A hivatal, az ügyintéző és az általuk végzett feladatok egyike azoknak a szervezeti struktúráknak, amelyek az egész világon elterjedtek. Az emberi erőforrással és meghatározott funkciókkal rendelkező működési tér megvalósíthatóbbá teszi egy adott közönség kiszolgálását.
Ma hivatalnokok és irodák vannak mindenféle igényre, több irodával rendelkező intézmények, beleértve a családi irodákat, sőt a virtuálisakat is. Mielőtt ma az irodai funkciókkal foglalkoznánk, bontsuk le a koncepciót, és tegyük körbe az irodát és annak képviselőjét, vagyis az ügyintézőt.
Mi is az az iroda?
Etimológiailag a kérdéses szó a latin "office" szóból származik. Az irodának olyan helyet, szobát, szobát, melléképületet kell érteni, ahol meghatározott funkciót vagy szolgáltatást nyújtanak.
Egy iroda viszont szétosztható mások között. Például, ha elmegyünk az Oktatási Minisztériumba, hogy információkat szerezzünk valamiről, akkor több száz irodát kapunk ugyanazon egységen belül. Ezeket irodának hívjuk, és az egyes munkavállalók tevékenységének függvényében változhatMindegyiküknek meg lesz a saját munkahelye és jól körülhatárolható funkciói.
Mindenki irodai ügyintézőben van?
Egy iroda egy embertől annyiig dolgozhat, ahány hely megengedi. Nem mindegyiknek ugyanazok a funkciói és ugyanaz a hierarchiája. Ezekben lehet főnök vagy menedzser, titkár vagy asszisztens, hírnök. Magának a tulajdonosnak vagy vállalkozónak van irodája az eltartottjaival együtt.
Vannak nagyon kicsi irodák, és vannak nagyon nagyok, ahol többen lépnek kapcsolatba egymással, mindegyik a helyével és meghatározott funkcióival rendelkezik. Az iroda ilyen elosztása szervezeti előnyt jelent, mert ha minden dolgozónak van helye, javítja a minőséget, a motivációt és a termelékenységet. Ugyanúgy kerülik a felesleges beszélgetéseket munkavállalók között, és ez megakadályozza az időveszteséget.
Kis iroda, túlzsúfoltság és interakció
Kisebb irodák esetén konfrontációk generálódhatnak, de sok szívélyesség is kialakulhat olyan zajos környezet közepette, amely tagjait tér és bútorok megosztására kényszeríti. Ezekben az esetekben a vezetőnek vagy igazgatónak lehetősége van könnyebben ellenőrizni vagy felügyelni őket anélkül, hogy nagyobb területekre kellene utaznia.
Hol működnek az irodák?
Irodák bárhol megtalálhatók: Vannak kereskedelmi komplexumok, amelyek irodahelyiségeket bérelnek, vannak irodák állami és magánintézményekben. Egy iroda a ház melléképületében működhet, egy gyárban és több száz olyan helyen, ahol a valóság megköveteli.
De mi is az az irodai dolgozó?
Minden vállalatnak vagy ügynökségnek van egyfajta funkcionális struktúrája vagy szervezeti diagramja, amely nem más, mint az úgynevezett munkatervezés. Elméletileg az ügyintézők mindazok, akik irodában dolgoznak, még akkor is, ha bizonyos pozícióik, funkcióik és kinevezéseik vannak, mind irodában dolgoznak.
Ennek a csoportnak a sikere abban rejlik, hogy az irodai dolgozók kiteljesednek, még akkor is, ha különböző szerepeket töltenek be a cégen belül. Mint azoknál, akiknek adminisztratív funkcióik vannak, ezért hívják őket "Adminisztratív alkalmazottak" és szorosabb kapcsolatban áll a szolgáltatás kedvezményezettjeivel.
Irodai dolgozó funkciók
Az irodai dolgozónak több funkciója lehet, szerepük nagyon változatos lehet annak függvényében, hogy milyen típusú irodával látják el feladataikat. Egy irodai dolgozó nyomon követi a dossziét, akár virtuális mappákban, akár úgynevezett "fizikai" dossziékban, vagy polcokon, ahol érdeklődésre számot tartó dokumentumokat rendelnek, osztályoznak és védenek, és amelyekre felhatalmazott személyek bármikor betekinthetnek.
Egy irodai dolgozónak profilra van szüksége, vagyis ismernie kell és kezelnie kell bizonyos pozíciói ellátásához szükséges készségeket. Az ügyfélszolgálattól konfliktusmegoldásig, beleértve a megbízhatóság kezelését.
Egy irodai dolgozónak meg kell tanulnia gyorsan jegyzetelni vagy követni az utasításokat. Vagy szóban, vagy írásban. Fontos, hogy napirendet, jegyzeteket készítsen a feladatokról és a részletekről.
Hasonlóképpen hozzá kell járulnia a tér megszervezéséhez, az iroda is szinonimája a „rendnek”, ezért ez a parancs a jegyző és az említett csapat többi tagjának feladata.
Néha az ügyintézőknek kéréseket kell benyújtaniuk, amelyekhez meg kell tanulniuk ilyen típusú szerkezeti szövegek. A levelezés írása kulcsfontosságú ebben a szerepben.
Ugyanígy fontos a levelezés kezelése.: Ezek fogadása, regisztrálása, kézbesítése, osztályozása és megválaszolása. A dokumentumok későbbi benyújtásához.
Korábban az ügyintézőnek bizonyos manuális technológiák használatát igényelte, például írógépeket és faxokat, amelyeket ma számítógépekkel és e-mailekkel helyettesítenek. Az ügyintéző könyvelést vezet, ennek hiányában a bevételek és kiadások feljegyzéseit.
Az iroda növekedési hely
Az iroda által betöltött funkción és azokon a szerepeken túl, amelyeket az életben élők töltenek be, ez a tér a tanulás és a képzés területét vagy területét képezi. Az egyén számára az irodában való tartózkodás azt a lehetőséget kínálja, hogy képes legyen kiteljesedni olyan egyénként, aki képes olyan képességek, ismeretek, képességek, attitűdök és munkaszokások fejlesztésére, amelyek lehetővé teszik számukra az élet kielégítő pozícióinak elérését.
Amikor sok sikeres menedzser és vállalkozó elmeséli történetét és sikerét egy vállalat élén, bevallja, hogy hivatalnokként kezdték abban vagy egy másik részlegben.
Az irodai dolgozó egyben tisztviselő, sőt ügyvezető is
Az iroda jelentősége nemcsak az ott dolgozók számára teremtett munkahely. Képzeljük el egy pillanatra, hogy egy szolgáltató cégnek irodát kell nyitnia és helyet kell bérelnie a város számos utcájának vagy közösségének egyikében.
Kétségtelenül az első előny és a legfontosabb az új munkahelyek létrehozása azon a helyen, ahol létrejön, és amellyel javíthatják a belépők életkörülményeit, mivel lehetővé teszik jövedelmük növelését és ezzel együtt az igényeik kielégítésének képességét.
Vannak azonban más előnyei is, amelyek forgalmat generálnak az adott szektorban, vonzják a látogatókat, befektetőket vagy potenciális ügyfeleket, akik az adott helyen való tartózkodásuk eredményeként más szolgáltatásokat igényelnek, mint például: élelmiszer, szállítás, írószerek.
Mennyit keres egy irodai dolgozó?
Ami az irodai dolgozóként keresett fizetést illeti, ezek mindig nagyon változatosak lesznek. Ezek a társaság típusától, a felvett ügyintéző minőségétől függenek.
Bizonyos esetekben az irodához olyan hölgyre van szükség, aki tudja, hogyan kell kezelni a számítógépet és az iratokat, de lesz olyan eset, amikor a cégnek kétnyelvű ügyintézőre van szüksége, mindkettő soha nem kereshet ugyanazt a fizetést. A javadalmazás munkakörönként is változik aki teljesít, felelősség. Ezeknek az embereknek viszont más irodai dolgozók lesznek a felelősségük alatt.
Századi iroda
A dolgok annyira megváltoztak, hogy egyes vállalatok virtuális irodákat használnak, és fájljaikat az úgynevezett digitális felhőben tárolják, ez hozzájárul a hely- és személyi kiadások megtakarításához. Hasonlóképpen, a mai irodák szembetűnőbb dekorációkra és az erőforrások hatékonyabb kezelésére utalnak, vagyis növekszik az igény.