ફરિયાદ પત્ર એ ચોક્કસ ફરિયાદ રજૂ કરવાની અથવા સમસ્યાને ઉકેલવાની અસરકારક રીત છે. આપણા દેશમાં વિવિધ પ્રકારના દાવા પત્રો છે. કોઈ પણ સંજોગોમાં, જ્યારે દાવો પત્રને સફળ બનાવવા અને તેના મિશનને પરિપૂર્ણ કરવાની વાત આવે ત્યારે શ્રેણીબદ્ધ પગલાંને અનુસરવું મહત્વપૂર્ણ છે.
નીચેના લેખમાં અમે તમને મદદ કરવા જઈ રહ્યા છીએ જેથી તમે કરી શકો સૌથી વધુ અસરકારક રીતે દાવો પત્ર લખો અથવા કંપોઝ કરો.
દાવો પત્ર લખતી વખતે તમારે શું ધ્યાનમાં રાખવું જોઈએ
- પ્રથમ વસ્તુ એ છે કે લેખન સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત કરવું. ઉપરાંત, તમારે પ્રત્યક્ષ હોવું જોઈએ અને સમસ્યા સમજાવતી વખતે શબ્દોને ઝીણવટપૂર્વક ન કરવી જોઈએ. જે ખરેખર મહત્વનું છે તે એ છે કે પત્ર પ્રાપ્ત કરનાર દરેક વસ્તુને સ્પષ્ટ અને સરળ રીતે સમજે છે.
- પત્ર લખતી વખતે અન્ય ટીપ્સ આદરણીય તેમજ મૈત્રીપૂર્ણ બનવાની છે. વપરાયેલી ભાષા અપમાનજનક ન હોવી જોઈએ અને તમારે દરેક સમયે અપશબ્દો ટાળવા પડશે. આ રીતે, પ્રાપ્તકર્તા પત્રને ગંભીરતાથી અને સીધો લેશે.
- ફરિયાદ પત્ર લખતી વખતે અન્ય મહત્વપૂર્ણ તત્વ પ્રદાન કરવું છે પુરાવાઓની શ્રેણી જે પ્રશ્નમાંના દાવાને સમર્થન કરવામાં મદદ કરે છે. આ પરીક્ષણોના ઉદાહરણો ઇન્વૉઇસ, ટિકિટ અથવા ડિલિવરી નોટ્સ હોઈ શકે છે. આવા પુરાવા ફરિયાદને સ્વીકારવા દેશે.
- સલાહનો એક છેલ્લો ભાગ સ્થાપિત ફરિયાદના સંદર્ભમાં ઉકેલની માંગણી હશે. સમયમર્યાદા નક્કી કરવી સારી છે જેથી એડ્રેસી દાવો પત્રનો જવાબ આપી શકે.
જેમ તમે જોયું તેમ, પગલાંઓ અને માર્ગદર્શિકાઓની શ્રેણીનું પાલન કરવું મહત્વપૂર્ણ છે દાવો પત્ર લખતી વખતે. જે ખરેખર મહત્વનું છે તે શક્ય શ્રેષ્ઠ પ્રતિસાદ મેળવવા માટે સમસ્યા અથવા ફરિયાદને સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્તમાં લખવાનું છે.
અસરકારક દાવો પત્ર કેવી રીતે લખવો
દાવો પત્ર દ્વારા, વ્યક્તિ ઔપચારિક રીતે વ્યક્ત કરશે ચોક્કસ ફરિયાદ અથવા નિંદા. સામાન્ય રીતે, કથિત પત્ર ચોક્કસ કંપની અથવા સત્તાવાર એન્ટિટીને સંબોધવામાં આવે છે. જો તમે અસરકારક દાવો પત્ર લખવા માંગતા હો, તો અનુસરવા માટેની માર્ગદર્શિકા અને સલાહની વિગતો ગુમાવશો નહીં:
- પ્રથમ વસ્તુ ફરિયાદ અથવા સમસ્યાનું કારણ ઓળખવાનું છે. તે સારું છે કે તમે રોજ-બ-રોજ આવી સમસ્યાઓને લીધે થતી વિવિધ સમસ્યાઓ અને પરિણામોની યાદી બનાવો. દાવો પત્ર લખતી વખતે આ પ્રકારની માહિતી મુખ્ય છે.
- બીજા મુદ્દામાં પ્રશ્નાર્થ પત્ર લખવાનો સમાવેશ થાય છે. લેખન શક્ય તેટલું સ્પષ્ટ હોવું જોઈએ જ્યારે સંબંધિત હોય, જ્યાં સુધી માહિતી સંબંધિત છે. તમારા સરનામા અને ટેલિફોન નંબરની બાજુમાં તમારું નામ લખવાનું ભૂલશો નહીં. આ ઉપરાંત, તે મહત્વપૂર્ણ છે કે તમે વિવિધ સમસ્યાઓ અને કારણ કે જેના માટે તમે દાવો પત્ર લખો છો તે મૂકો.
- એકવાર મેં પત્રનો મુસદ્દો તૈયાર કર્યો અને તમે પૂર્ણ કરી લો, તમારે તેને પ્રશ્નમાં રહેલી કંપનીને મોકલવી પડશે. ઉક્ત કંપનીના નિયમો અનુસાર, તમે નિયમિત મેઇલ અથવા ઇમેઇલ દ્વારા આમ કરી શકો છો. કેટલાક કિસ્સાઓમાં તે વ્યક્તિગત રીતે કરવું પણ શક્ય છે.
જો તમે આ દિશાનિર્દેશો અથવા પગલાંને અનુસરો છો, તો તમે લખી શકશો સંપૂર્ણ અસરકારક દાવો પત્ર જે તમને જે સમસ્યા છે તેને ઉકેલવામાં મદદ કરશે. યાદ રાખો કે શ્રેષ્ઠ સંભવિત જવાબ મેળવવા માટે પ્રશ્નમાં લખાણ શક્ય તેટલું સ્પષ્ટ હોવું જોઈએ.
દાવા પત્રમાં શું માળખું હોવું જોઈએ?
- જે કંપની અથવા એન્ટિટીને પત્ર સંબોધવામાં આવ્યો છે તેની માહિતી લેટરહેડ પર લખેલી હોવી જોઈએ, ખાસ કરીને નામ અને સરનામું. તમારે તે તારીખ પણ મૂકવી જોઈએ કે જેના પર પત્ર લખવામાં આવ્યો હતો.
- તે પછી તરત જ, પ્રકારનું શુભેચ્છા: "પ્રિય સર" મૂકવું જોઈએ, તેના પછી કોલોન મૂકવું જોઈએ. પછી આવે છે જે પત્રના મુખ્ય ભાગ તરીકે ઓળખાય છે, જેમાં તમારે લખવાનું છે કે શું થયું છે અને તેના વિશે અસંતોષ છે. શરીરમાં તમારે સ્પષ્ટ થવું પડશે અને મુદ્દા પર પહોંચવું પડશે.
- પત્રનો છેલ્લો ભાગ એ છે જેને ફેરવેલ તરીકે ઓળખવામાં આવે છે. તેમાં, પ્રકારનું એક શબ્દસમૂહ મૂકવામાં આવે છે: "હું ગુડબાય કહું છું" હસ્તાક્ષર દ્વારા અનુસરવામાં આવે છે. તમે સહી કરતા પહેલા તમારો શબ્દ સાચા અર્થમાં મૂકી શકો છો.
દાવા પત્રનું ઉદાહરણ
તે સારું છે કે તમે યાદ રાખો કે દાવો પત્ર એક દસ્તાવેજ સિવાય બીજું કંઈ નથી, જેના દ્વારા વ્યક્તિ તેમને મળેલી સેવા પ્રત્યે તેમનો અસંતોષ દર્શાવે છે કંપની અથવા એન્ટિટી દ્વારા. તે એવી રીત છે કે લોકોએ ઉત્પાદનની નબળી ગુણવત્તા અથવા નબળી સેવા પ્રત્યે અસંતોષ વ્યક્ત કરવો પડે છે. દાવો પત્રનો હેતુ હંમેશા એક ઉકેલ છે જે તેને લખનાર વ્યક્તિને સંતુષ્ટ કરે છે.
દાવા પત્રનું ઉદાહરણ એ હોઈ શકે કે જેમાં પ્રશ્નમાંની પરિસ્થિતિનું સંપૂર્ણ વર્ણન કરવામાં આવ્યું હોય, તથ્યોની શ્રેણીબદ્ધ વિગતો સાથે કે જે ફરિયાદ અથવા નિંદાને પ્રેરિત કરે છે. દાવો પત્ર દસ્તાવેજ લખનાર વ્યક્તિ દ્વારા સહી થયેલ હોવો જોઈએ અને તેમાં ડેટાની શ્રેણી હોવી જોઈએ જેથી કંપની અથવા એન્ટિટી સંપર્કમાં રહી શકે. લેખન શક્ય તેટલું પૂર્ણ હોવું આવશ્યક છે, તેથી ખરીદીની ટિકિટો, ડિલિવરી નોંધો, રસીદો જોડવાનું સારું છે.
જેમ આપણે પહેલા કહ્યું છે, તે જરૂરી છે કે લખાણ સ્પષ્ટ તેમજ સંક્ષિપ્ત હોય. હેતુ એ છે કે કંપની કોઈ સમસ્યા વિના દાવો વાંચે અને સમગ્ર સમસ્યાને સમજે. સમીક્ષા કરવા માટેનું બીજું પાસું એ છે કે પત્ર પ્રમાણિત મેઇલ દ્વારા મોકલવો આવશ્યક છે જેથી પ્રાપ્તકર્તા તેને કોઈપણ સમસ્યા વિના પ્રાપ્ત કરી શકે. સલાહનો એક છેલ્લો ભાગ એ છે કે ઊભા કરાયેલી સમસ્યા અંગે અમલમાં આવતા તમામ કાયદાઓ વાંચો. આ રીતે, પત્ર લખવાનું અને સંતોષકારક ઉકેલ મેળવવાનું ખૂબ સરળ બનશે.