एक शिकायती पत्र एक निश्चित शिकायत प्रस्तुत करने या किसी समस्या को हल करने का एक प्रभावी तरीका है। हमारे देश में विभिन्न प्रकार के दावा पत्र हैं। किसी भी मामले में, दावा पत्र को सफल बनाने और अपने मिशन को पूरा करने के लिए चरणों की एक श्रृंखला का पालन करना महत्वपूर्ण है।
अगले लेख में हम आपकी मदद करने जा रहे हैं ताकि आप कर सकें संभव सबसे प्रभावी तरीके से दावा पत्र लिखें या लिखें।
दावा पत्र लिखते समय आपको किन बातों का ध्यान रखना चाहिए
- पहली बात यह है कि लेखन को स्पष्ट और संक्षिप्त बनाना है। साथ ही, आपको प्रत्यक्ष होना चाहिए और समस्या की व्याख्या करते समय शब्दों को छोटा नहीं करना चाहिए। वास्तव में जो महत्वपूर्ण है वह यह है कि पत्र प्राप्त करने वाला सब कुछ स्पष्ट और सरल तरीके से समझता है।
- पत्र लिखते समय अन्य सुझावों में से एक है सम्मानजनक होने के साथ-साथ दयालु भी। इस्तेमाल की जाने वाली भाषा आपत्तिजनक नहीं होनी चाहिए और अपशब्दों से हर हाल में बचना है। इस तरह, प्राप्तकर्ता पत्र को गंभीरता से और सीधे लेगा।
- शिकायत पत्र लिखते समय एक अन्य महत्वपूर्ण तत्व प्रदान करना है सबूतों की एक श्रृंखला जो प्रश्न में दावे का समर्थन करने में मदद करती है। इन परीक्षणों के उदाहरण चालान, टिकट या वितरण नोट हो सकते हैं। इस तरह के साक्ष्य शिकायत को स्वीकार करने की अनुमति देंगे।
- सलाह का एक आखिरी टुकड़ा स्थापित शिकायत के संबंध में समाधान मांगना होगा। समय सीमा निर्धारित करना अच्छा है ताकि प्राप्तकर्ता दावा पत्र का जवाब दे सके।
जैसा कि आपने देखा है, चरणों और दिशानिर्देशों की एक श्रृंखला का पालन करना महत्वपूर्ण है दावा पत्र लिखते समय। वास्तव में क्या मायने रखता है समस्या या शिकायत को स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से लिखें ताकि सर्वोत्तम संभव प्रतिक्रिया प्राप्त हो सके।
कैसे एक प्रभावी दावा पत्र लिखने के लिए
दावा पत्र के माध्यम से, एक व्यक्ति औपचारिक रूप से व्यक्त करेगा एक निश्चित शिकायत या निंदा। आम तौर पर, उक्त पत्र एक निश्चित कंपनी या एक आधिकारिक संस्था को संबोधित किया जाता है। यदि आप एक प्रभावी दावा पत्र लिखना चाहते हैं, तो दिशा-निर्देशों और पालन करने की सलाह का विवरण न खोएं:
- करने वाली पहली बात शिकायत या समस्या के कारण की पहचान करना है। यह अच्छा है कि आप उन विभिन्न समस्याओं की एक सूची बनाएं जो आपको होती हैं और ऐसी समस्याओं के परिणाम दिन-प्रतिदिन के आधार पर होते हैं। दावा पत्र लिखते समय इस प्रकार की जानकारी महत्वपूर्ण होती है।
- दूसरे बिंदु में विचाराधीन पत्र लिखना शामिल है। प्रासंगिक होते हुए भी लेखन यथासंभव स्पष्ट होना चाहिए, जहां तक जानकारी का सवाल है। अपने पते और टेलीफोन नंबर के आगे अपना नाम लिखना न भूलें। इसके अलावा, यह महत्वपूर्ण है कि आप विभिन्न समस्याओं और किस कारण से आप दावा पत्र लिखते हैं, डालें।
- एक बार जब मैंने पत्र का मसौदा तैयार कर लिया और आपका काम हो गया, आपको इसे संबंधित कंपनी को भेजना होगा। उक्त कंपनी के नियमों के अनुसार आप नियमित मेल या ईमेल द्वारा ऐसा कर सकते हैं। कुछ मामलों में इसे व्यक्तिगत रूप से करना भी संभव है।
यदि आप इन दिशानिर्देशों या चरणों का पालन करते हैं तो आप लिखने में सक्षम होंगे एक पूरी तरह से प्रभावी दावा पत्र जो आपकी समस्या को हल करने में आपकी मदद करेगा। याद रखें कि प्रश्न में दिया गया पाठ यथासंभव स्पष्ट होना चाहिए ताकि सर्वोत्तम संभव उत्तर मिल सके।
दावा पत्र की क्या संरचना होनी चाहिए?
- जिस कंपनी या इकाई को पत्र संबोधित किया गया है, उसकी जानकारी लेटरहेड पर लिखी जानी चाहिए, विशेष रूप से नाम और पता। आपको वह तारीख भी डालनी होगी जिस दिन पत्र लिखा गया था।
- इसके तुरंत बाद, "डियर सर" टाइप का ग्रीटिंग लगाया जाना चाहिए, जिसके बाद एक कोलन होना चाहिए। इसके बाद वह आता है जिसे पत्र के शरीर के रूप में जाना जाता है, जिसमें आपको लिखना होता है कि क्या हुआ है और इसके बारे में असंतोष है। शरीर में आपको स्पष्ट होना होगा और मुद्दे पर आना होगा।
- पत्र के अंतिम भाग को फेयरवेल के नाम से जाना जाता है। इसमें टाइप का एक वाक्यांश डाला गया है: "मैं अलविदा कहता हूं" उसके बाद हस्ताक्षर। हस्ताक्षर करने से पहले आप अपना शब्द सही मायने में रख सकते हैं।
दावा पत्र का उदाहरण
यह अच्छा है कि आपको याद है कि दावा पत्र एक दस्तावेज से ज्यादा कुछ नहीं है, जिसके द्वारा एक व्यक्ति प्राप्त की गई सेवा के प्रति अपना असंतोष प्रदर्शित करता है किसी कंपनी या संस्था द्वारा। यह एक ऐसा तरीका है जिससे लोगों को किसी उत्पाद की खराब गुणवत्ता या खराब सेवा पर अपना असंतोष व्यक्त करना पड़ता है। दावा पत्र का उद्देश्य हमेशा एक समाधान होता है जो इसे लिखने वाले को संतुष्ट करता है।
दावा पत्र का एक उदाहरण वह हो सकता है जिसमें विचाराधीन स्थिति का पूरी तरह से वर्णन किया गया हो, एक साथ उन तथ्यों के विवरणों की एक श्रृंखला के साथ जो उक्त शिकायत या निंदा को प्रेरित करते हैं. दावे के पत्र पर दस्तावेज़ लिखने वाले व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किया जाना चाहिए और इसमें डेटा की एक श्रृंखला होनी चाहिए ताकि कंपनी या संस्था संपर्क कर सके। लेखन यथासंभव पूर्ण होना चाहिए, इसलिए खरीदारी टिकट, वितरण नोट, रसीदें संलग्न करना अच्छा है।
जैसा कि हम पहले कह चुके हैं, यह आवश्यक है कि लेखन स्पष्ट होने के साथ-साथ संक्षिप्त भी हो। इरादा यह है कि कंपनी दावे को बिना किसी समस्या के पढ़े और पूरी समस्या को समझे। समीक्षा का दूसरा पहलू यह है कि पत्र को प्रमाणित मेल द्वारा भेजा जाना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता इसे बिना किसी समस्या के प्राप्त कर सके। एक आखिरी सलाह यह होगी कि उठाई गई समस्या के संबंध में लागू सभी कानूनों को पढ़ें। इस तरह, पत्र लिखना और संतोषजनक समाधान प्राप्त करना बहुत आसान हो जाएगा।