Văn phòng, thư ký và các chức năng mà họ thực hiện là một trong những cơ cấu tổ chức đã trở nên phổ biến trên toàn thế giới. Một không gian hoạt động với nguồn nhân lực và các chức năng được xác định làm cho việc phục vụ một đối tượng cụ thể trở nên khả thi hơn.
Ngày nay có các nhân viên và văn phòng cho tất cả các loại nhu cầu, các tổ chức có nhiều văn phòng, bao gồm cả văn phòng gia đình và thậm chí cả văn phòng ảo. Trước khi chúng ta giải quyết chủ đề ngày hôm nay về các chức năng của văn phòng, chúng ta hãy chia nhỏ khái niệm và đi tham quan văn phòng và người đại diện của văn phòng, tức là thư ký.
Văn phòng chính xác là gì?
Về mặt từ nguyên, từ được đề cập đến từ "văn phòng" trong tiếng Latinh. Văn phòng được hiểu là một không gian, phòng, phòng, khu phụ, nơi cung cấp một chức năng hoặc dịch vụ cụ thể.
Một văn phòng đến lượt nó có thể được phân phối cho những người khác. Ví dụ, nếu chúng tôi đến Bộ Giáo dục để lấy thông tin về một cái gì đó cụ thể, chúng tôi sẽ nhận được hàng trăm văn phòng trong cùng một đơn vị. Chúng được gọi là văn phòng và thay đổi tùy theo hoạt động của từng công nhân, mỗi người trong số họ sẽ có nơi làm việc riêng và các chức năng được xác định rõ ràng.
Có phải tất cả mọi người trong một thư ký văn phòng?
Một văn phòng có thể làm việc từ một người đến bao nhiêu người mà không gian cho phép. Không phải tất cả đều có chức năng giống nhau và phân cấp giống nhau. Trong số này có thể có sếp hoặc quản lý, thư ký hoặc trợ lý, người đưa tin. Bản thân chủ sở hữu hoặc doanh nhân có văn phòng của mình cùng với văn phòng của những người phụ thuộc của mình.
Có những văn phòng rất nhỏ và một số rất lớn, nơi có nhiều người tương tác, mỗi văn phòng đều có không gian và chức năng xác định. Việc phân bổ văn phòng này là một lợi thế của tổ chức, bởi vì khi mỗi công nhân có không gian của họ, điều đó sẽ cải thiện chất lượng, động lực và năng suất. Theo cách tương tự những cuộc trò chuyện không cần thiết được tránh giữa người lao động và điều đó ngăn ngừa mất thời gian.
Văn phòng nhỏ, quá đông so với tương tác
Trong trường hợp văn phòng nhỏ hơn, có thể tạo ra sự đối đầu nhưng cũng rất thân thiện giữa môi trường ồn ào buộc các thành viên phải chia sẻ không gian và đồ đạc. Trong những trường hợp này, người quản lý hoặc giám đốc có khả năng kiểm soát hoặc giám sát họ dễ dàng hơn mà không cần phải đi đến các khu vực lớn hơn.
Văn phòng làm việc ở đâu?
Văn phòng có thể được tìm thấy ở bất cứ đâu: Có những khu phức hợp thương mại cho thuê văn phòng, có những văn phòng ở các tổ chức công và tư. Một văn phòng có thể làm việc trong khu nhà phụ của một ngôi nhà, trong một nhà máy và ở hàng trăm nơi mà thực tế đòi hỏi nó.
Nhưng chính xác thì một nhân viên văn phòng là gì?
Mỗi công ty hoặc cơ quan có một loại cấu trúc chức năng hoặc sơ đồ tổ chức, đó không gì khác hơn là những gì được gọi là kế hoạch làm việc. Về lý thuyết, thư ký là tất cả những người làm việc trong một văn phòng, kể cả khi họ có những chức vụ, chức năng và bổ nhiệm nhất định thì họ đều làm việc trong một văn phòng.
Thành công của nhóm này là nhờ sự tuân thủ của các nhân viên văn phòng ngay cả khi họ đảm nhiệm các vai trò khác nhau trong công ty. Như trường hợp của những người có chức năng Quản trị, đó là lý do tại sao họ được gọi là "Nhân viên hành chính" và tiếp xúc nhiều hơn với những người thụ hưởng dịch vụ này.
Chức năng của nhân viên văn phòng
Một nhân viên văn phòng có thể có nhiều chức năng, vai trò của họ có thể rất đa dạng tùy theo loại hình văn phòng mà họ thực hiện các chức năng của mình. Nhân viên văn phòng theo dõi tệp, trong các thư mục ảo hoặc trong cái gọi là tệp hoặc giá "vật lý", nơi các tài liệu quan tâm được sắp xếp, phân loại và bảo vệ và sẽ được những người có thẩm quyền tư vấn bất cứ lúc nào.
Một nhân viên văn phòng yêu cầu một hồ sơ, tức là anh ta phải biết và xử lý một số kỹ năng cần thiết cho việc thực hiện vị trí của mình. Từ dịch vụ khách hàng cho đến khi giải quyết xung đột, bao gồm quản lý độ tin cậy.
Một nhân viên văn phòng phải học cách ghi chép hoặc làm theo chỉ dẫn một cách nhanh chóng. Bằng miệng hoặc bằng văn bản. Điều quan trọng là bạn phải mang theo một chương trình làm việc và các ghi chú về các nhiệm vụ và chi tiết cần ghi nhớ.
Tương tự như vậy, nó phải góp phần vào việc tổ chức không gian, văn phòng cũng đồng nghĩa với "trật tự", đó là lý do tại sao trật tự này là nhiệm vụ của thư ký và các thành viên còn lại của đội nói.
Đôi khi các nhân viên phải đưa ra các yêu cầu hoặc yêu cầu mà họ cần phải học cách cấu trúc văn bản thuộc loại này. Viết thư từ là chìa khóa trong vai trò này.
Theo cách tương tự, việc xử lý thư từ là quan trọng.: Nhận, đăng ký, cung cấp, phân loại và phản hồi những. Để nộp tài liệu sau này.
Trong quá khứ, để trở thành một thư ký cần sử dụng một số công nghệ thủ công như máy đánh chữ và máy fax, ngày nay được thay thế bằng máy tính và email. Thư ký lưu giữ hồ sơ kế toán hoặc, không ghi chú thu nhập và chi phí.
Văn phòng một không gian để phát triển
Ngoài chức năng mà một văn phòng thực hiện và các vai trò mà những người tạo ra cuộc sống trong đó hoàn thành, không gian này còn tạo thành một lãnh thổ hoặc khu vực học tập và đào tạo. Đối với một cá nhân, ở trong một văn phòng thể hiện khả năng có thể hoàn thành bản thân với tư cách là một cá nhân có khả năng phát triển các kỹ năng, kiến thức, khả năng, thái độ và thói quen làm việc cho phép họ đạt được những vị trí ưng ý trong cuộc sống.
Khi nhiều nhà quản lý và doanh nhân thành công kể câu chuyện của họ và sự thành công của họ khi lãnh đạo một công ty, họ thú nhận rằng họ bắt đầu với tư cách là một thư ký ở bộ phận đó hoặc bộ phận khác.
Một nhân viên văn phòng cũng là một quan chức và thậm chí là một giám đốc điều hành
Tầm quan trọng của một văn phòng không chỉ là việc làm mà nó tạo ra cho những người làm việc ở đó. Chúng ta hãy tưởng tượng một chút rằng một công ty dịch vụ cần mở văn phòng và thuê địa điểm tại một trong nhiều con đường hoặc cộng đồng trong thành phố.
Chắc chắn là lợi ích đầu tiên và quan trọng nhất là tạo ra việc làm mới ở nơi nó được thành lập, nơi điều kiện sống của những người nhập cư có thể được cải thiện vì họ cho phép tăng thu nhập và cùng với đó là khả năng thỏa mãn nhu cầu của họ.
Tuy nhiên, có những lợi ích khác, tạo ra lưu lượng truy cập trong lĩnh vực đó, thu hút du khách, nhà đầu tư hoặc khách hàng tiềm năng, những người mà họ ở lại nơi đó, yêu cầu các dịch vụ khác như: thực phẩm, vận chuyển, văn phòng phẩm, v.v.
Một nhân viên văn phòng kiếm được bao nhiêu?
Đối với mức lương kiếm được của những người làm nhân viên văn phòng, chúng sẽ luôn rất đa dạng. Họ sẽ phụ thuộc vào loại hình công ty, vào chất lượng của nhân viên được thuê.
Trong một số trường hợp, văn phòng yêu cầu một phụ nữ biết cách xử lý máy tính và hồ sơ, nhưng sẽ có những trường hợp công ty yêu cầu một nhân viên song ngữ, cả hai không bao giờ có thể kiếm được cùng một mức lương. Thù lao cũng khác nhau tùy theo công việc ai thực hiện, trách nhiệm. Tuy nhiên, đến lượt những người này sẽ có những nhân viên văn phòng khác chịu trách nhiệm của họ.
Văn phòng thế kỷ XNUMX
Mọi thứ đã thay đổi nhiều đến mức một số công ty sử dụng văn phòng ảo và lưu trữ tất cả các tệp của họ trong một đám mây kỹ thuật số, điều này góp phần tiết kiệm không gian và chi phí nhân sự. Tương tự như vậy, các văn phòng ngày nay hướng đến những đồ trang trí nổi bật hơn và quản lý tài nguyên hiệu quả hơn, tức là nhu cầu ngày càng tăng.