O escritório, o escriturário e as funções que desempenham é uma das estruturas organizacionais que se difundiram em todo o mundo. Um espaço operacional com recursos humanos e funções definidas torna mais viável o atendimento a um público específico.
Hoje existem balconistas e escritórios para todos os tipos de necessidades, instituições com vários escritórios, incluindo escritórios familiares e até mesmo escritórios virtuais. Antes de abordarmos nosso tópico de hoje sobre funções de escritório, vamos quebrar o conceito e fazer um tour pelo escritório e seu representante, ou seja, o escriturário.
O que exatamente é um escritório?
Etimologicamente, a palavra em questão vem do latim "ofício". Entende-se por escritório um espaço, sala, sala, anexo, onde é prestada uma função ou serviço específico.
Um escritório, por sua vez, pode ser distribuído entre outros. Por exemplo, se formos ao Ministério da Educação para obter informações sobre algo em particular, teremos centenas de escritórios dentro da mesma unidade. Estes são chamados de escritório e variam de acordo com a atividade de cada trabalhador, cada um terá seu próprio local de trabalho e funções bem definidas.
Está todo mundo em um escritório de funcionários?
Um escritório pode trabalhar com uma pessoa para quantas pessoas o espaço permitir. Nem todos têm as mesmas funções e a mesma hierarquia. Nestes pode haver um chefe ou gerente, uma secretária ou assistente, um mensageiro. O próprio proprietário ou empresário tem seu escritório junto com os de seus dependentes.
Existem escritórios muito pequenos e alguns muito grandes onde interagem várias pessoas, cada uma com o seu espaço e funções definidas. Esta distribuição do escritório é uma vantagem organizacional, pois quando cada trabalhador tem o seu espaço melhora a qualidade, a motivação e a produtividade. Da mesma maneira conversas desnecessárias são evitadas entre trabalhadores e que evita perda de tempo.
Escritório pequeno, superlotação x interação
No caso de escritórios menores, pode-se gerar confrontos, mas também muita cordialidade em meio a um ambiente barulhento que obriga seus integrantes a dividirem espaço e móveis. Nestes casos, o gerente ou diretor tem a possibilidade de controlá-los ou fiscalizá-los com mais facilidade, sem ter que se deslocar para áreas maiores.
Onde funcionam os escritórios?
Os escritórios podem ser encontrados em qualquer lugar: existem complexos comerciais que alugam escritórios, existem escritórios em instituições públicas e privadas. Um escritório pode funcionar no anexo de uma casa, em uma fábrica e em centenas de lugares onde a realidade o exige.
Mas o que exatamente é um trabalhador de escritório?
Cada empresa ou agência possui uma espécie de estrutura funcional ou organograma, que nada mais é do que o que se conhece como planejamento do trabalho. Em teoria, escriturários são todos aqueles que trabalham em um escritório, mesmo quando têm determinados cargos, funções e compromissos, todos trabalham em um escritório.
O sucesso deste grupo está na realização dos trabalhadores de escritório mesmo quando ocupam diferentes funções dentro da empresa. Como é o caso de quem tem funções Administrativas, por isso são chamados "Funcionários administrativos" e ter maior contato com os beneficiários deste serviço.
Funções de trabalhador de escritório
Um trabalhador de escritório pode ter múltiplas funções, suas funções podem ser muito variadas de acordo com o tipo de escritório onde desempenha suas funções. O trabalhador de escritório guarda o registo do ficheiro, quer em pastas virtuais, quer nos chamados ficheiros ou estantes "físicos" onde se encomendam, classificam e protegem os documentos do seu interesse e que serão consultados a qualquer momento por pessoas autorizadas.
O trabalhador de escritório exige um perfil, ou seja, deve conhecer e manejar determinadas competências exigidas para o desenvolvimento de seu cargo. Do atendimento ao cliente até a resolução do conflito, incluindo gerenciamento de confiabilidade.
Um funcionário de escritório deve aprender a tomar notas ou seguir as instruções rapidamente. Oralmente ou por escrito. É importante que você carregue uma agenda e notas de tarefas e detalhes a serem lembrados.
Da mesma forma, deve contribuir para a organização do espaço, escritório também é sinónimo de “ordem”, razão pela qual esta ordem é da responsabilidade do escriturário e dos restantes membros da mesma equipa.
Às vezes, os funcionários precisam fazer solicitações ou solicitações, para as quais é necessário que aprendam a estruturar textos deste tipo. A escrita de correspondência é a chave para este papel.
Da mesma forma, o tratamento da correspondência é importante.: Receber, registrar, entregar, classificar e responder a estes. Para arquivar documentos posteriormente.
No passado, ser escriturário exigia o uso de certas tecnologias manuais, como máquinas de escrever e aparelhos de fax, hoje substituídas por computadores e e-mails. O escrivão mantém registros contábeis ou, na sua falta, anotações de receitas e despesas.
O escritório um espaço para crescer
Para além da função que desempenha um escritório e dos papéis que cumprem os que nele fazem a vida, este espaço constitui um território ou espaço de aprendizagem e formação. Para um indivíduo, estar em um escritório representa a possibilidade de poder realizar-se como pessoa que tem a capacidade de desenvolver competências, conhecimentos, habilidades, atitudes e hábitos de trabalho que lhe permitem alcançar posições satisfatórias na vida.
Quando muitos gerentes e empreendedores de sucesso contam sua história e seu sucesso à frente de uma empresa, eles confessam que começaram como balconistas nesse ou em outro departamento.
Um trabalhador de escritório também é um funcionário e até mesmo um executivo
A importância de um escritório não é apenas o emprego que ele gera para quem nele trabalha. Vamos imaginar por um momento que uma empresa de serviços precise abrir um escritório e alugar um local em uma das muitas ruas ou comunidades da cidade.
Sem dúvida, o primeiro benefício e o mais importante é a criação de novos empregos no local onde está estabelecido, com o qual as condições de vida dos que ingressam poderão ser melhoradas, visto que permitem aumentar os seus rendimentos e com isso a capacidade de satisfazer as suas necessidades.
Porém, existem outros benefícios, gerando tráfego naquele setor, atraindo visitantes, investidores ou clientes potenciais que, em decorrência da sua permanência naquele local, necessitam de outros serviços como: alimentação, transporte, papelaria, entre outros.
Quanto ganha um trabalhador de escritório?
Quanto ao salário de quem trabalha como escriturário, será sempre muito variado. Vão depender do tipo de empresa, da qualidade do balconista a ser contratado.
Em algumas ocasiões, o escritório exige uma senhora que saiba manusear computador e arquivo, mas haverá ocasiões em que a empresa exige um escriturário bilíngue, ambos nunca ganham o mesmo salário. A remuneração também varia de acordo com o cargo quem executa, responsabilidade. No entanto, essas pessoas, por sua vez, terão outros funcionários de escritório sob sua responsabilidade.
O escritório do século XNUMX
As coisas mudaram tanto que algumas empresas utilizam escritórios virtuais e armazenam todos os seus arquivos no que se conhece como nuvem digital, o que contribui para a economia de espaço e despesas com pessoal. Da mesma forma, os escritórios atuais apontam para decorações mais marcantes e uma gestão mais eficiente dos recursos, ou seja, a demanda é crescente.