ထိရောက်သော တောင်းဆိုစာတစ်စောင်ကို ဘယ်လိုရေးရမလဲ

တိုင်ကြားစာတစ်စောင်သည် တိုင်ကြားချက်တစ်ခုကို တင်ပြရန် သို့မဟုတ် ပြဿနာတစ်ခုကို ဖြေရှင်းရန် ထိရောက်သောနည်းလမ်းတစ်ခုဖြစ်သည်။ ကျွန်တော်တို့နိုင်ငံမှာ အမျိုးမျိုးသော တိုင်ကြားစာတွေရှိတယ်။ မည်သို့ပင်ဆိုစေ၊ တောင်းဆိုချက်တစ်စောင် အောင်မြင်ပြီး ၎င်း၏တာဝန်ကို ကျေပွန်အောင် လုပ်ဆောင်သည့်အခါ အဆင့်များစွာကို လိုက်နာရန် အရေးကြီးပါသည်။

နောက်ဆောင်းပါးမှာ မင်းတတ်နိုင်သလောက် ကူညီမယ်။ အထိရောက်ဆုံးနည်းလမ်းဖြင့် တောင်းဆိုချက်တစ်စောင်ကို ရေးပါ သို့မဟုတ် စာရေးပါ။

တိုင်ကြားစာတစ်စောင်ရေးတဲ့အခါ သတိထားသင့်တဲ့အရာ

• ပထမအချက်က စာအရေးအသားကို ရှင်းရှင်းလင်းလင်းဖြစ်စေဖို့ လိုပါတယ်။ ထို့အပြင်၊ သင်သည် ပြဿနာကို ရှင်းပြရာတွင် တိုက်ရိုက်ပြောရန် လိုအပ်ပြီး စကားလုံးများကို မညှာမတာလုပ်ပါ။ တကယ်အရေးကြီးတာက စာလက်ခံသူက အရာအားလုံးကို ရှင်းရှင်းလင်းလင်း ရိုးရိုးရှင်းရှင်းနဲ့ နားလည်ဖို့ပါပဲ။
• စာရေးတဲ့အခါ အကြံပြုချက်တွေထဲက နောက်တစ်ခုကတော့ လေးစားမှုနဲ့ ဖော်ရွေဖို့ပါပဲ။ သုံးတဲ့ဘာသာစကားကို စော်ကားတာမျိုး မဖြစ်ရဘူး။ ဆဲဆိုခြင်းကို အချိန်တိုင်း ရှောင်ကြဉ်ရမည်။ ဤနည်းအားဖြင့် လက်ခံသူသည် စာကို လေးလေးနက်နက်နှင့် တိုက်ရိုက်ယူပါမည်။
• တိုင်ကြားစာတစ်စောင်ရေးသားရာတွင် နောက်ထပ်အရေးကြီးသည့်အချက်မှာ ပံ့ပိုးပေးရန်ဖြစ်သည်။ မေးခွန်းထုတ်ခြင်းအတွက် အထောက်အကူဖြစ်စေသော အထောက်အထားများစွာ။ ဤစစ်ဆေးမှုများ၏ ဥပမာများသည် ငွေတောင်းခံလွှာများ၊ လက်မှတ်များ သို့မဟုတ် ပေးပို့မှုမှတ်စုများ ဖြစ်နိုင်သည်။ ထိုသို့သော အထောက်အထားများသည် တိုင်ကြားချက်ကို လက်ခံနိုင်မည်ဖြစ်သည်။
• နောက်ဆုံးအကြံပြုချက်တစ်ခုမှာ တိုင်ကြားချက်နှင့်စပ်လျဉ်း၍ အဖြေတစ်ခုတောင်းဆိုရန်ဖြစ်သည်။ နောက်ဆုံးရက် သတ်မှတ်တာကောင်းပါတယ်။ သို့မှသာ လိပ်စာပေးပို့သူသည် တောင်းဆိုချက်အား တုံ့ပြန်နိုင်မည်ဖြစ်သည်။

သင်မြင်သည့်အတိုင်း၊ အဆင့်များနှင့် လမ်းညွှန်ချက်များကို ဆက်တိုက်လိုက်နာရန် အရေးကြီးသည်။ တိုင်ကြားစာတစ်စောင်ရေးသောအခါ။ အမှန်တကယ်အရေးကြီးသည်မှာ ပြဿနာ သို့မဟုတ် တိုင်ကြားချက်အား ဖြစ်နိုင်ခြေအကောင်းဆုံးတုံ့ပြန်မှုရရှိရန် ရှင်းလင်းပြတ်သားသောနည်းလမ်းဖြင့် ရေးသားရန်ဖြစ်သည်။

ထိရောက်သော တောင်းဆိုစာတစ်စောင်ကို ဘယ်လိုရေးရမလဲ

တိုင်ကြားစာတစ်စောင်မှတစ်ဆင့် လူတစ်ဦးမှ တရားဝင်ဖော်ပြမည်ဖြစ်သည်။ အချို့သော တိုင်ကြားချက် သို့မဟုတ် ငြင်းဆိုခြင်း။ ပုံမှန်အားဖြင့်၊ ထိုစာသည် အချို့သော ကုမ္ပဏီ သို့မဟုတ် တရားဝင် အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုထံ ပေးပို့သည်။ ထိရောက်သော တောင်းဆိုစာတစ်စောင်ကို ရေးသားလိုပါက၊ လိုက်နာရန် လမ်းညွှန်ချက်များနှင့် အကြံဉာဏ်များကို အသေးစိတ် မဆုံးရှုံးလိုက်ပါနှင့်။

• ပထမဆုံးလုပ်ရမည့်အရာမှာ တိုင်ကြားချက် သို့မဟုတ် ပြဿနာအတွက် အကြောင်းရင်းကို ဖော်ထုတ်ခြင်းဖြစ်သည်။ သင်ကြုံတွေ့နေရသည့် ပြဿနာများနှင့် နေ့စဉ်ကြုံတွေ့နေရသည့် ပြဿနာများ၏ အကျိုးဆက်များကို စာရင်းပြုစုထားခြင်းသည် ကောင်းပါတယ်။ တောင်းဆိုချက်စာကိုရေးသောအခါ ဤအချက်အလက်အမျိုးအစားသည် အဓိကဖြစ်သည်။
• ဒုတိယအချက်မှာ မေးခွန်းထုတ်သည့်စာကို ရေးရန်ဖြစ်သည်။ စာအရေးအသားသည် တတ်နိုင်သမျှ ရှင်းရှင်းလင်းလင်းဖြစ်သင့်ပြီး သက်ဆိုင်ရာ၊ အချက်အလက်တွေ ရသလောက်ပေါ့။ သင့်လိပ်စာနှင့် တယ်လီဖုန်းနံပါတ်ဘေးတွင် သင့်အမည်ကို ထည့်ရန်မမေ့ပါနှင့်။ ထို့အပြင်၊ ကွဲပြားသောပြဿနာများနှင့် တောင်းဆိုချက်ကို သင်ရေးသားရသည့် အကြောင်းရင်းကို ထည့်သွင်းရန် အရေးကြီးပါသည်။
• စာကို ရေးဆွဲပြီးတာနဲ့ ပြီးသွားပါပြီ၊ မေးခွန်းထုတ်တဲ့ ကုမ္ပဏီကို ပို့ပေးရပါမယ်။ ကုမ္ပဏီ၏ စည်းမျဉ်းအရ ပုံမှန်မေးလ် သို့မဟုတ် အီးမေးလ်ဖြင့် ပြုလုပ်နိုင်သည်။ အချို့ကိစ္စများတွင် လူကိုယ်တိုင်ပြုလုပ်ရန်လည်း ဖြစ်နိုင်သည်။

ဤလမ်းညွှန်ချက်များ သို့မဟုတ် အဆင့်များကို လိုက်နာပါက စာရေးနိုင်မည်ဖြစ်သည်။ အပြည့်အဝ ထိရောက်သော တောင်းဆိုချက်တစ်စောင် သင့်မှာရှိနေတဲ့ ပြဿနာကို ကူညီဖြေရှင်းပေးပါလိမ့်မယ်။ ဖြစ်နိုင်သမျှ အကောင်းဆုံးအဖြေကို ရရန်အတွက် မေးခွန်းပါသော စာသားသည် အတတ်နိုင်ဆုံး ရှင်းလင်းသင့်သည်ဟု သတိရပါ။

တောင်းဆိုလွှာတွင် မည်သည့်ဖွဲ့စည်းပုံပါရှိသင့်သနည်း။

• ကုမ္ပဏီ သို့မဟုတ် အဖွဲ့အစည်း၏ အချက်အလက်များကို Letterhead တွင် ရေးသားရမည်၊ နာမည်နဲ့ လိပ်စာအတိအကျပါ။ စာရေးတဲ့ရက်စွဲကိုလည်း ထည့်ထားရမယ်။
• ထို့နောက် ချက်ခြင်းတွင်၊ "လေးစားရပါသော သခင်" ဟူသော နှုတ်ခွန်းဆက်စကား အမျိုးအစားကို ထည့်သွင်းပြီး နောက်တွင် အူမကြီးတစ်ခု ထားသင့်သည်။ အဲဒီအခါမှာ ဖြစ်ပျက်ခဲ့တာတွေနဲ့ ပတ်သက်ပြီး မကျေနပ်မှုတွေကို ရေးဖို့ စာရဲ့ကိုယ်ထည်လို့ ခေါ်တယ်။ ခန္ဓာကိုယ်ထဲမှာ ရှင်းရှင်းလင်းလင်းနဲ့ အမှတ်ရနေရမယ်။
• စာ၏နောက်ဆုံးအပိုင်းကို Farewell ဟုခေါ်သည်။ ၎င်းတွင် အမျိုးအစား၏ စကားစုကို “ငါ နှုတ်ဆက်ပါတယ်”၊ လက်မှတ်နောက်တွင်။ လက်မှတ်မထိုးခင်မှာ မင်းရဲ့စကားလုံးကို အမှန်အတိုင်းထားလို့ရပါတယ်။

တောင်းဆိုချက်တစ်ခု၏ ဥပမာ

တိုင်ကြားစာတစ်စောင်သည် စာရွက်စာတမ်းတစ်ခုထက်မပိုကြောင်း မှတ်သားထားရန်မှာ ကောင်းပါတယ်။ လူတစ်ဦးသည် ၎င်းတို့ရရှိထားသော ဝန်ဆောင်မှုအပေါ် ၎င်းတို့၏ မကျေနပ်မှုများကို ပြသသည်။ ကုမ္ပဏီ သို့မဟုတ် အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုမှ ၎င်းသည် ကုန်ပစ္စည်းတစ်ခု၏ အရည်အသွေးညံ့ဖျင်းခြင်း သို့မဟုတ် ဝန်ဆောင်မှုညံ့ဖျင်းခြင်းနှင့်ပတ်သက်၍ ၎င်းတို့၏ မကျေနပ်ချက်များကို ဖော်ပြသည့်နည်းလမ်းဖြစ်သည်။ တိုင်ကြားစာ၏ ရည်ရွယ်ချက်မှာ ရေးသူအား ကျေနပ်စေမည့် အဖြေတစ်ခုဖြစ်သည်။

တိုင်ကြားစာတစ်စောင်၏ ဥပမာတစ်ခုသည် မေးခွန်း၏အခြေအနေများကို ပြည့်စုံစွာဖော်ပြနိုင်သည်၊ ပြောကြားချက် သို့မဟုတ် ရှုတ်ချခြင်းအား လှုံ့ဆော်ပေးသည့် အချက်အလက်အသေးစိတ်များနှင့်အတူ၊. တိုင်ကြားစာတွင် စာရွက်စာတမ်းကို ရေးသူမှ လက်မှတ်ရေးထိုးရမည်ဖြစ်ပြီး ကုမ္ပဏီ သို့မဟုတ် အဖွဲ့အစည်းနှင့် ဆက်သွယ်နိုင်စေရန် ဒေတာအတွဲများပါရှိသည်။ အရေးအသားသည် တတ်နိုင်သမျှ ပြည့်စုံရမည်ဖြစ်သောကြောင့် ဝယ်ယူမှုလက်မှတ်များ၊ ပေးပို့မှုမှတ်စုများ၊ ပြေစာများကို ပူးတွဲတင်ပြခြင်းသည် ကောင်းမွန်ပါသည်။

အရင်ကပြောခဲ့သလိုပဲ၊ အရေးအသားသည် ရှင်းလင်းပြတ်သားပြီး တိုတိုတုတ်တုတ်ရှိရန် အရေးကြီးသည်။ ရည်ရွယ်သည်မှာ ကုမ္ပဏီသည် ပြဿနာမရှိဘဲ တောင်းဆိုချက်ကို ဖတ်ပြီး ပြဿနာတစ်ခုလုံးကို နားလည်ရန်ဖြစ်သည်။ ပြန်လည်သုံးသပ်ရန် နောက်တစ်ချက်မှာ စာကို လက်ခံသူသည် ပြဿနာမရှိဘဲ လက်ခံနိုင်စေရန် လက်မှတ်ရစာဖြင့် ပေးပို့ရမည်ဖြစ်သည်။ နောက်ဆုံး အကြံပြုချက်တစ်ခုကတော့ ပေါ်ပေါက်လာတဲ့ ပြဿနာနဲ့ ပတ်သက်ပြီး ပြဋ္ဌာန်းထားတဲ့ ဥပဒေအားလုံးကို ဖတ်ဖို့ပါပဲ။ ဤနည်းအားဖြင့်၊ စာရေးရန် ပိုမိုလွယ်ကူပြီး ကျေနပ်ဖွယ်ရာအဖြေကို ရရှိမည်ဖြစ်သည်။