repræsenterer det at være på kontoret muligheden for at kunne opfylde sig selv som et individ, der har evnen til at udvikle færdigheder, viden, evner, holdninger og arbejdsvaner, der giver dem mulighed for at opnå tilfredsstillende positioner i livet.
Når mange succesrige ledere og iværksættere fortæller deres historie og deres succes ved roret i en virksomhed, indrømmer de, at de startede som kontorist i den eller en anden afdeling.
En kontorarbejder er også en embedsmand og endda en udøvende
Betydningen af et kontor er ikke kun den beskæftigelse, det skaber for dem, der arbejder der. Lad os forestille os et øjeblik, at et servicevirksomhed har brug for at åbne et kontor og leje et sted i en af de mange gader eller samfund i byen.
Uden tvivl den første fordel og det vigtigste er oprettelsen af nye arbejdspladser på det sted, hvor det er etableret, med hvilket levevilkårene for dem, der kommer ind, kan forbedres, da de tillader at øge deres indkomst og dermed evnen til at tilfredsstille deres behov.
Der er dog andre fordele ved at generere trafik i denne sektor, der tiltrækker besøgende, investorer eller potentielle kunder, der som et resultat af deres ophold på dette sted har brug for andre tjenester såsom mad, transport, papirvarer, blandt andre.
Hvor meget tjener en kontoransat?
Hvad angår den løn, der tjenes af dem, der tjener som kontorarbejder, vil disse altid være meget varierede. De afhænger af typen af virksomhed, af kvaliteten af den ekspeditør, der skal ansættes.
Ved nogle lejligheder kræver kontoret en dame, der ved, hvordan man håndterer en computer og en fil, men der vil være lejligheder, hvor virksomheden kræver en tosproget ekspedient, begge kan aldrig tjene den samme løn. Aflønningen varierer også efter job der udfører, ansvar. Disse mennesker vil dog igen have andre kontormedarbejdere under deres ansvar.
Kontoret i det XNUMX. århundrede
Ting har ændret sig så meget, at nogle virksomheder bruger virtuelle kontorer og gemmer alle deres filer i det, der kaldes en digital sky, hvilket bidrager til at spare plads og personaleudgifter. Ligeledes peger nutidens kontorer på mere slående dekorationer og mere effektiv ressourceforvaltning, dvs. efterspørgslen stiger.