מכתב תלונה הוא דרך יעילה להציג תלונה מסוימת או לפתור בעיה. בארצנו ישנם סוגים שונים של מכתבי תביעה. בכל מקרה, חשוב להקפיד על שורה של צעדים בכל הנוגע להצלחת מכתב תביעה ולמילוי ייעודו.
במאמר הבא אנחנו הולכים לעזור לך כדי שתוכל לכתוב או לחבר מכתב תביעה בצורה היעילה ביותר שיש.
מה כדאי לזכור בעת כתיבת מכתב תביעה
- הדבר הראשון הוא להפוך את הכתיבה ברורה וגם תמציתית. כמו כן, אתה צריך להיות ישיר ולא לקצץ במילים כשאתה מסביר את הבעיה. מה שחשוב באמת הוא שמקבל המכתב יבין הכל בצורה ברורה ופשוטה.
- עוד טיפים בעת כתיבת המכתב הוא להיות מכבד וגם ידידותי. אסור שהשפה שבה משתמשים תהיה פוגענית ואתה צריך להימנע מלשון הרע בכל עת. בדרך זו, הנמען ייקח את המכתב ברצינות וישירה.
- מרכיב חשוב נוסף בעת כתיבת מכתב תלונה הוא לספק סדרה של ראיות המסייעות לתמוך בטענה הנדונה. דוגמאות לבדיקות אלו יכולות להיות חשבוניות, כרטיסים או תעודות משלוח. ראיות כאלה יאפשרו לקבל את התלונה.
- עצה אחרונה תהיה לדרוש פתרון ביחס לתלונה שנקבעה. זה טוב לקבוע מועד כדי שהנמען יוכל להגיב למכתב התביעה.
כפי שראית, חשוב לעקוב אחר שורה של שלבים והנחיות בעת כתיבת מכתב תביעה. מה שחשוב באמת הוא לכתוב את הבעיה או התלונה בצורה ברורה ותמציתית על מנת לקבל את המענה הטוב ביותר.
כיצד לכתוב מכתב תביעה יעיל
באמצעות מכתב תביעה, אדם יביע רשמית תלונה מסוימת או הוקעה. בדרך כלל, המכתב האמור ממוען לחברה מסוימת או לגורם רשמי. אם ברצונך לכתוב מכתב תביעה יעיל, אל תאבד את הפרטים של ההנחיות והעצות שיש לפעול לפיהן:
- הדבר הראשון שצריך לעשות הוא לזהות את הסיבה לתלונה או לבעיה. טוב שתעשה רשימה של הבעיות השונות שיש לך וההשלכות שיש לבעיות כאלה ביום יום. מידע מסוג זה הוא המפתח בעת כתיבת מכתב התביעה.
- הנקודה השנייה הולכת להיות מורכבת מכתיבת המכתב המדובר. הכתיבה צריכה להיות ברורה ככל האפשר תוך שהיא רלוונטית, בכל הנוגע למידע. אל תשכח לרשום את שמך ליד כתובתך ומספר הטלפון שלך. מלבד זאת, חשוב שתשימו את הבעיות השונות ואת הסיבה שבגינה אתם כותבים את מכתב התביעה.
- לאחר שניסחתי את המכתב ותסיימי, עליך לשלוח אותו לחברה המדוברת. על פי כללי החברה האמורה, ניתן לעשות זאת בדואר רגיל או במייל. במקרים מסוימים ניתן גם לעשות זאת באופן אישי.
אם תפעל לפי ההנחיות או השלבים האלה, תוכל לכתוב מכתב תביעה יעיל לחלוטין שיעזור לך לפתור את הבעיה שיש לך. זכרו שהטקסט המדובר צריך להיות ברור ככל האפשר על מנת לקבל את התשובה הטובה ביותר.
איזה מבנה צריך להיות למכתב תביעה?
- על נייר המכתבים יש לרשום את פרטי החברה או הגוף שאליו מיועד המכתב. במיוחד השם והכתובת. עליך לציין גם את התאריך בו נכתב המכתב.
- מיד לאחר מכן יש לשים ברכה מסוג: "אדוני היקר" ואחריו נקודתיים. ואז מגיע מה שמכונה גוף המכתב, שבו אתה צריך לכתוב מה קרה ואת חוסר שביעות הרצון שיש לגביו. בגוף צריך להיות ברור ולהגיע לנקודה.
- החלק האחרון של המכתב הוא מה שמכונה פרידה. בו מונח משפט מהסוג: "אני אומר שלום" ואחריו חתימה. אתה יכול לשים את המילה שלך באמת לפני החתימה.
דוגמה למכתב תביעה
טוב שתזכרו שמכתב תביעה אינו אלא מסמך, שבאמצעותו אדם מראה את חוסר שביעות רצונו מהשירות שקיבל על ידי חברה או ישות. זוהי דרך שאנשים צריכים להביע את חוסר שביעות הרצון שלהם מהאיכות הירודה של המוצר או מהשירות הגרוע. מטרת מכתב התביעה היא תמיד פתרון המספק את מי שכותב אותו.
דוגמה למכתב תביעה יכולה להיות כזו שבה המצב המדובר מתואר בצורה מושלמת, יחד עם שורה של פרטים על העובדות המניעות את התלונה האמורה או הוקעה. על כתב התביעה להיות חתום על ידי כותב המסמך ולהכיל שורה של נתונים על מנת שהחברה או הישות יוכלו ליצור קשר. הכתובת צריכה להיות מלאה ככל האפשר ולכן כדאי לצרף כרטיסי רכישה, תעודות משלוח, קבלות.
כפי שאמרנו בעבר, חשוב שהכתיבה תהיה ברורה וגם תמציתית. הכוונה היא שהחברה תקרא את התביעה ללא בעיה ותבין את הבעיה כולה. היבט נוסף שיש לעיין בו הוא שיש לשלוח את המכתב בדואר מאושר על מנת שהנמען יוכל לקבל אותו ללא כל בעיה. עצה אחרונה היא לקרוא את כל החקיקה הקיימת לגבי הבעיה שהועלתה. כך יהיה הרבה יותר קל לכתוב את המכתב ולקבל פתרון מספק.