Biroul, funcționarul și funcțiile pe care le îndeplinesc este una dintre structurile organizaționale care s-au răspândit în întreaga lume. Un spațiu operațional cu resurse umane și funcții definite face mai fezabil deservirea unui public specific.
Astăzi există grefieri și birouri pentru tot felul de nevoi, instituții cu birouri multiple, inclusiv birouri de familie și chiar virtuale. Înainte de a aborda subiectul nostru astăzi cu privire la funcțiile de birou, să descompunem conceptul și să facem un tur al biroului și al reprezentantului acestuia, adică al funcționarului.
Ce este mai exact un birou?
Etimologic cuvântul în cauză provine din latinescul „birou”. Un birou se înțelege a fi un spațiu, cameră, cameră, anexă, unde este furnizată o funcție sau un serviciu specific.
La rândul său, un birou poate fi distribuit printre altele. De exemplu, dacă mergem la Ministerul Educației pentru a obține informații despre ceva anume, vom primi sute de birouri în cadrul aceleiași unități. Acestea se numesc birou și variază în funcție de activitatea fiecărui lucrător, fiecare dintre ei va avea propriul loc de muncă și funcții bine definite.
Sunt toți angajații de birou?
Într-un birou poți lucra de la o persoană la câte îți permite spațiul. Nu toți au aceleași funcții și aceeași ierarhie. În acestea pot exista un șef sau manager, un secretar sau asistent, un mesager. Proprietarul sau antreprenorul însuși își are biroul împreună cu cele ale persoanelor aflate în întreținerea sa.
Există birouri foarte mici și unele foarte mari în care mai mulți oameni interacționează, fiecare cu spațiul său și funcțiile definite. Această distribuție a biroului este un avantaj organizațional, deoarece atunci când fiecare lucrător are spațiul său, îmbunătățește calitatea, motivația și productivitatea. In acelasi fel conversațiile inutile sunt evitate între muncitori și care previne pierderea timpului.
Birou mic, supraaglomerare vs interacțiune
În cazul birourilor mai mici, s-ar putea genera confruntări, dar și multă cordialitate în mijlocul unui mediu zgomotos care îi obligă pe membrii săi să împartă spațiu și mobilier. În aceste cazuri, managerul sau directorul are posibilitatea de a le controla sau supraveghea mai ușor fără a fi nevoie să călătorească în zone mai mari.
Unde funcționează birourile?
Birourile pot fi găsite oriunde: Există complexe comerciale care închiriază spații de birouri, există birouri în instituții publice și private. Un birou poate lucra în anexa unei case, într-o fabrică și în sute de locuri unde realitatea o cere.
Dar ce este mai exact un lucrător de birou?
Fiecare companie sau agenție are un fel de structură funcțională sau organigramă, care nu este altceva decât ceea ce este cunoscut sub numele de planificare a muncii. În teorie, grefierii sunt toți cei care lucrează într-un birou, chiar și atunci când au anumite funcții, funcții și numiri, toți lucrează într-un birou.
Succesul acestui grup constă în îndeplinirea lucrătorilor de birou chiar și atunci când aceștia ocupă diferite roluri în cadrul firmei. Așa cum este cazul celor care au funcții administrative, motiv pentru care sunt numiți „Angajați administrativi” și având un contact mai mare cu beneficiarii acestui serviciu.
Funcțiile lucrătorului de birou
Un lucrător de birou poate avea mai multe funcții, rolurile lor pot fi foarte variate în funcție de tipul de birou în care își îndeplinesc funcțiile. Un lucrător de birou ține evidența fișierului, fie în dosare virtuale, fie în așa-numitele fișiere „fizice” sau rafturi în care documentele de interes sunt comandate, clasificate și protejate și care vor fi consultate în orice moment de către persoane autorizate.
Un lucrător de birou necesită un profil, adică trebuie să cunoască și să se ocupe de anumite abilități necesare pentru dezvoltarea funcției sale. De la serviciul pentru clienți până la soluționarea conflictului, inclusiv managementul fiabilității.
Un lucrător de birou trebuie să învețe să ia notițe sau să urmeze instrucțiunile rapid. Fie oral, fie în scris. Este important să purtați o agendă și note de sarcini și detalii de reținut.
De asemenea, trebuie să contribuie la organizarea spațiului, biroul este, de asemenea, sinonim cu „ordin”, motiv pentru care acest ordin este sarcina funcționarului și a restului membrilor echipei respective.
Uneori grefierii trebuie să facă cereri sau cereri, pentru care este necesar să învețe structurează texte de acest tip. Scrierea prin corespondență este esențială în acest rol.
În același mod, gestionarea corespondenței este importantă.: Primiți, înregistrați, livrați, clasificați și răspundeți la acestea. Pentru a depune ulterior documente.
În trecut, funcționarul a necesitat utilizarea anumitor tehnologii manuale, cum ar fi mașinile de scris și mașinile de fax, înlocuite astăzi cu computere și e-mailuri. Grefierul ține evidența contabilă sau, în caz contrar, adnotările de venituri și cheltuieli.
Biroul este un spațiu pentru a crește
Dincolo de funcția pe care o îndeplinește un birou și de rolurile pe care le îndeplinesc cei care fac viața în el, acest spațiu constituie un teritoriu sau o zonă de învățare și formare. Pentru un individ, a fi într-un birou reprezintă posibilitatea de a se putea îndeplini ca individ care are capacitatea de a-și dezvolta abilități, cunoștințe, abilități, atitudini și obiceiuri de lucru care să le permită să atingă poziții satisfăcătoare în viață.
Când mulți manageri și antreprenori de succes își spun povestea și succesul la conducerea unei companii, ei mărturisesc că au început ca funcționar în acel departament sau în alt departament.
Un lucrător de birou este, de asemenea, un oficial și chiar un executiv
Importanța unui birou nu este doar angajarea pe care o generează pentru cei care lucrează acolo. Să ne imaginăm pentru o clipă că o companie de servicii trebuie să deschidă un birou și să închirieze un loc pe una dintre numeroasele străzi sau comunități din oraș.
Fără îndoială primul beneficiu și cea mai importantă este crearea de noi locuri de muncă în locul unde este stabilit, cu care condițiile de viață ale celor care intră ar putea fi îmbunătățite, deoarece permit creșterea veniturilor și, cu aceasta, capacitatea de a-și satisface nevoile.
Cu toate acestea, există și alte beneficii, generând trafic în acel sector, atrăgând vizitatori, investitori sau potențiali clienți care, ca urmare a șederii lor în acel loc, necesită alte servicii precum: alimente, transport, papetărie, printre altele.
Cât câștigă un lucrător la birou?
În ceea ce privește salariul câștigat de cei care servesc ca lucrător la birou, acestea vor fi întotdeauna foarte variate. Acestea vor depinde de tipul de companie, de calitatea funcționarului care urmează să fie angajat.
În unele ocazii, biroul necesită o doamnă care știe să manipuleze un computer și să depună dosarele, dar vor exista ocazii în care compania necesită un funcționar bilingv, ambii nu pot câștiga niciodată același salariu. Remunerarea variază, de asemenea, în funcție de loc de muncă cine îndeplinește, responsabilitate. Cu toate acestea, acești oameni vor avea la rândul lor alți lucrători de birou sub responsabilitatea lor.
Biroul secolului XXI
Lucrurile s-au schimbat atât de mult încât unele companii folosesc birouri virtuale și își stochează toate fișierele în ceea ce este cunoscut sub numele de cloud digital, ceea ce contribuie la economisirea spațiului și a cheltuielilor de personal. La fel, birourile de astăzi indică decorațiuni mai izbitoare și o gestionare mai eficientă a resurselor, adică cererea crește.