Biuras, tarnautojas ir jų atliekamos funkcijos yra viena iš organizacinių struktūrų, kurios tapo plačiai paplitusios visame pasaulyje. Veiklos erdvė, turinti žmogiškuosius išteklius ir apibrėžtas funkcijas, padeda lengviau aptarnauti konkrečią auditoriją.
Šiandien yra raštininkai ir biurai visų rūšių poreikiams, įstaigos, turinčios kelis biurus, įskaitant šeimos biurus ir net virtualius. Prieš šiandien spręsdami biuro funkcijų temą, išskaidykime koncepciją ir apžiūrėkime biurą bei jo atstovą, tai yra tarnautoją.
Kas iš tikrųjų yra biuras?
Etimologiškai minimas žodis kilęs iš lotynų kalbos „office“. Biuras suprantamas kaip patalpa, kambarys, kambarys, priestatas, kuriame teikiama konkreti funkcija ar paslauga.
Savo ruožtu biurą galima paskirstyti kitiems. Pavyzdžiui, jei eisime į Švietimo ministeriją, norėdami gauti informacijos apie ką nors konkretaus, gausime šimtus biurų tame pačiame padalinyje. Tai vadinama ofisu ir skiriasi pagal kiekvieno darbuotojo aktyvumą, kiekvienas iš jų turės savo darbo vietą ir gerai apibrėžtas funkcijas.
Ar visi yra biuro tarnautojai?
Biure galite dirbti nuo vieno žmogaus iki tiek, kiek leidžia erdvė. Ne visi turi tas pačias funkcijas ir tą pačią hierarchiją. Juose gali būti viršininkas ar vadovas, sekretorius ar padėjėjas, pasiuntinys. Pats savininkas ar verslininkas turi savo biurą kartu su priklausiniais.
Yra labai maži biurai ir kai kurie labai dideli, kur bendrauja keli žmonės, kiekvienas su savo erdve ir apibrėžtomis funkcijomis. Toks biuro paskirstymas yra organizacinis pranašumas, nes kai kiekvienas darbuotojas turi savo erdvę, jis pagerina kokybę, motyvaciją ir produktyvumą. Tuo pačiu būdu vengiama nereikalingų pokalbių tarp darbuotojų ir tai užkerta kelią laiko praradimui.
Mažas biuras, perpildymas ir sąveika
Mažesnių biurų atveju gali kilti konfrontacijos, tačiau taip pat daug nuoširdumo triukšmingoje aplinkoje, kuri priverčia jos narius dalytis erdve ir baldais. Tokiais atvejais vadovas ar direktorius turi galimybę juos lengviau kontroliuoti ar prižiūrėti, nereikia keliauti į didesnes teritorijas.
Kur dirba biurai?
Biurų galima rasti bet kur: yra komercinių kompleksų, kurie nuomoja biuro patalpas, yra biurų valstybinėse ir privačiose įstaigose. Biuras gali dirbti namo priestate, gamykloje ir šimtuose vietų, kur to reikalauja realybė.
Bet kas iš tikrųjų yra biuro darbuotojas?
Kiekviena įmonė ar agentūra turi tam tikrą funkcinę struktūrą arba organizacinę schemą, tai yra ne kas kita, kas vadinama darbo planavimu. Teoriškai tarnautojai yra visi tie, kurie dirba biure, net turėdami tam tikras pareigas, funkcijas ir paskyrimus, visi jie dirba biure.
Šios grupės sėkmė yra biuro darbuotojų pasitenkinimas, net jei jie užima skirtingus vaidmenis firmos viduje. Kaip ir tiems, kurie turi administracines funkcijas, todėl jie ir vadinami „Administraciniai darbuotojai“ ir palaikyti glaudesnius ryšius su šios paslaugos gavėjais.
Biuro darbuotojo funkcijos
Biuro darbuotojas gali turėti kelias funkcijas, jų vaidmenys gali būti labai įvairūs, atsižvelgiant į biuro tipą, kuriame jie atlieka savo funkcijas. Biuro darbuotojas seka bylą virtualiuose aplankuose arba vadinamosiose „fizinėse“ bylose ar lentynose, kuriose yra užsakomi, klasifikuojami ir saugomi dominantys dokumentai, su kuriais bet kuriuo metu galės susipažinti įgalioti asmenys.
Biuro darbuotojui reikalingas profilis, tai yra, jis turi žinoti ir valdyti tam tikrus įgūdžius, reikalingus savo pareigoms tobulinti. Iš klientų aptarnavimo iki konfliktų sprendimo, įskaitant patikimumo valdymą.
Biuro darbuotojas turi išmokti greitai užsirašinėti ar laikytis nurodymų. Arba žodžiu, ar raštu. Svarbu, kad atsineštumėte darbotvarkę, užduočių ir detalių užrašus.
Panašiai jis turi prisidėti prie erdvės organizavimo, biuras taip pat yra „tvarkos“ sinonimas, todėl šis įsakymas yra tarnautojo ir likusių minėtos komandos narių užduotis.
Kartais tarnautojai turi pateikti prašymus ar prašymus, dėl kurių būtina išmokti tokio tipo struktūros tekstai. Korespondencijos rašymas yra pagrindinis šio vaidmens vaidmuo.
Lygiai taip pat svarbu tvarkyti korespondenciją.: Gauti, registruoti, pristatyti, klasifikuoti ir atsakyti į juos. Norėdami vėliau pateikti dokumentus.
Anksčiau norint būti tarnautoju reikėjo naudoti tam tikras rankines technologijas, tokias kaip rašomosios mašinėlės ir fakso aparatai, kuriuos šiandien pakeitė kompiuteriai ir el. Laiškai. Tarnautojas veda buhalterinę apskaitą arba, jei to nėra, pajamų ir išlaidų anotacijas.
Biuro erdvė augti
Be funkcijų, kurias atlieka biuras, ir vaidmenų, kuriuos atlieka tie, kurie kuria gyvenimą jame, ši erdvė yra mokymosi ir mokymo teritorija arba sritis. Asmeniui buvimas biure reiškia galimybę realizuoti save kaip asmenį, kuris sugeba išsiugdyti įgūdžius, žinias, gebėjimus, požiūrį ir darbo įpročius, leidžiančius pasiekti patenkinamas gyvenimo pozicijas.
Kai daugelis sėkmingų vadovų ir verslininkų pasakoja savo istoriją ir savo sėkmę prie įmonės vairo, jie prisipažįsta, kad pradėjo dirbti to ar kito skyriaus sekretoriumi.
Biuro darbuotojas taip pat yra pareigūnas ir net vykdantysis asmuo
Biuro svarba yra ne tik užimtumas, kurį jis sukuria ten dirbantiems. Trumpam įsivaizduokime, kad paslaugų įmonei reikia atidaryti biurą ir išsinuomoti vietą vienoje iš daugelio miesto gatvių ar bendruomenių.
Neabejotinai pirmoji nauda ir svarbiausia yra naujų darbo vietų kūrimas toje vietoje, kur ji yra įsteigta, su kuria būtų galima pagerinti įėjusiųjų gyvenimo sąlygas, nes jie leidžia padidinti savo pajamas ir kartu patenkinti savo poreikius.
Tačiau yra ir kitų privalumų, skatinančių srautą tame sektoriuje, pritraukiantys lankytojus, investuotojus ar potencialius klientus, kuriems dėl viešnagės toje vietoje reikia, be kita ko, maisto, transporto, raštinės reikmenų.
Kiek uždirba biuro darbuotojas?
Kalbant apie atlyginimą, kurį uždirba tie, kurie dirba biuro darbuotojais, jie visada bus labai įvairūs. Jie priklausys nuo įmonės tipo, nuo priimamo tarnautojo kokybės.
Kai kuriais atvejais biure reikalinga panelė, mokanti tvarkyti kompiuterį ir rinkmenas, tačiau bus atvejų, kai įmonė reikalauja dvikalbio tarnautojo, abu niekada negali uždirbti tokio paties atlyginimo. Atlyginimas taip pat skiriasi priklausomai nuo darbo kas atlieka, atsakomybė. Tačiau šie žmonės savo ruožtu turės kitus biuro darbuotojus.
XXI amžiaus biuras
Viskas taip pasikeitė, kad kai kurios įmonės naudoja virtualius biurus ir visus failus saugo vadinamajame skaitmeniniame debesyje, o tai padeda sutaupyti vietos ir personalo išlaidų. Panašiai ir šiandieniniai biurai atkreipia dėmesį į ryškesnes dekoracijas ir efektyvesnį išteklių valdymą, tai yra, paklausa didėja.