Theo định nghĩa, chúng ta có thể xem lập kế hoạch là một nhóm các chiến lược phải được thực hiện để đạt được một mục tiêu đã thiết lập. Điều quan trọng là các chiến lược này được phát triển theo một phong cách làm việc rộng rãi trong đó một số yếu tố cùng tồn tại. Trước tiên, bạn phải phân tích một tình huống cụ thể để sau đó tiếp tục tìm kiếm các mục tiêu bạn muốn đạt được để đạt được mục tiêu đó.
Nếu chúng ta lấy làm ví dụ, một người muốn đi đâu đóTrước tiên, bạn phải quyết định trang web nào bạn muốn truy cập; Khi đã quyết định, bạn phải thực hiện các bước cần thiết để đạt được điều đó.
Nhờ lập kế hoạch, con người có thể đạt được các mục tiêu đã đề ra. Thời gian họ cần để đạt được những mục tiêu này có thể khác nhau tùy thuộc vào con người, những kỹ năng và kiến thức cụ thể của họ có thể đưa họ tới mục tiêu đặc trưng đó. Họ cũng phát huy tác dụng và các nguồn lực có sẵn cho mỗi người để đạt được những gì họ muốn phải được tính đến.
Lập kế hoạch được chia thành hai khía cạnh thiết yếu. Nó có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, nhưng điều quan trọng nhất hóa ra là chiến thuật và chiến lược. Lập kế hoạch chiến thuật là một kế hoạch được thực hiện trong một thời gian ngắn, và nó thường xảy ra khi bạn phải vượt qua một sự kiện bất ngờ càng sớm càng tốt.
Lập kế hoạch chiến lược là một công việc tốn nhiều thời gian hơn và xảy ra khi bạn muốn thực hiện phân tích lớn hơn nhiều về những thứ cần thiết và được biết là đòi hỏi thời gian. Đối với một trong hai nguyên tắc này là bắt buộc, nhưng nó là nguyên tắc chiến lược cho phép bạn thực hiện chúng với nhiều thời gian hơn và theo một cách phức tạp hơn.
Tại sao chúng ta lập kế hoạch?
Nhiều người theo thời gian đã hỏi cùng một câu hỏi này. Trong nhiều trường hợp, chúng ta có thể nghĩ rằng những điều chúng ta đạt được, cả trong trung hạn và dài hạn, chỉ được giao cho chúng ta bởi sự tốt lành của vũ trụ hoặc bởi những hành động mà chúng ta thực hiện mà không có kế hoạch trước. Tuy nhiên, điều này không hoàn toàn đúng, bởi vì Ngay cả chi tiết nhỏ nhất cũng cần có kế hoạch.
Ví dụ: Nếu bạn chuẩn bị một cốc ngũ cốc đơn giản vào buổi sáng, bạn có thể nghĩ rằng bạn chưa lên kế hoạch gì, nhưng thực tế đơn giản là thức dậy và biết những gì bạn sẽ ăn sáng, tự nó đã là một kế hoạch, và việc lấy các dụng cụ và sử dụng chúng là một phần của việc lập kế hoạch. Con người luôn lập kế hoạch để tránh những rủi ro không cần thiết và hoàn thành công việc chúng ta làm một cách hiệu quả nhất trong thời gian ngắn nhất có thể.
Khi nói đến lập kế hoạch hành chính, mọi thứ phức tạp hơn một chút và chúng ta phải tham khảo các nguyên tắc nhất định được gọi là nguyên tắc lập kế hoạch để làm cho mọi thứ không chỉ bền hơn mà còn hiệu quả hơn. Sau đây, chúng tôi sẽ phân tích những nguyên tắc này là gì, để sử dụng chúng khi thực hiện các công ty và dự án của chúng tôi.
Nguyên tắc lập kế hoạch
Mỗi giai đoạn của quá trình hành chính phải được điều chỉnh bởi một loạt các nguyên tắc trở thành tất yếu nếu điều mong muốn là đạt được một nền hành chính hợp lý.
Để lập kế hoạch hiệu quả, điều quan trọng là phải tuân theo các nguyên tắc sau.
- Tính khả thi
- Tính khách quan và định lượng
- Tính linh hoạt
- Đoàn kết
- Thay đổi chiến lược
- Cam kết
- Yếu tố hạn chế
- mạch lạc
Tính khả thi
Ở giai đoạn này, điều quan trọng là xác định rằng kế hoạch có thể đạt được. Nghe có vẻ như một điều mà mọi người đã biết, nhưng có rất nhiều người đặt ra những mục tiêu mà thực tế là không thể và về lâu dài là không khả thi.
Kế hoạch chúng tôi thực hiện phải khả thi; Bạn không nên có tầm nhìn quá cao hoặc quá lạc quan, bởi vì quá trình lập kế hoạch cũng được liên kết với các sự kiện và thông tin và nguồn lực mà bạn có. Lập kế hoạch phải phù hợp với các điều kiện khách quan hoạt động trong môi trường của chúng ta.
Tính khách quan và định lượng
Nó thiết lập nhu cầu sử dụng dữ liệu khách quan, chẳng hạn như thống kê, bảng xác suất, định lượng dữ liệu số và tính toán toán học để không có rủi ro khi lập kế hoạch.
Khi bạn đang lập kế hoạch điều gì đó, điều cần thiết là những thứ bạn lập kế hoạch dựa trên dữ liệu thực tế chứ không phải dựa trên suy đoán, dữ liệu kém, điều này sẽ không cho phép các dự án của bạn tiến triển, vì việc lập kế hoạch phụ thuộc vào thông tin được xử lý. Nếu thông tin xấu, phần còn lại của kế hoạch sẽ gặp nguy hiểm.
Tính linh hoạt
Đây là một trong những nguyên tắc lập kế hoạch quan trọng nhất. Khi lập kế hoạch được thực hiện, điều rất quan trọng là phải duy trì hoặc có những mức độ chùng nhất định cho phép đối mặt với những tình huống không lường trước được. Một trong những phần quan trọng của việc lập kế hoạch là luôn nghĩ rằng mọi thứ có thể bị đảo lộn và luôn có “Kế hoạch B” trong tay để tránh lãng phí thời gian khi tiếp tục nếu chúng ta có một sự kiện không lường trước được.
Việc không thiết lập một lớp đệm an toàn trong kế hoạch của chúng tôi không cho phép chúng tôi hoàn toàn không hoạt động nếu điều gì đó xảy ra có thể gây tử vong cho các dự án của chúng tôi, vì chúng tôi sẽ mất nguồn lực và làm hỏng các kế hoạch cho đến nay.
Đoàn kết
Phần này giải thích rằng tất cả các kế hoạch cụ thể do công ty quản lý cũng phải tuân theo một kế hoạch chung. Chúng phải được chỉ đạo và làm việc cùng nhau để chúng có liên quan theo cùng một cách tiếp cận, và bằng cách làm việc trên một trong số chúng, công ty được phép cải thiện hệ thống để hoàn thành mục tiêu chung.
Vì vậy, sự thống nhất trong nguyên tắc lập kế hoạch cho chúng ta biết rằng bạn không thể đạt được mục tiêu chung mà không đạt được các mục tiêu cụ thể trước tiên dẫn chúng ta đến điều này.
Để dẫn chứng một ví dụ, bạn không thể có một chiếc ô tô không có bánh xe. Nếu mục tiêu tổng thể của bạn là chế tạo hoặc chế tạo lại một chiếc xe có động cơ, thì bạn không thể đạt được mục tiêu tổng thể đó nếu trước tiên bạn không đạt được mục tiêu cụ thể là lắp lốp.
Thay đổi chiến lược
Khi một kế hoạch được mở rộng liên quan đến thời gian, nghĩa là khi một kế hoạch trở thành trung hạn đến dài hạn, do thất bại hoặc đơn giản là do có sự thất bại trong tính toán về thời gian, các tham số phải được sửa đổi và chiến lược thay đổi đã được sử dụng trước đây, để cải thiện hiệu suất của những gì đang được thực hiện.
Điều này không có nghĩa là dự án hoặc kế hoạch của nó bị bỏ dở, mà là công ty phải thay đổi dữ liệu, các thông số được sử dụng, ngân sách và nguồn lực để cải thiện những gì cần cải thiện.
Cam kết
Nguyên tắc cam kết cho chúng ta biết rằng tiền bản quyền của công ty phải hướng đến trung hạn, vì lập kế hoạch trung hạn là thuận lợi nhất. Điều này Điều này là do kiểu lập kế hoạch này cho phép các cam kết của công ty phù hợp trong tương lai., và dành thời gian để họ suy nghĩ về cách thực hiện các chính sách và xu hướng thay đổi để lường trước những điều bất ngờ.
Ngoài ra các thành viên của công ty nói trên phải cam kết một trăm phần trăm để đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu mà công ty đặt ra, và một trăm phần trăm cam kết với các nguyên tắc lập kế hoạch, để họ có ích trong việc đạt được chúng.
Yếu tố hạn chế
Nguyên tắc này cho chúng ta biết rằng công ty được đề cập phải có các phương tiện có thẩm quyền cho phép phát hiện những yếu tố có thể hạn chế hoặc làm chậm thành tựu của tổ chức. Nếu có bất kỳ thất bại nào trong kế hoạch được tuân thủ, bộ phận này phải có thể xác định vị trí của nó với hiệu quả và tốc độ, và cũng có thể hoạt động phù hợp để khuấy hoặc xào nếu cần thiết.
Nguyên tắc này là nguyên tắc nâng cao và nhấn mạnh tầm quan trọng của khách quan trong việc lựa chọn một quá trình hành động giữa các phương án khác nhau để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Nói cách khác, nguyên tắc này sẽ cho phép chúng ta chọn phương án tốt nhất để tuân theo để đạt được mục tiêu nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Inherence
Nguyên tắc này cho chúng ta thấy rằng lập kế hoạch được tích hợp vào điều kiện con người, và bất kể là trong một tổ chức hay đơn lẻ, chỉ thông qua việc lập kế hoạch thì các dự án chúng ta thực hiện mới có thể thành công, bởi vì bằng cách này, chúng ta có thể xác định được phản ứng mục tiêu thời gian và có thể gặp họ trong không gian quy định.
Một số sai lầm khi lập kế hoạch phổ biến
Theo nghiên cứu thực hiện trong môi trường kinh doanh, có một số sai lầm mà nhiều người hoặc tổ chức mắc phải khi lập kế hoạch cho các dự án của công ty họ.
- Không tính đến môi trường kinh tế vĩ mô
- Không thực hiện phân tích SWOT thông tín viên; hiểu phân tích điểm mạnh, cơ hội, điểm yếu và các mối đe dọa mà mọi công ty phải thực hiện một cách tận tâm.
- Bỏ qua yếu tố con người và tầm quan trọng của nó khi làm dự án.
- Giảm thiểu tầm quan trọng của giao tiếp đối với để làm cho mọi người biết về dự án mà họ đang thực hiện
- Không khai thác được sức mạnh của các liên minh kinh doanh.
- Không làm rõ mục tiêu một cách chính xác, làm cho chúng trở nên phổ biến và không mấy dễ hiểu.
Mặc dù lập kế hoạch là điều chúng ta có thể làm ngay cả khi không nhận thức được rằng chúng ta đang làm nó, nhưng nó là thứ được sinh ra với khả năng suy nghĩ, chúng ta vẫn phải có khả năng sử dụng các nguyên tắc lập kế hoạch để làm cho các kế hoạch của chúng tôi có tổ chức hơn nhiều và các mục tiêu của chúng tôi dễ đạt được hơn nhiều. Chúng ta phải sử dụng chương trình này và lưu ý không mắc sai lầm, bởi vì bằng cách đó, chúng ta sẽ có thể đưa các dự án của mình lên một tầm cao mới.